Dieser Artikel beschreibt die Funktionalität unseres neuen Projektmoduls. Dieses Modul wird in den kommenden Monaten schrittweise eingeführt, daher ist es möglich, dass Sie noch keinen Zugriff auf die hier beschriebenen Funktionen haben. In diesem Fall finden Sie hier weiterhin die Dokumentation zum vorherigen Projektmodul.

Mit dem Projektmodul in Teamleader Focus können Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende erstellen, organisieren und kontrollieren. Sie können komplexe Aufgaben in überschaubare Komponenten aufteilen, Fristen festlegen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt verfolgen – alles an einem Ort. Lesen Sie hier alles darüber.

Das Projektmodul

Im Hinblick auf Produktivität und effizientes Aufgabenmanagement ist ein umfassendes System zur Organisation und Nachverfolgung von Projekten unerlässlich. Indem Sie ein Projekt hinzufügen, richten Sie einen speziellen Bereich ein, in dem Sie Projektziele skizzieren, spezifische Aufgaben definieren, Ressourcen entsprechend zuweisen oder Materialien hinzufügen können. Dies hilft Ihnen nicht nur, ein klares Verständnis des Projektumfangs zu erlangen, sondern ermöglicht Ihnen auch, potenzielle Hindernisse oder Bereiche zu identifizieren, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.

Auch mit dem Zeitmanagement bleiben Sie auf dem Laufenden. Indem Sie Fristen für einzelne Gruppen, Aufgaben oder Materialien innerhalb des Projekts festlegen, können Sie Ihre Zeit effektiv verwalten, Aktivitäten priorisieren und sicherstellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

How To

Sie können ein Projekt von Grund auf erstellen oder eines basierend auf einem Angebot erstellen. Für den Zweck dieses Artikels erstellen wir ein Angebot von Grund auf. Sie können jedoch dem in diesem Artikel beschriebenen Ablauf folgen, wenn Sie ein Angebot in ein Projekt umwandeln möchten.

1. Gehen Sie zu Projekte > Projekt hinzufügen oder klicken Sie auf das + > Projekt in der oberen rechten Ecke Ihres Kontos
2. Nun gelangen Sie zur Projektseite. Sie werden feststellen, dass sich oben eine Kopfzeile befindet.
   • Füllen Sie die Felder aus, denn so erhalten Sie einen klaren Überblick über die wichtigsten Informationen zum Projekt. Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, um die folgenden Optionen zu finden:
     • Wenn Sie verschiedene Arten von Projekten haben und diese kategorisieren möchten, können Sie sie farblich kennzeichnen, indem Sie auf Farbe ändern klicken.
     • In der Kopfzeile gibt es 4 Standardfelder: Verantwortliche, Kunden, Teilnehmer und Preis. Sie können der Kopfzeile zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken > Kopfzeile personalisieren.
       Hier können Sie auch alle benutzerdefinierten Felder Ihres Projekts finden und anzeigen.
       
       Hinweise:
       • Denken Sie daran, dass Sie die Kopfzeile für jeden Benutzer, der das Projekt öffnet, bearbeiten. Jedes Projekt kann also eine andere Kopfzeile haben, aber alle Benutzer sehen die gleiche Kopfzeile für dieses Projekt.
       • Neue Projekte übernehmen die gleiche Kopfzeile und Spalteneinrichtung wie Ihr letztes Projekt. Das bedeutet, dass Sie nicht jedes neue Projekt an Ihre bevorzugte Einrichtung anpassen müssen: Stattdessen wird die Einrichtung des letzten Projekts, dessen Verantwortliche(r) Sie sind, übernommen. Duplizierte Projekte verwenden jedoch immer noch die gleichen Einstellungen wie das ursprüngliche Projekt.
     • Klicken Sie auf Zeiterfassung anzeigen, um einen Überblick über die mit Ihrem Projekt verknüpfte Zeiterfassung zu erhalten. Die Zeiterfassung kann auch von hier aus bearbeitet werden, sofern sie dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurde.

       Hinweis: Nur für Projektverantwortliche mit Zugriff auf die Zeiterfassung zugänglich.

