Cet article décrit les fonctionnalités de notre nouveau module de projet. Ce module sera déployé progressivement dans les mois à venir, il est donc possible que vous n'ayez pas encore accès aux fonctionnalités décrites ici. Si c'est le cas, vous pouvez toujours trouver de la documentation sur l'ancien module de projet ici.

Le module des projets de Teamleader Focus vous permet de créer, d'organiser et de suivre vos projets du début à la fin. Vous pouvez décomposer des tâches complexes en éléments gérables, fixer des délais, attribuer des responsabilités et suivre l'avancement, le tout en un seul endroit. Pour en savoir plus, lisez l'article qui suit.

Le module des projets

Dans le domaine de la productivité et de la gestion efficace des tâches, il est essentiel de disposer d'un système complet d'organisation et de suivi des projets. En ajoutant un projet, vous créez un espace dédié où vous pouvez exposer les objectifs du projet, définir des tâches spécifiques, allouer des ressources en conséquence ou ajouter du matériel. Cela vous permet non seulement de comprendre clairement la portée du projet, mais aussi d'identifier les obstacles potentiels ou les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Vous pouvez également rester à jour en matière de gestion du temps. En définissant des échéances pour des groupes, des tâches ou des matériaux individuels au sein du projet, vous pouvez gérer efficacement votre temps, hiérarchiser les activités et veiller à ce que les tâches importantes soient accomplies en temps voulu.

Mode d'emploi

Vous pouvez créer un projet à partir de zéro ou à partir d'un devis. Dans le cadre de cet article, nous allons créer un projet à partir de zéro, mais vous pouvez suivre le processus décrit dans cet article si vous souhaitez convertir un devis en projet.

1. Allez dans les Projets > Ajouter projet ou cliquez sur le + > Projet dans le coin supérieur droit dans votre compte
2. Vous êtes désormais sur la page du projet. Vous noterez l'en-tête en haut de l'écran.
   • Remplissez les champs, cela vous donnera une vue d'ensemble claire des informations les plus importantes sur le projet. Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour retrouver les options suivantes :
     
     • Si vous avez différents types de projets et que vous souhaitez les classer, vous pouvez ajouter un code couleur en cliquant sur Changer la couleur.
     • Il existe 4 champs par défaut dans l'en-tête : Gestionnaires, Clients, Collaborateurs et Prix. Vous pouvez ajouter des champs supplémentaires à l'en-tête en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit > Personnaliser l'en-tête.
       Vous pouvez également y trouver et afficher tous les champs personnalisés de votre projet.
       
       • Remarques : 
         - N'oubliez pas que vous modifiez l'en-tête pour tous les utilisateurs qui ouvrent ce projet. Chaque projet peut donc avoir un en-tête différent, mais tous les utilisateurs verront le même en-tête pour ce projet.
         - Les nouveaux projets reprennent l'en-tête et les colonnes de votre projet le plus récent. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'adapter chaque nouveau projet à votre configuration préférée : il reprendra la configuration du projet le plus récent dont vous êtes le gestionnaire. Les projets dupliqués continueront cependant à utiliser la même configuration que le projet d'origine.
     • Choisissez Voir les suivis du temps pour obtenir un aperçu du suivi du temps lié à votre projet. Les suivis de temps peuvent également être modifiés ici, à moins qu'ils n'aient déjà été facturés au client.
       Remarque : Seuls les gestionnaires de projets ayant accès au suivi du temps peuvent y accéder.
       
     • Choisissez Exporter les suivis du temps si vous souhaitez, par exemple, envoyer à vos clients une mise à jour du suivi du temps d'un projet sans créer de facture au préalable. Ou sélectionnez cette option pour avoir un aperçu interne du temps déjà passé.
       • Cette option est uniquement accessible aux administrateurs ou aux gestionnaires du projet.
       • Vous pouvez exporter un rapport vers PDF ou Excel.
       • Choisissez une langue correspondant à celle de votre client.
     • Cliquez sur Définir des taux d'utilisateur pour indiquer des taux d'utilisateur personnalisés par projet. En savoir plus ici.
     • Gérer les préférences vous permet de définir les droits d'accès/de modification dans un projet. En savoir plus à ce sujet ici.
     • Dupliquez le projet. En savoir plus à ce sujet ici.
     • Clôturer ou Supprimer le projet.
       • Les projets clôturés ne peuvent plus être sélectionnés lors de l'ajout ultérieur de tâches, de suivis de temps, d'opportunités ou de factures. 
         • Lors de la clôture d'un projet, vous avez la possibilité de marquer immédiatement tous les travaux en cours comme étant terminés :
           
