Dit artikel beschrijft functionaliteiten uit onze nieuwe projectmodule. Deze module wordt de komende maanden geleidelijk uitgerold, dus het is mogelijk dat je nog geen toegang hebt tot de functionaliteiten die hier worden beschreven. Als dat het geval is, kan je hier nog documentatie vinden over de vorige projectmodule.


Met de projectmodule in Teamleader Focus kan je je projecten van begin tot eind aanmaken, organiseren en opvolgen. Je kan complexe taken opsplitsen in beheersbare componenten, deadlines instellen, verantwoordelijkheden toewijzen en je voortgang bijhouden - alles op één plek. Lees er hier alles over.


De projectmodule

Op het gebied van productiviteit en efficiënt taakbeheer is het essentieel om een uitgebreid systeem te hebben om projecten te organiseren en bij te houden. Door een project toe te voegen, creëer je een ruimte waar je projectdoelen kan instellen, specifieke taken kan definiëren of materialen kan toevoegen. Dit helpt je niet alleen om een duidelijk inzicht te krijgen in de reikwijdte van het project, maar stelt je ook in staat om potentiële problemen of gebieden die extra aandacht nodig hebben te identificeren.


Je kan ook up-to-date blijven met tijdmanagement. Door deadlines in te stellen voor afzonderlijke groepen, taken of materialen binnen het project, kan je je tijd effectief beheren, zaken voorrang geven en ervoor zorgen dat belangrijke taken op tijd worden uitgevoerd.


How To

Je kan een project vanaf nul aanmaken of je kan er een aanmaken op basis van een offerte. In dit artikel zullen we er een vanaf nul maken, maar je kan de werkwijze in dit artikel volgen als je een offerte wil omzetten in een project.

  1. Ga naar Projecten > Project toevoegen of klik op de + > Project rechtsboven in je account.
  2. Nu kom je op de projectpagina. Je zal zien dat er bovenaan een header staat.
    • Vul de velden in; zo krijg je een duidelijk overzicht van de belangrijkste informatie over het project. Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek om de volgende opties terug te vinden:
      • Als je verschillende soorten projecten hebt en je wil ze categoriseren, dan kan je ze een kleurcode geven door te klikken op Kleur wijzigen.
      • Er zijn 4 standaardvelden in de header: Verantwoordelijken, Klanten, Medewerkers en Prijs. Je kan extra velden toevoegen aan de header door te klikken op de drie puntjes rechtsboven > Header personaliseren.
        Je kan hier ook de custom fields van je project terugvinden en weergeven.

        Opmerkingen
        • Hou er rekening mee dat je de header bewerkt voor elke gebruiker die dat project opent. Dus elk project kan een andere header hebben, maar alle gebruikers zien dezelfde header voor dat project.
        • Nieuwe projecten nemen dezelfde header- en kolomconfiguratie over van je meest recente project. Dit betekent dat je niet elk nieuw project hoeft aan te passen aan je voorkeursinstellingen: in de plaats daarvan neemt het de instellingen over van het meest recente project waarvan jij de verantwoordelijke bent. Gedupliceerde projecten gebruiken echter nog steeds dezelfde instellingen als het originele project.
      • Klik op Timesheet bekijkenom een overzicht te krijgen van de tijdregistraties die aan je project zijn gekoppeld. Tijdregistraties kunnen vanaf hier ook bewerkt worden, tenzij ze al gefactureerd zijn aan de klant.

        Opmerking: Dit is alleen toegankelijk voor projectverantwoordelijken met toegang tot tijdregistratie.

