Este artículo describe las funcionalidades de nuestro nuevo módulo de proyectos, que se implementará gradualmente durante los próximos meses, por lo que es posible que aún no tengas acceso a las funciones aquí descritas. Si ese es el caso, encontrarás documentación sobre el módulo anterior de proyectos aquí.

El módulo de proyectos de Teamleader Focus te permite crear, organizar y supervisar tus proyectos de principio a fin. Puedes dividir tareas complejas en elementos manejables, fijar plazos, asignar responsabilidades y seguir su progreso, todo en un solo lugar. Descubre más detalles en este artículo.

El módulo de proyectos

En el ámbito de la productividad y la gestión eficaz de tareas, es esencial disponer de un sistema completo para organizar y realizar el seguimiento de los proyectos. Al añadir un proyecto, estableces un espacio dedicado en el que puedes esbozar sus objetivos, definir tareas específicas, asignar recursos en consecuencia o añadir materiales. Esto no sólo te ayuda a comprender claramente el alcance del proyecto, sino que también te permite identificar posibles obstáculos o áreas que requieren atención adicional.

También puedes mantenerte al día con la gestión del tiempo. Si fijas plazos para grupos, tareas o materiales concretos dentro del proyecto, podrás gestionar eficazmente tu tiempo, priorizar actividades y asegurarte de que las tareas importantes se cumplan a tiempo.

Cómo

Puedes crear un proyecto desde cero o a partir de un presupuesto. En este artículo te explicamos como crearlo desde cero, pero puedes seguir el flujo descrito a continuación si deseas convertir un presupuesto en un proyecto.