           
         • Vous pouvez toujours le rouvrir plus tard.
       • La suppression d'un projet est permanente et vous ne pouvez plus le récupérer depuis la corbeille.
     • En cliquant sur Cacher les détails, vous pouvez cacher l'en-tête.
   • Un gestionnaire est responsable du projet, il reçoit les notifications et a plus de droits qu'un collaborateur (participant). Pour en savoir plus sur les différents droits dans un projet, cliquez ici.

     Notez qu'un administrateur aura toujours les mêmes droits qu'un propriétaire, même s'il n'est pas défini comme propriétaire.

   • Un champ important dans l'en-tête est la méthode de facturation, vous avez trois possibilités :

     • Temps et matériaux : Si vous choisissez cette option, vous facturerez le temps et le matériel facturable dans le projet.
     • Prix fixe : Peu importe le temps ou l'argent que vous consacrez réellement au projet, vous facturez simplement le budget que vous avez fixé au départ.
     • Non facturable : Vous avez la possibilité de définir l'ensemble du projet comme non facturable, ce qui signifie que tout le suivi du temps pour ce projet est non facturable par défaut.
     • Quelle que soit la méthode de facturation choisie dans l'en-tête, elle deviendra la méthode de facturation par défaut pour l'ensemble du projet. Pour plus d'informations sur la méthode de facturation d'un projet, cliquez ici.
   • Dans l'en-tête, vous pouvez ajouter une date de début et/ou de fin à votre projet. Lorsque vous modifiez la date de début ou de fin d'un projet ou d'un groupe, vous avez la possibilité de déplacer toutes les dates qui y sont associées. Cela s'avère très pratique après avoir dupliqué un projet, par exemple.
     
3. Sous l'en-tête, vous trouverez l'onglet « Répartition du projet ». C'est ici que vous structurerez votre projet. Vous pouvez ajouter des groupes, des tâches, des matériaux et des rendez-vous à votre projet. Les groupes vous aideront à classer votre projet par catégorie.
   • Ajoutez un groupe en cliquant sur Ajouter groupe. 
     • Ajouter un titre. Si vous cliquez à nouveau sur le groupe, vous pouvez y ajouter des collaborateurs. Ceux que vous ajoutez ici seront affectés automatiquement dans l'en-tête.
     • Ajoutez une date de début et de fin.
     • Comme nous voulons que le module de projet reste flexible, il est possible de choisir une méthode de facturation pour le groupe différente à celle choisie par défaut dans l'en-tête.
   • Ajoutez une tâche en cliquant sur Ajouter tâche ou + Ajouter ligne.
     • Ajoutez un titre. Si vous cliquez sur la tâche, vous pouvez sélectionner le type de travail.
     • Vous pouvez aussi ajouter un ou plusieurs collaborateurs à la tâche.
       • Tous les collaborateurs ajoutés à une tâche dans le projet apparaîtront automatiquement dans le champ « collaborateurs » de l'en-tête.
       • Vous pouvez filtrer sur plusieurs collaborateurs à côté du champ « Afficher tout » dans la vue d'ensemble de la Répartition du Projet.
     • Ajoutez une date de début et de fin.
       Remarque : Les dates des tâches nouvellement ajoutées seront pré-remplies avec les dates de leur parent direct (projet ou groupe).
     • Même si vous avez sélectionné une méthode de facturation pour le projet ou pour le groupe dans l'en-tête, vous pouvez toujours définir une méthode de facturation spécifique pour votre tâche.
     • Ajoutez le suivi du temps sur une tâche en cliquant sur une tâche et en ouvrant le panneau latéral, puis :
       • Cliquez sur + Ajouter un suivi du temps. Vous pouvez décider ici si le suivi du temps doit être facturable ou non. Cela permet par exemple d'ajouter un suivi du temps non facturable à des tâches facturables.
       • Cliquer sur Démarrer le chronomètre. Cela permet de démarrer un chrono avec toutes les informations relatives à la tâche pré-remplies, ce qui représente un gain de temps considérable !
         