     • Wählen Sie Zeiterfassung exportieren, wenn Sie z.B. Ihren Kunden ein Update über die Zeiterfassung eines Projekts schicken wollen, ohne vorher eine Rechnung zu erstellen. Oder wählen Sie diese Option, um einen internen Überblick über die bereits aufgewendete Zeit zu erhalten
       • Diese Option ist nur für Administratoren oder Projektverantwortliche zugänglich.
       • Sie können einen Bericht sowohl in PDF als auch in Excel exportieren
       • Wählen Sie eine Sprache, die der Sprache Ihres Kunden entspricht
     • Klicken Sie auf Benutzersätze festlegen, um benutzerdefinierte Sätze pro Projekt festzulegen. Weitere Informationen finden Sie hier.
     • Mit Präferenzen verwalten haben Sie die Möglichkeit, Zugriffs-/Bearbeitungsrechte in einem Projekt zu definieren. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
     • Das Projekt duplizieren. Lesen Sie alles darüber hier.
     • Das Projekt abschließen oder löschen.
       • Abgeschlossene Projekte können beim späteren Hinzufügen von Aufgaben, Zeiterfassungen, Deals oder Rechnungen nicht mehr ausgewählt werden. Sie können das Projekt jedoch jederzeit erneut öffnen.
         • Beim Schließen eines Projekts haben Sie die Möglichkeit, alle offenen Arbeiten sofort als abgeschlossen zu markieren:
         • Sie können das Projekt nachher immer erneut eröffnen.
       • Das Löschen eines Projekts ist dauerhaft und Sie können es nicht mehr über den Papierkorb wiederherstellen.
     • Durch Klicken auf Details verbergen können Sie die Kopfzeile ausblenden.
   • Ein Verantwortlicher ist für das Projekt verantwortlich, er erhält Benachrichtigungen und hat mehr Rechte als ein Teilnehmer. Lesen Sie hier mehr über die verschiedenen Rechte in einem Projekt.
     Beachten Sie, dass ein Administrator immer die gleichen Rechte wie ein Verantwortlicher hat, auch wenn er nicht als Verantwortlicher festgelegt ist.
   • Ein wichtiges Feld in der Kopfzeile ist die Abrechnungsmethode. Sie haben drei Möglichkeiten:
     • Aufwand und Material: Wenn Sie diese Option wählen, stellen Sie die abrechenbare Zeiterfassung und das Material im Projekt in Rechnung.
     • Festpreis: Es spielt keine Rolle, wie viel Zeit oder Geld Sie tatsächlich für das Projekt aufwenden, Sie stellen einfach das ursprünglich festgelegte Budget in Rechnung.
     • Nicht abrechenbar: Sie haben die Möglichkeit, das gesamte Projekt als nicht abrechenbar festzulegen, was bedeutet, dass die gesamte Zeiterfassung für dieses Projekt standardmäßig nicht abrechenbar ist.
     • Welche Abrechnungsmethode Sie auch immer in der Kopfzeile auswählen, diese wird zur Standard-Abrechnungsmethode für das gesamte Projekt. Weitere Informationen zur Abrechnungsmethode eines Projekts finden Sie hier.
   • Über die Kopfzeile können Sie ein Start- und/oder Enddatum zu Ihrem Projekt hinzufügen. Wenn Sie das Start- oder Enddatum eines Projekts oder einer Gruppe bearbeiten, haben Sie die Möglichkeit, alle darunter liegenden Daten mit zu verschieben. Dies ist z. B. sehr praktisch, wenn Sie ein Projekt duplizieren.
     