      • Kies voor Timesheet exporteren als je je klanten bijvoorbeeld een overzicht wil sturen van de tijdregistratie op een project zonder dat je eerst een factuur hoeft aan te maken. Of selecteer deze optie om een intern overzicht te hebben van de al bestede tijd.
        • Deze optie is alleen beschikbaar voor admins of projectverantwoordelijken
        • Je kan zowel een rapport naar PDF als naar Excel exporteren
        • Kies de taal van het rapport die overeenkomt met de taal van je klant
      • Klik op Gebruikerstarieven instellen om custom user rates per project in te stellen. Vind hier meer informatie.
      • Voorkeuren beheren geeft je de mogelijkheid om toegangs-/bewerkingsrechten in een project te definiëren. Meer informatie daarover vind je hier.
      • Dupliceer het project. Lees er hier alles over.
      • Sluit het project of verwijder het. 
        • Gesloten projecten kunnen later niet meer worden geselecteerd bij het toevoegen van taken, tijdregistraties, deals of facturen. 
          • Als je een project afsluit, heb je de optie om al het open werk onmiddellijk als voltooid te markeren:
          • Je kan het project later altijd heropenen.
        • Het verwijderen van een project is permanent en je kan het niet meer herstellen via de prullenmand.
      • Door op Details verbergen te klikken, kan je de header verbergen. 
    • Een verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het project, deze ontvangt meldingen en heeft meer rechten dan een medewerker. Lees hier meer over de verschillende rechten in een project.
      Opmerking: een admin heeft altijd dezelfde rechten als een verantwoordelijke, ook al is deze niet ingesteld als verantwoordelijke.
    • Een belangrijk veld in de header is de facturatiemethode, je hebt drie keuzes:
      • Time & materials: Als je deze optie kiest, factureer je de factureerbare tijd en materialen in het project.
      • Fixed price: Het maakt niet uit hoeveel tijd of geld je daadwerkelijk aan het project besteedt, je factureert gewoon het budget dat je in eerste instantie hebt vastgelegd.
      • Niet-factureerbaar: Je hebt de optie om het hele project in te stellen als niet-factureerbaar, wat betekent dat alle tijdregistratie voor dat project standaard niet-factureerbaar is.
      • Welke facturatiemethode je ook kiest in de header, dit wordt de standaard facturatiemethode voor het hele project. Meer informatie over de facturatiemethode van een project vind je hier.
    • Via de header kan je een begin- en/of einddatum toevoegen aan je project. Als je de begin- of einddatum van een project of groep aanpast, krijg je de optie om alle onderliggende datums mee te schuiven. Dit is bijvoorbeeld erg handig na het dupliceren van een project.

  3. Onder de header vind je de tab 'Werkoverzicht'. Hier breng je structuur aan in je project. Je kan groepen, taken, materialen en afspraken aan je project toevoegen. Groepen helpen je om je project te categoriseren.
    • Voeg een groep toe door op Groep toevoegen te klikken. 
      • Voeg een titel toe. Als je nogmaals op de groep klikt, kan je er medewerkers aan toevoegen. Degenen die je hier toevoegt, worden automatisch ook toegevoegd als medewerkers in de header.
      • Voeg de begin- en einddatum toe.
      • Omdat we de projectmodule flexibel willen houden, is het mogelijk om een andere facturatiemethode voor de groep te kiezen dan de standaard facturatiemethode die je in de header hebt gekozen.
    • Voeg een taak toe door te klikken op Taak toevoegen of +Lijn toevoegen.
      • Voeg een titel toe. Als je op de taak klikt, kan je het werktype selecteren.
      • Je kan ook een medewerker of meerdere verantwoordelijken voor de taak toevoegen.
        • Alle medewerkers die aan een taak in het project zijn toegevoegd, worden ook aan de 'medewerkers' in de header toegevoegd.
        • Je kan filteren op meerdere medewerkers naast het veld 'Toon alles' in het Werkoverzicht.
      • Vul de begin- en einddatum in.
        Opmerking: Bij nieuw toegevoegde taken worden de data al ingevuld met de data van het bovenliggende item (project of groep).
      • Ook al heb je in de header een facturatiemethode voor een project of groep geselecteerd, kan je toch een specifieke facturatiemethode voor je taak instellen. 
      • Voeg tijdregistratie toe aan een taak door erop te klikken waardoor het zijpaneel opent. Vervolgens:
        • Klik je op +Tijdregistratie toevoegen. Hier kan je beslissen of de tijdregistratie factureerbaar moet zijn of niet; dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om niet-factureerbare tijdregistratie toe te voegen aan factureerbare taken.
        • Klik je op Start timer. Dit start een timer met alle informatie van de taak al ingevuld, wat enorm veel tijd bespaart!