         Tout le temps passé sur une tâche sera également visible via une barre de progression (à condition que vous ayez rempli le champ "Temps estimé") :
         
     • Remarques :
       • L'ajout d'une tâche à un projet associe automatiquement le client du projet à cette nouvelle tâche.
       • Vous n'avez pas encore de tâche à suivre dans un projet ? Pas de problème ! Une nouvelle tâche peut être ajoutée à un projet à partir du dialogue de suivi du temps (dans un projet, cliquez sur le + dans le coin supérieur droit > Suivi du temps > Tâche > Nouvelle tâche).
   • Ajouter un matériel en cliquant sur la flèche à côté de Ajouter tâche > Ajouter matériel ou + Ajouter ligne.
     • Commencez à écrire pour sélectionner un produit depuis votre catalogue de produit, ou indiquez un titre.
     • Définissez la quantité
     • Lorsque vous sélectionnez un produit depuis votre liste de produits :
       • Vous serez également en mesure de visualiser le stock restant de votre produit.
       • La description, l'unité du produit, le prix de l'unité et le coût de l'unité seront repris, mais ceci peut bien évidemment être modifié.
     • Ajoutez une date de début et de fin
       Remarque : Les dates des matériaux nouvellement ajoutés seront pré-remplies avec les dates de leur parent direct (projet ou groupe).
     • Choisissez la méthode de facturation
       
       En savoir plus l'ajout de matériaux à vos projets et leur facturation ici.
   • Ajouter un rendez-vous en cliquant sur la flèche à côté de Ajouter une tâche > Ajouter un rendez-vous ou + Ajouter une ligne
     • Un espace réservé au rendez-vous sera ajouté à votre projet. Un espace réservé est en fait un excellent moyen d'allouer des ressources pour des rendez-vous, sans pour autant ajouter un rendez-vous réelle. Il vous permet de planifier un rendez-vous à l'avance sans en connaître tous les détails par exemple.
     • À côté de l'espace réservé au rendez-vous, un point d'exclamation indique qu'aucun rendez-vous n'a encore été ajoutée. Le statut de l'élément s'en trouve également modifié :
       
     • Cliquez sur l'espace réservé pour y ajouter un rendez-vous. Vous avez le choix entre un rendez-vous déjà existanteet la création d'un nouveau rendez-vous
     • Lorsqu'un rendez-vous est marqué comme terminé, le statut de l'espace réservé au rendez-vous est également mis à jour et devient "Terminé". Vous ne pouvez pas modifier manuellement le statut ici.
     • En marquant le rendez-vous comme terminé; vous pouvez suivre du temps dessus aussi.
   • Vous pouvez également ajouter des bons d'intervention à votre projet. Pour en savoir plus, cliquez ici.
     
   • Et ce n'est pas tout : après avoir ajouté vos éléments à votre répartition du projet, vous pouvez toujours les modifier en ligne facilement par la suite au lieu de devoir rouvrir complètement l'élément. Il vous suffit de cliquer n'importe où sur l'élément et de modifier le titre, les collaborateurs, le statut, les dates de début et de fin, etc :
     
   • Pour améliorer la flexibilité du module des projets, vous pouvez glisser et déposer les groupes, les tâches, les matériaux et les rendez-vous pour modifier l'ordre ou déplacer un élément dans un autre groupe.
   • En fonction de l'évolution de la situation, vous pouvez modifier le statut des tâches et des matériaux : À faire, En cours, En attente, Terminé. Notez que les statuts sont également codés par couleur. Il est également possible de filtrer la répartition du projet en fonction du statut : 
     
     De cette manière, vous n'encombrez pas votre répartition du projet avec du travail qui a déjà été effectué par exemple. Ce filtre fonctionne en combinaison avec les filtres de type et collaborateur. De même, lorsque vous facturez des travaux, il est pratique de ne facturer que les travaux marqués comme effectués, par exemple.
   • Vous pouvez ajouter des colonnes à la vue d'ensemble de la répartition du projet et les supprimer. Pour ce faire, cliquez sur l'engrenage et ajoutez toutes les colonnes souhaitées.
     
