Dieser Artikel beschreibt die Funktionalität unseres neuen Projektmoduls. Dieses Modul wird in den kommenden Monaten schrittweise eingeführt, daher ist es möglich, dass Sie noch keinen Zugriff auf die hier beschriebenen Funktionen haben. In diesem Fall finden Sie hier weiterhin die Dokumentation zum vorherigen Projektmodul.


Mit dem Projektmodul in Teamleader Focus können Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende erstellen, organisieren und kontrollieren. Sie können komplexe Aufgaben in überschaubare Komponenten aufteilen, Fristen festlegen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt verfolgen – alles an einem Ort. Lesen Sie hier alles darüber.


Das Projektmodul

Im Hinblick auf Produktivität und effizientes Aufgabenmanagement ist ein umfassendes System zur Organisation und Nachverfolgung von Projekten unerlässlich. Indem Sie ein Projekt hinzufügen, richten Sie einen speziellen Bereich ein, in dem Sie Projektziele skizzieren, spezifische Aufgaben definieren, Ressourcen entsprechend zuweisen oder Materialien hinzufügen können. Dies hilft Ihnen nicht nur, ein klares Verständnis des Projektumfangs zu erlangen, sondern ermöglicht Ihnen auch, potenzielle Hindernisse oder Bereiche zu identifizieren, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.


Auch mit dem Zeitmanagement bleiben Sie auf dem Laufenden. Indem Sie Fristen für einzelne Gruppen, Aufgaben oder Materialien innerhalb des Projekts festlegen, können Sie Ihre Zeit effektiv verwalten, Aktivitäten priorisieren und sicherstellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.


How To

Sie können ein Projekt von Grund auf erstellen oder eines basierend auf einem Angebot erstellen. Für den Zweck dieses Artikels erstellen wir ein Angebot von Grund auf. Sie können jedoch dem in diesem Artikel beschriebenen Ablauf folgen, wenn Sie ein Angebot in ein Projekt umwandeln möchten.