1. Dirígete a Proyectos > Añadir proyecto o haz clic en el + > Proyecto en la esquina superior derecha de tu cuenta.
2. Visualizarás la página del proyecto y el encabezado en la parte superior.
   • Rellena los campos, pues estos te proporcionan una panorámica clara de la información más importante del proyecto. Haz clic en los 3 puntos ubicados en la esquina superior derecha, para visualizar las opciones disponibles:
     • Si trabajas con diferentes tipos de proyectos y quieres clasificarlos, puedes codificarlos por colores haciendo clic en Cambiar color.
     • Ten en cuenta que el encabezado del proyecto tiene disponibles 4 campos predeterminados: Responsables, Participantes, Clientes, Precio. Puedes añadir campos extra al encabezado haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla > Personalizar encabezado.  Aquí también puedes visualizar y compilar los campos personalizados del proyecto. Notas: 
       • Recuerda que cuando modificas el encabezado del proyecto, lo haces para todos los usuarios que acceden al proyecto. Por lo tanto, cada proyecto puede tener su propio encabezado, pero el encabezado de un proyecto es el mismo para todos los usuarios.
       • Los nuevos proyectos adoptarán la misma configuración del encabezado y las columnas del proyecto más reciente. Esto significa que no tienes que personalizar cada proyecto, con tu configuración preferida; porque en su lugar, este adoptará los ajustes del proyecto más reciente del que seas responsable. Sin embargo, los proyectos duplicados mantendrán la configuración del proyecto original.
     • Selecciona Visualizar hoja de tiempo para acceder a la panorámica del seguimiento temporal vinculado al proyecto. Estos registros también pueden modificarse desde esta sección, a menos que no hayan sido facturados al cliente. Nota: disponible únicamente para los responsables del proyecto con acceso al seguimiento temporal.
     • Selecciona Exportar hoja de tiempo si, por ejemplo, deseas enviar a tus clientes una actualización del seguimiento temporal de un proyecto sin crear primero una factura. O selecciona esta opción para tener una visión interna del tiempo ya utilizado.
       • Esta opción está disponible únicamente para los administradores o los responsables del proyecto.
       • Puedes exportar un informe en formato PDF o Excel
       • Selecciona un idioma que coincida con el de tus clientes.
     • Haz clic en Definir tarifa usuarios para establecer tas tarifas personalizadas por proyecto. Lee más al respecto aquí.
     • Gestionar preferencias te permite definir los derechos de acceso/edición en el proyecto. Más detalles aquí.
     • Duplicar el proyecto. Lee más al respecto aquí.
     • Cerrar o Eliminar el proyecto.
       • Los proyectos cerrados ya no pueden seleccionarse cuando se añaden tareas, seguimiento temporal, oportunidades o facturas en un momento posterior.
         • Cuando cierras un proyecto tienes la opción de marcar inmediatamente todo el trabajo abierto como finalizado:
         • Siempre es posible volver a abrir el proyecto.
       • La eliminación de un proyecto es permanente y ya no se puede recuperar a través de la papelera de reciclaje.
     • Si haces clic en Esconder detalles, dejarás de visualizar el encabezado.
   • El responsable es el administrador del proyecto, este usuario recibirá notificaciones y tendrá un espectro de derechos superior al simple participante. Lee más sobre los derechos en los proyectos aquí. Importante mencionar que el administrador de la cuenta tendrá siempre los mismos derechos del responsable del proyecto, aún cuando no ha haya sido nominado como tal.
   • Otro campo importante en el encabezado es el método de facturación, que te ofrece tres opciones:
     • Tiempo y material: si eliges esta opción, facturarás el tiempo y los materiales indicados como 'facturables' en el proyecto.
     • Precio Fijo: No importa cuanto tiempo, dinero o recursos invertirás en el proyecto, pues simplemente facturarás en base al presupuesto establecido inicialmente.
     • No facturable: Tienes la opción de configurar todo el proyecto como no facturable, lo que significa que todo el seguimiento temporal vinculado al proyecto, es 'no facturable' por defecto.
     • Sea cual sea el método de facturación que elijas en el encabezado, éste se convertirá en el método de facturación por defecto para todo el proyecto. Más información sobre el método de facturación de los proyectos aquí.
   • Puedes añadir la fecha de inicio y/o fin del proyecto a través de la cabecera. Al modificar la fecha de inicio y/o fin de un proyecto o grupo, tendrás la opción de desplazar también todas la fechas subyacentes. Esto resulta muy útil, por ejemplo, cuando se duplica un proyecto.
3. Debajo de la cabecera, encontrarás la pestaña 'División del trabajo'. En este apartado podrás estructurar tu proyecto. Puedes añadir grupos, tareas, materiales y reuniones a tu proyecto. Los grupos te ayudarán a clasificar los proyectos.
   • Añade un grupo haciendo clic en Añadir grupo.
     • Añade un título. Si vuelves a hacer clic en el grupo, podrás añadir participantes. Los que añadas aquí se autoasignarán en el encabezado.
     • Añade la fecha de inicio y fin. 
     • Como queremos que el módulo de proyectos sea flexible, es posible elegir un método de facturación para el grupo diferente al método de facturación por defecto que elegiste en el encabezado para el proyecto.
   • Añade una tarea haciendo clic en Añadir tarea o + Añadir línea
     • Añade un título. Si haces clic e la Tarea, puedes seleccionar el tipo de trabajo.
     • También puedes añadir un participante o múltiples participantesa la tarea.
       • Todos los participantes añadidos a una tarea en el proyecto aparecerán automáticamente en el campo participantes del encabezado del proyecto. 
       • Puedes filtrar múltiples participantes junto al campo 'mostrar todo' en la descripción general de la División del trabajo.
     • Añade la fecha de inicio y fin. Nota: Las tareas recién añadidas tendrán sus fechas prefijadas en base al proyecto o grupo con el cuál están directamente relacionadas.
     • Aunque hayas seleccionado un método de facturación para el proyecto o el grupo en el encabezado, puedes establecer un método de facturación específico para tu tarea.
     • Añade seguimiento temporal a la tarea haciendo clic en +Añadir seguimiento temporal. Aquí puedes decidir si el seguimiento temporal debe ser facturable o no; esto hace posible, por ejemplo, añadir un seguimiento temporal no facturable a tareas facturables.
     • Al hacer clic en Comenzar nuevo cronómetro (icono cronómetro parte superior derecha de la pantalla), inicias el timer con toda la información de la tarea rellenada previamente, ¡lo que supone un gran ahorro de tiempo! 
     • Todo el tiempo registrado en la tarea será visible también en la barra de progreso, si has rellenado el campo "Tiempo estimado".
     • Nota: 