     
3. Unterhalb der Kopfzeile finden Sie den Tab 'Projektstrukturplan'. Hier strukturieren Sie Ihr Projekt. Sie können Ihrem Projekt Gruppen, Aufgaben, Materialien und Besprechungen hinzufügen. Gruppen helfen Ihnen, Ihr Projekt zu kategorisieren.
   • Fügen Sie eine Gruppe hinzu, indem Sie auf Gruppe hinzufügen klicken.
     • Fügen Sie einen Titel hinzu. Wenn Sie erneut auf die Gruppe klicken, können Sie ihr Teilnehmer hinzufügen. Diejenigen, die Sie hier hinzufügen, werden automatisch in der Kopfzeile zugewiesen.
     • Fügen Sie das Start- und Enddatum hinzu.
     • Da wir das Projektmodul flexibel halten möchten, ist es möglich, eine andere Abrechnungsmethode für die Gruppe auszuwählen als die Standardabrechnungsmethode, die Sie in der Kopfzeile ausgewählt haben.
   • Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, indem Sie auf Aufgabe hinzufügen oder +Zeile hinzufügen klicken.
     • Fügen Sie einen Titel hinzu. Wenn Sie auf die Aufgabe klicken, können Sie den Arbeitstyp auswählen.
     • Sie können der Aufgabe auch einen oder mehrere Teilnehmer hinzufügen.
       • Alle einer Aufgabe im Projekt hinzugefügten Teilnehmer werden automatisch im Teilnehmerfeld in der Kopfzeile angezeigt.
       • Sie können in der Projektstrukturplanübersicht neben dem Feld „Alle anzeigen“ nach mehreren Teilnehmern filtern.
     • Geben Sie das Start- und Enddatum ein.
       Hinweis: Bei neu hinzugefügten Aufgaben werden die Daten des direkten Hauptelements (Projekt oder Gruppe) vorausgefüllt.
     • Auch wenn Sie in der Kopfzeile eine Projekt- oder Gruppenabrechnungsmethode ausgewählt haben, können Sie dennoch eine bestimmte Abrechnungsmethode für Ihre Aufgabe festlegen.
     • Fügen Sie die Zeiterfassung zu einer Aufgabe hinzu, indem Sie auf eine Aufgabe klicken und das Seitenfenster öffnen, und dann:
       • Klicken Sie auf +Zeiterfassung hinzufügen. Hier können Sie entscheiden, ob die Zeiterfassung abrechenbar sein soll oder nicht; so können Sie z.B. nicht abrechenbare Zeiterfassungen zu abrechenbaren Aufgaben hinzufügen.
       • Klicken Sie auf Timer starten. Dies startet einen Timer mit allen Informationen der Aufgabe vorausgefüllt, was eine große Zeitersparnis ist!
         
         Die Zeit, die für eine Aufgabe aufgezeichnet wurde, wird auch in einem Fortschrittsbalken angezeigt (sofern Sie das Feld "Geschätzte Zeit" ausgefüllt haben):
         
     • Fügen Sie einer Aufgabe Zeiterfassung hinzu, indem Sie auf +Zeiterfassung hinzufügen klicken. Hier können Sie entscheiden, ob die Zeiterfassung abrechenbar sein soll oder nicht; Dadurch ist es beispielsweise möglich, abrechenbaren Aufgaben eine nicht abrechenbare Zeiterfassung hinzuzufügen.
     • Hinweise:
       • Wenn Sie eine Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen, wird der Kunde des Projekts automatisch mit dieser neuen Aufgabe verknüpft.
       • Sie haben noch keine Aufgabe für ein Projekt, für das Sie die Zeit erfassen möchten? Das ist kein Problem! Eine neue Aufgabe kann einem Projekt über den Zeiterfassungsfenster hinzugefügt werden (klicken Sie in einem Projekt auf das + in der oberen rechten Ecke > Zeiterfassung > Aufgabe > Neue Aufgabe).
   • Fügen Sie ein Material hinzu, indem Sie auf den Pfeil neben Aufgabe hinzufügen > Material hinzufügen oder auf +Zeile hinzufügen klicken.
     • Beginnen Sie zu tippen, um ein Produkt aus Ihrem Produktkatalog auszuwählen, oder geben Sie einfach einen Titel ein
     • Legen Sie die Menge fest
     • Bei der Auswahl eines Produkts aus Ihren Produkten:
       • Sie können auch den verbleibenden Lagerbestand Ihres Produkts einsehen.
       • Beschreibung, Produkteinheit, Stückpreis und Stückkosten werden übernommen, können aber natürlich bearbeitet werden.
     • Geben Sie das Start- und Enddatum ein
       Hinweis: Bei neu hinzugefügten Materialien werden die Daten ihres direkten Hauptelements (Projekt oder Gruppe) vorausgefüllt.
     • Wählen Sie die Abrechnungsmethode
       