          Alle tijd die je op een taak hebt geregistreerd is ook zichtbaar via een voortgangsbalk (mits je het veld 'Geschatte tijd' hebt ingevuld):

      • Opmerkingen
        • Als je een taak toevoegt aan een project, zal automatisch de klant van het project toegevoegd worden aan je nieuwe taak.
        • Nog geen taak op een project om tijd op te registreren? Geen probleem! Er kan een nieuwe taak worden toegevoegd aan een project vanuit het tijdregistratievenster (Klik in een project op de + in de rechterbovenhoek > Tijdregistratie > Taak > Nieuwe taak).
    • Voeg een materiaal toe door te klikken op het pijltje naast Taak toevoegen > Materiaal toevoegen of +Lijn toevoegen.
      • Begin te typen om een artikel uit je artikelcatalogus te selecteren, of voeg gewoon een titel toe
      • Stel de hoeveelheid in
      • Als je een artikel selecteert uit je artikellijst:
        • Dan kan je ook de resterende voorraad van je artikel zien.
        • De beschrijving, de artikeleenheid, de eenheidsprijs en de eenheidskost worden overgenomen, maar deze kunnen natuurlijk nog worden aangepast.
      • Vul de begin- en einddatum in
        Opmerking: Bij nieuw toegevoegde materialen worden de data al ingevuld met de data van het bovenliggende item (project of groep).
      • Kies de facturatiemethode

        Vind hier meer informatie terug over het toevoegen van materialen aan je project en het factureren ervan.
    • Voeg een afspraak toe door te klikken op het pijltje naast Taak toevoegen > Afspraak toevoegen of +Lijn toevoegen.
      • Een afspraak-placeholder wordt toegevoegd aan je project. Een placeholder is eigenlijk een geweldige manier om al resources toe te wijzen voor afspraken, zonder dat er al een echte afspraak is toegevoegd. Zo kan je bijvoorbeeld al een afspraak plannen zonder dat je al alle details weet.
      • Naast de placeholder van een afspraak staat een uitroepteken dat aangeeft dat er nog geen afspraak is toegevoegd. Je vindt dit ook terug in de status van het item:

      • Klik op de placeholder om er een afspraak aan toe te voegen. Je kan kiezen tussen een al bestaande afspraak of een nieuwe afspraak aanmaken.

      • Wanneer een afspraak is voltooid, wordt de status van de placeholder van de afspraak ook bijgewerkt naar 'Klaar'. Je kan de status hier niet handmatig wijzigen.

      • Door een afspraak te voltooien, kan je er ook tijd op registreren.

    • Je kan ook werkbonnen aan je project toevoegen. Lees er hier meer over.

    • En dat is niet alles; na het toevoegen van je items aan je werkoverzicht kan je ze steeds inline bewerken in plaats van het item te moeten heropenen. Klik gewoon eender waar op het lijnitem en verander je titel, medewerkers, status, startdatum, einddatum etc...:

    • Om de flexibiliteit van de projectmodule te verhogen, kan je groepen, taken, afspraken en materialen verslepen om de volgorde te wijzigen of iets naar een andere groep te verplaatsen.
    • Afhankelijk van hoe je project verloopt, kan je de status van de taken en materialen wijzigen in: To do, Lopend, On hold, Klaar. Merk op dat de statussen ook een kleurcode hebben. Je kan het werkoverzicht ook filteren op status:

      Op deze manier wordt je werkoverzicht niet onoverzichtelijk door werk dat bijvoorbeeld al klaar is. Deze filter werkt in combinatie met de filter op type en medewerker. Als je werk factureert, is het ook handig om alleen werk te factureren dat bijvoorbeeld als klaar is gemarkeerd.
    • Je kan kolommen toevoegen aan en verwijderen uit het werkoverzicht. Klik daarvoor op het tandwieltje en voeg alle kolommen toe die je wil.
      Het is mogelijk om horizontaal te scrollen om alle informatie te zien als je te veel kolommen hebt.
    • Hou er ook rekening mee dat je taken, materialen, afspraken en groepen altijd één voor één of allemaal samen kan dupliceren:
      • Eén voor één door te klikken op de drie puntjes naast het item > Dupliceren:
      • Selecteer de hele groep of meerdere items door het vakje ernaast aan te vinken:
    • Tot slot kan je groepen samenvoegen door de ene groep te slepen naar de andere:
  4. Naast het tabblad Werkoverzicht is er de tab 'Kanban'. De Kanban-weergave op een project is gericht op de statussen van projecttaken en -materialen, zodat je in één oogopslag de status van deze items kan zien en kan bepalen welke taken als eerste aandacht moeten krijgen. Lees er hier alles over.
  5. Naast de Kanban-weergave is er de tab Projectinfo:
    • Hier vind je een overzicht van verbruikt budget, marge en geregistreerde tijd:
      • Verbruikt budget = (factureerbare uren + materiaal) * verkoopprijs.
      • Marge = Als de geregistreerde tijd factureerbaar is, is de marge tussen de prijs en de kosten je winst. Als de tijdregistratie niet factureerbaar is, zullen de kosten toenemen, maar de winst niet.
    • Er is ook een veld 'Beschrijving' om meer details te voorzien over je project.
    • Onder de Beschrijving vind je het veld 'Klanten', met een overzicht van de klanten die aan je project zijn gelinkt. Je kan een Primaire klantaan je project toevoegen door op het stericoon naast de naam van een klant te klikken:
      • Dit wordt de standaard gekoppelde klant voor nieuwe taken, tijdregistraties en facturen op het project.

      • De primaire klant van een project wordt vetgedrukt weergegeven in de velden met klantgegevens.

    • Onder Klanten vind je een overzicht van de Bestanden die aan je project werden toegevoegd. Of voeg hier eenvoudig nieuwe bestanden toe.
    • Onderaan de pagina vind je 'Activiteit':
      • Er wordt activiteit geregistreerd wanneer een project wordt aangemaakt, afgesloten of opnieuw geopend, of wanneer de naam van het project werd gewijzigd.
      • Notities kunnen ook worden toegevoegd
  6. De derde tab op de projectpagina is de tab 'Facturen', waar je je project kan factureren of de facturen kan vinden die aan je project zijn gelinkt. Lees hier alles over het factureren van een project.


Opmerking

Het is niet mogelijk om een afspraak aan je project toe te voegen. Je kan echter wel de tijd die je aan een afspraak hebt besteed factureren via Facturen > 'Tijdregistratie factureren', en tijdens het maken van de factuur kan je die factuur nog steeds koppelen aan je project. De factuur wordt dan weergegeven onder de tab 'Facturen' van het project.


Projectoverzicht

Wanneer je naar je projectmodule navigeert, vind je al je projecten in een handig overzicht. Dit is waardevol omdat het een effectieve opvolging van openstaande of lopende projecten mogelijk maakt, net zoals het efficiënt filteren volgens bepaalde criteria. Lees er hier meer over.


Naast een lijstoverzicht van je projecten kan je ze ook terugvinden op een tijdlijn. Lees alles over het tijdlijnoverzicht in projecten. 


Ziezo, je bent helemaal klaar om je eerste projecten aan te maken in Teamleader Focus! Wil je meer weten over de projectmodule? Klik dan hier.