       • Al añadir una tarea a un proyecto, la misma se vinculará automáticamente al cliente del proyecto.
       • ¿Todavía no tienes un tarea en el proyecto para registrar seguimiento temporal? No hay problema. Es posible añadir una nueva tarea a un proyecto desde el cuadro de diálogo del seguimiento temporal (dentro del proyecto, haz clic el el signo + en la  superior derecha de la pantalla > Seguimiento temporal > Tarea > Nueva tarea).
   • Añade material haciendo clic en la fecha al lado de Añadir tarea > Añadir material  o + Añadir línea.
     • Empieza escribiendo el nombre de un producto de tu catálogo de productos o añade el título
     • Establece la cantidad
     • Al seleccionar un producto del catálogo de productos:
       • También podrás visualizar el inventario restante del producto
       • La descripción, la unidad de producto, el precio unitario y el coste unitario se mantienen, pero por supuesto, pueden modificarse.
       • Para mayor información sobre cómo añadir materiales a tus proyectos y facturarlos; consulta este enlace.
     • Añade la fecha de inicio y fin. Nota: Los nuevos materiales añadidos recientemente tendrás sus fechas rellenadas previamente con las fechas del proyecto o grupo con el cuál tiene relación directa.
     • Selecciona el método de facturación
   • Añade una reunión haciendo clic en la flecha al lado de Añadir tarea > Añadir reunión o + Añadir línea.
     • Se añadirá un marcador de posición de reunión al proyecto. Un marcador de posición es en realidad una buena manera de asignar recursos a las reuniones, sin añadir todavía una reunión real. Por ejemplo: te permite planificar una reunión con antelación sin tener aún todos los detalles disponibles.
     • Junto al marcador de posición de la reunión, visualizarás un signo de exclamación que indica que aún no se ha añadido ninguna reunión. También lo verás reflejado en el estado del elemento.
     • Haz clic en el marcador de posición para 'añadirle' una reunión. Puedes elegir entre una reunión ya existente o crear una nueva.
     • Cuando una reunión se marca como finalizada, el estado del marcador de posición de la reunión también se actualizará a 'Finalizada'. En este contexto no es posible cambiar manualmente el estado.
     • Al marcar una reunión como como finalizada, también es posible añadir seguimiento temporal.
   • También puedes añadir órdenes de trabajo a tu proyecto. Lee más al respecto aquí.
   • Y no sólo eso: después de añadir los elementos de tu preferencia a la División del trabajo, podrás editarlos fácilmente desde la misma línea donde se encuentran, en lugar de tener que acceder al elemento en cuestión. Es suficiente hacer clic en cualquier lugar de la línea asignada al elemento y cambiar el título, los responsables de su ejecución, el estado, fechas de inicio y fin, etc:
   • Para mejorar la flexibilidad del módulo de proyectos, puedes arrastrar y soltar grupos, tareas, reuniones y materiales para alterar el orden o mover elementos hacia otro grupo.
   • En función de cómo vayan las cosas, puedes cambiar el estado de las tareas y materiales a: Por hacer, En curso, En espera, Finalizado. Ten en cuenta que los estados también están codificados por colores. También es posible filtrar la división del trabajo en base al estado. De esta manera, evitas la saturación visual del desglose del trabajo por realizar de aquel que ya se ha llevado a cabo. Este filtro funciona en combinación con el filtro de Tipo y Asignado a. Además es muy útil a la hora de querer facturar el trabajo realizado, por ejemplo. 
   • Puedes añadir columnas y eliminarlas de la vista general de la División del trabajo. Para ello, haz clic en la rueda dentada y añade todas las columnas que desees. Es posible desplazarse horizontalmente para ver toda la información si tienes demasiadas columnas.
   • Ten en cuenta también que siempre es posible duplicar tareas, materiales, reuniones y grupos, uno por uno o todos juntos:
     • Uno por uno haciendo clic en los tres puntos al lado del elemento > Duplicar:
     • Selecciona todo el grupo o varios elementos a la vez, marcando la casilla correspondiente:
   • Por último, puedes unir grupos arrastrando un grupo y soltándolo en otro:
4. Al lado de la División del trabajo, encuentras disponible la pestaña 'Kanban'. La vista Kanban en un proyecto se centra en los estados de las tareas y materiales del proyecto, lo que permite visualizar el estado de los mismos de un vistazo y determinar qué tareas ameritan mayor atención. Lee todo al respecto aquí.
5. Junto a la vista Kanban encuentras disponible la pestaña "Información del proyecto":
   • Visualizarás la vista general del presupuesto gastado, el margen y el tiempo registrado: 
     • Presupuesto gastado = (horas facturables + material) * precio de venta.
     • Margen = Si el seguimiento temporal es facturable, el margen entre el precio y el coste se añadirá al beneficio. Si el seguimiento temporal no es facturable, los costes aumentarán pero el beneficio no.
   • También tienes disponible el campo 'Descripción' en el que puedes añadir información adicional sobre tu proyecto.
   • Debajo del campo 'Descripción' puedes visualizar el campo 'Clientes', que te muestra los clientes vinculados al proyecto. También puedes añadir el Cliente principal al proyecto haciendo clic en el icono en forma de estrella al lado del nombre del cliente.
   • El Cliente principal del proyecto se indicará en negrita en los campos de datos del cliente.
   • Debajo de los Clientes, puedes visualizar los archivos que se han añadido al proyecto. También puedes añadir archivos fácilmente desde aquí.
   • Al final de la página, encontrarás la sección 'Notas':
     • Cuando se crea, cierra, reabre o renombra un proyecto, esto se mencionará aquí
     • También se pueden añadir notas
6. La tercera pestaña en la página del proyecto es 'Facturas', en la que puedes facturar el proyecto o visualizar las facturas adjuntas al mismo. Lee todo sobre como facturar un proyecto aquí.

Nota

No es posible añadir reuniones al proyecto. Sin embargo, puedes facturar el tiempo registrado en una reunión a través de Facturas > 'Facturar tiempo no facturado' y, al crear la factura, puedes vincularla al proyecto. Visualizarás la factura en la pestaña "Facturas" del proyecto.

Vista general del proyecto

Al navegar al módulo de proyectos visualizarás todos tus proyectos en una práctica vista general. Esto es importante, para poder efectuar un seguimiento eficaz de los proyectos abiertos o en curso y filtrar eficiente de acuerdo con algunos criterios específicos. Más información aquí.

Además de la lista general de tus proyectos, también puedes encontrarlos en la la línea temporal. Lee todo lo que necesitas saber sobre la línea temporal de los proyectos aquí.

Esto es todo, ¡ya tienes en tus manos toda la información que necesitas para empezar a crear proyectos en Teamleader Focus!. ¿Quieres saber más sobre el módulo de proyectos?. Haz clic aquí.