  1. Gehen Sie zu Projekte > Projekt hinzufügen oder klicken Sie auf das + > Projekt in der oberen rechten Ecke Ihres Kontos
  2. Nun gelangen Sie zur Projektseite. Sie werden feststellen, dass sich oben eine Kopfzeile befindet.
    • Füllen Sie die Felder aus, denn so erhalten Sie einen klaren Überblick über die wichtigsten Informationen zum Projekt. Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, um die folgenden Optionen zu finden:
      • Wenn Sie verschiedene Arten von Projekten haben und diese kategorisieren möchten, können Sie sie farblich kennzeichnen, indem Sie auf Farbe ändern klicken.
      • In der Kopfzeile gibt es 4 Standardfelder: Verantwortliche, Kunden, Teilnehmer und Preis. Sie können der Kopfzeile zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken > Kopfzeile personalisieren.
        Hinweis: Denken Sie daran, dass Sie die Kopfzeile für jeden Benutzer, der das Projekt öffnet, bearbeiten. Jedes Projekt kann also eine andere Kopfzeile haben, aber alle Benutzer sehen die gleiche Kopfzeile für dieses Projekt.
      • Wählen Sie Zeiterfassung exportieren, wenn Sie z.B. Ihren Kunden ein Update über die Zeiterfassung eines Projekts schicken wollen, ohne vorher eine Rechnung zu erstellen. Oder wählen Sie diese Option, um einen internen Überblick über die bereits aufgewendete Zeit zu erhalten
        • Diese Option ist nur für Administratoren oder Projektverantwortliche zugänglich.
        • Sie können einen Bericht sowohl in PDF als auch in Excel exportieren
        • Wählen Sie eine Sprache, die der Sprache Ihres Kunden entspricht
      • Klicken Sie auf Benutzersätze festlegen, um benutzerdefinierte Sätze pro Projekt festzulegen. Weitere Informationen finden Sie hier.
      • Mit Präferenzen verwalten haben Sie die Möglichkeit, Zugriffs-/Bearbeitungsrechte in einem Projekt zu definieren. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
      • Das Projekt duplizieren. Lesen Sie alles darüber hier.
      • Das Projekt abschließen oder löschen.
        • Abgeschlossene Projekte können beim späteren Hinzufügen von Aufgaben, Zeiterfassungen, Deals oder Rechnungen nicht mehr ausgewählt werden. Sie können das Projekt jedoch jederzeit erneut öffnen.
          • Beim Schließen eines Projekts haben Sie die Möglichkeit, alle offenen Arbeiten sofort als abgeschlossen zu markieren:
          • Sie können das Projekt nachher immer erneut eröffnen.
        • Das Löschen eines Projekts ist dauerhaft und Sie können es nicht mehr über den Papierkorb wiederherstellen.
      • Durch Klicken auf Details verbergen können Sie die Kopfzeile ausblenden.
    • Ein Verantwortlicher ist für das Projekt verantwortlich, er erhält Benachrichtigungen und hat mehr Rechte als ein Teilnehmer. Lesen Sie hier mehr über die verschiedenen Rechte in einem Projekt.
      Beachten Sie, dass ein Administrator immer die gleichen Rechte wie ein Verantwortlicher hat, auch wenn er nicht als Verantwortlicher festgelegt ist.
    • Ein wichtiges Feld in der Kopfzeile ist die Abrechnungsmethode. Sie haben drei Möglichkeiten:
      • Aufwand und Material: Wenn Sie diese Option wählen, stellen Sie die abrechenbare Zeiterfassung und das Material im Projekt in Rechnung.
      • Festpreis: Es spielt keine Rolle, wie viel Zeit oder Geld Sie tatsächlich für das Projekt aufwenden, Sie stellen einfach das ursprünglich festgelegte Budget in Rechnung.
      • Nicht abrechenbar: Sie haben die Möglichkeit, das gesamte Projekt als nicht abrechenbar festzulegen, was bedeutet, dass die gesamte Zeiterfassung für dieses Projekt standardmäßig nicht abrechenbar ist.
      • Welche Abrechnungsmethode Sie auch immer in der Kopfzeile auswählen, diese wird zur Standard-Abrechnungsmethode für das gesamte Projekt. Weitere Informationen zur Abrechnungsmethode eines Projekts finden Sie hier.
  3. Unterhalb der Kopfzeile finden Sie den Tab 'Projektstrukturplan'. Hier strukturieren Sie Ihr Projekt. Sie können Ihrem Projekt Gruppen, Aufgaben und Materialien hinzufügen. Gruppen helfen Ihnen, Ihr Projekt zu kategorisieren.
    • Fügen Sie eine Gruppe hinzu, indem Sie auf Gruppe hinzufügen klicken.
      • Fügen Sie einen Titel hinzu. Wenn Sie erneut auf die Gruppe klicken, können Sie ihr Teilnehmer hinzufügen. Diejenigen, die Sie hier hinzufügen, werden automatisch in der Kopfzeile zugewiesen.
      • Fügen Sie das Start- und Enddatum hinzu.
      • Da wir das Projektmodul flexibel halten möchten, ist es möglich, eine andere Abrechnungsmethode für die Gruppe auszuwählen als die Standardabrechnungsmethode, die Sie in der Kopfzeile ausgewählt haben.
    • Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, indem Sie auf Aufgabe hinzufügen oder +Zeile hinzufügen klicken.
      • Fügen Sie einen Titel hinzu. Wenn Sie auf die Aufgabe klicken, können Sie den Arbeitstyp auswählen.
      • Sie können der Aufgabe auch einen oder mehrere Teilnehmer hinzufügen.
        • Alle einer Aufgabe im Projekt hinzugefügten Teilnehmer werden automatisch im Teilnehmerfeld in der Kopfzeile angezeigt.
        • Sie können in der Projektstrukturplanübersicht neben dem Feld „Alle anzeigen“ nach mehreren Teilnehmern filtern.
      • Geben Sie das Start- und Enddatum ein.
      • Auch wenn Sie in der Kopfzeile eine Projekt- oder Gruppenabrechnungsmethode ausgewählt haben, können Sie dennoch eine bestimmte Abrechnungsmethode für Ihre Aufgabe festlegen.
      • Fügen Sie einer Aufgabe Zeiterfassung hinzu, indem Sie auf +Zeiterfassung hinzufügen klicken. Hier können Sie entscheiden, ob die Zeiterfassung abrechenbar sein soll oder nicht; Dadurch ist es beispielsweise möglich, abrechenbaren Aufgaben eine nicht abrechenbare Zeiterfassung hinzuzufügen.
    • Fügen Sie ein Material hinzu, indem Sie auf den Pfeil neben Aufgabe hinzufügen > Material hinzufügen oder auf +Zeile hinzufügen klicken.
      • Beginnen Sie zu tippen, um ein Produkt aus Ihrem Produktkatalog auszuwählen, oder geben Sie einfach einen Titel ein
      • Legen Sie die Menge fest
      • Bei der Auswahl eines Produkts aus Ihren Produkten:
        • Sie können auch den verbleibenden Lagerbestand Ihres Produkts einsehen.
        • Beschreibung, Produkteinheit, Stückpreis und Stückkosten werden übernommen, können aber natürlich bearbeitet werden.
      • Geben Sie das Start- und Enddatum ein
      • Wählen Sie die Abrechnungsmethode