     Il est possible de faire défiler l'écran horizontalement pour voir toutes les informations si vous avez trop de colonnes.
   • Veuillez également noter que vous pouvez toujours copier des tâches, des matériaux, des rendez-vous et des groupes un par un ou tous ensemble : 

• Un par un, en cliquant sur les trois points à côté de l'élément > Copier :
  
• Sélectionnez tout le groupe ou plusieurs éléments en cochant la case à côté de chaque élément :
  

• Enfin, vous pouvez fusionner des groupes en glissant un groupe et en le déposant dans un autre :
  

4. L'onglet "Kanban" se trouve à côté de l'onglet "Répartition du travail". La vue Kanban d'un projet se concentre         sur les statuts des tâches et des matériaux du projet, ce qui vous permet de voir le statut de ces éléments en un     coup d'œil et de déterminer les tâches qui doivent recevoir l'attention en premier. Pour en savoir plus, cliquez ici.

5. À côté de la vue Kanban, nous avons l'onglet "Info projet" :

• Vous trouverez un aperçu du budget dépensé, de la marge et du temps suivi :
  

• Budget dépensé = (heures facturables + matériel) * prix de vente.
• Marge = Si le suivi du temps est marqué comme facturable, la marge entre le prix et le coût est ajoutée à votre bénéfice. Si le suivi du temps n'est pas facturable, les coûts augmenteront, mais pas le bénéfice.

• Il y a également un champ « Description » pour vous apporter plus d'informations sur votre projet.
  
  
• Sous la description, vous trouverez le champ "Clients", avec un aperçu des clients liés à votre projet. Vous pouvez ajouter un client principal à votre projet en cliquant sur l'icône en forme d'étoile située à côté du nom d'un client :
  
  • Ce client sera le client lié par défaut pour les nouvelles tâches, les suivis du temps et les factures du projet.
  • Le client principal d'un projet sera indiqué en gras dans les champs de données du client.
• Sous les clients, vous trouverez un aperçu des fichiers qui ont été ajoutés à ce projet. Vous pouvez également ajouter facilement de nouveaux fichiers ici.
  
• En bas, vous retrouverez les "Activités" :
  
  • Lorsqu'un projet est créé, clôturé, rouvert ou renommé, cela apparaîtra ici.
  • Des notes peuvent également être ajoutées.

5. Le troisième onglet de la page du projet est l'onglet « Factures », dans lequel vous pouvez facturer votre projet      ou trouver les factures attachées à votre projet. Pour en savoir plus sur la facturation d'un projet, cliquez ici.

Note

Il n'est pas possible d'ajouter un rendez-vous à votre projet. Vous pouvez toutefois facturer le temps consacré à un rendez-vous via Factures > « Facturer le temps non facturé » et, lors de la création de la facture, vous pouvez toujours lier cette facture à votre projet. Elle apparaîtra alors dans l'onglet « Factures » du projet.

Voilà, vous êtes prêt à créer vos premiers projets dans Teamleader Focus ! Vous voulez en savoir plus sur le module de projet ? Cliquez ici.

Aperçu général des projets

Lorsque vous naviguez vers votre module des projets, vous pouvez trouver tous vos projets dans une vue d'ensemble pratique. Cette fonction est très utile car elle permet un suivi efficace des projets ouverts ou en cours, ainsi qu'un filtrage efficace selon certains critères spécifiques. Pour en savoir plus, cliquez ici.

En plus d'une liste de vos projets, vous pouvez également les retrouver sur une ligne de temps. En savoir plus sur l'affichage de la ligne du temps dans les projets.

Voilà, vous êtes prêt à créer vos premiers projets sur Teamleader Focus ! Vous voulez en savoir plus sur le module des projets ? Cliquez ici.