        Weitere Informationen über das Hinzufügen von Materialien zu Ihrem Projekt und deren Abrechnung finden Sie hier.

    • Um die Flexibilität des Projektmoduls zu verbessern, können Sie Gruppen, Aufgaben und Materialien per Drag-and-Drop verschieben, um die Reihenfolge zu ändern oder etwas in eine andere Gruppe zu verschieben.
    • Je nachdem, wie es alles läuft, können Sie den Status der Aufgaben und Materialien ändern in: To-do, In Bearbeitung, Aufgeschoben, Fertig. Beachten Sie, dass die Status auch farblich gekennzeichnet sind.
    • Sie können Spalten zur Projektstrukturplanübersicht hinzufügen und daraus löschen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad und fügen Sie alle gewünschten Spalten hinzu.Vielleicht möchten Sie für eine klare Übersicht den Preis neben verschiedenen Spalten sehen. In diesem Fall können Sie dieselben Spalten mehrmals hinzufügen und sie einfach per Drag & Drop verschieben. Wenn Sie zu viele Spalten haben, können Sie horizontal scrollen, um alle Informationen anzuzeigen.
    • Beachten Sie auch, dass Sie Aufgaben, Materialien, Gruppen jederzeit einzeln oder insgesamt duplizieren können:
      • Einzeln, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Element > Duplizieren klicken:
      • Wählen Sie die gesamte Gruppe oder mehrere Elemente aus, indem Sie das Kontrollkästchen daneben ankreuzen:
    • Schließlich können Sie Gruppen zusammenfügen, indem Sie eine Gruppe per Drag-and-Drop in die andere ziehen:
  4. Neben dem Tab 'Strukturplan' befindet sich der Tab 'Projektinfo' 
    • Sie finden dort eine Übersicht über das ausgegebene Budget, die Marge und die verfolgte Zeit:
      • Ausgegebenes Budget = (abrechenbare Zeit + Material) * Verkaufspreis.
      • Marge = Wenn die Zeiterfassung als abrechenbar markiert ist, wird die Marge zwischen Preis und Kosten zu Ihrem Gewinn addiert. Wenn die Zeiterfassung nicht abrechenbar ist, erhöhen sich die Kosten, der Gewinn jedoch nicht.
    • Es gibt auch ein Feld „Beschreibung“, in dem Sie weitere Details zu Ihrem Projekt angeben können. 
    • Ganz unten finden Sie "Aktivitäten":
      • Wenn ein Projekt erstellt, abgeschlossen, wieder eröffnet oder umbenannt wird, wird dies hier vermerkt.
      • Es können auch Notizen hinzugefügt werden
  5. Der dritte Tab auf der Projektseite ist der Tab 'Rechnungen', in der Sie Ihr Projekt in Rechnung stellen oder die Ihrem Projekt beigefügten Rechnungen finden können. Lesen Sie hier alles über die Rechnungsstellung für ein Projekt.


Notiz

Es ist nicht möglich, Ihrem Projekt eine Besprechung hinzuzufügen. Sie können jedoch die bei einer Besprechung erfasste Zeit über Rechnungen > 'Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen' abrechnen und beim Erstellen der Rechnung diese Rechnung dennoch mit Ihrem Projekt verknüpfen. Es wird dann im Tab 'Rechnungen' des Projekts angezeigt.


Projektübersicht

Wenn Sie zu Ihrem Projektmodul navigieren, können Sie alle Ihre Projekte in einer praktischen Übersicht finden. Dies ist wertvoll, da es eine effektive Verfolgung offener oder laufender Projekte und eine effiziente Filterung nach bestimmten Kriterien ermöglicht. Lesen Sie mehr darüber hier.


Das war's, Sie sind bereit, Ihre ersten Projekte in Teamleader Focus zu erstellen! Möchten Sie mehr über das Projektmodul erfahren? Klicken Sie hier.