       Weitere Informationen über das Hinzufügen von Materialien zu Ihrem Projekt und deren Abrechnung finden Sie hier.
   • Fügen Sie eine Besprechung hinzu, indem Sie auf den Pfeil neben Aufgabe hinzufügen > Besprechung hinzufügen oder +Zeile hinzufügen klicken. 
     • Ihrem Projekt wird ein Besprechungsplatzhalter hinzugefügt. Ein Platzhalter ist eine gute Möglichkeit, um bereits Ressourcen für Besprechungen zuzuweisen, ohne dass eine tatsächliche Besprechung hinzugefügt wird. So können Sie zum Beispiel eine Besprechung im Voraus planen, ohne bereits alle Details zu kennen.
     • Neben dem Besprechungsplatzhalter finden Sie ein Ausrufezeichen, das besagt, dass noch keine Besprechung hinzugefügt wurde. Dies wird auch im Status des Elements angezeigt:
     • Klicken Sie auf den Platzhalter, um ihm eine Besprechung hinzuzufügen. Sie können zwischen einer bereits bestehenden Besprechung und der Erstellung einer neuen Besprechung wählen.
     • Wenn eine Besprechung als erledigt markiert ist, wird der Status des Besprechungsplatzhalters ebenfalls auf "Fertig" aktualisiert. Sie können den Status hier nicht manuell ändern.
     • Wenn Sie eine Besprechung als fertig markieren, können Sie auch die Zeit für die Besprechung erfassen.
   • Sie können auch Arbeitsaufträge zu Ihrem Projekt hinzufügen. Lesen Sie hier mehr darüber.
   • Und nicht nur das: Nachdem Sie Ihre Positionen zu Ihrem Strukturplan hinzugefügt haben, können Sie sie anschließend immer einfach 'inline' bearbeiten, ohne die Position komplett neu öffnen zu müssen. Klicken Sie einfach irgendwo auf die Position und ändern Sie Titel, Teilnehmer, Status, Start- und Enddatum usw.:
   • Um die Flexibilität des Projektmoduls zu verbessern, können Sie Gruppen, Aufgaben, Materialien und Besprechungen per Drag-and-Drop verschieben, um die Reihenfolge zu ändern oder etwas in eine andere Gruppe zu verschieben.
   • Je nachdem, wie es alles läuft, können Sie den Status der Aufgaben und Materialien ändern in: To-do, In Bearbeitung, Aufgeschoben, Fertig. Beachten Sie, dass die Status auch farblich gekennzeichnet sind. Es ist auch möglich, den Struktruplan nach Status zu filtern:
     Auf diese Weise wird Ihr Strukturplan nicht mit bereits erledigter Arbeit überfrachtet. Dieser Filter funktioniert in Kombination mit dem Filter "Typ" und "Teilnehmer". Auch bei der Rechnungsstellung ist es praktisch, nur Arbeit in Rechnung zu stellen, die als erledigt markiert ist.
     
     
   • Sie können Spalten zur Projektstrukturplanübersicht hinzufügen und daraus löschen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad und fügen Sie alle gewünschten Spalten hinzu.Wenn Sie zu viele Spalten haben, können Sie horizontal scrollen, um alle Informationen anzuzeigen.
   • Beachten Sie auch, dass Sie Aufgaben, Materialien, Besprechungen und Gruppen jederzeit einzeln oder insgesamt duplizieren können:
     • Einzeln, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Element > Duplizieren klicken:
     • Wählen Sie die gesamte Gruppe oder mehrere Elemente aus, indem Sie das Kontrollkästchen daneben ankreuzen:
   • Schließlich können Sie Gruppen zusammenfügen, indem Sie eine Gruppe per Drag-and-Drop in die andere ziehen:
4. Neben dem Tab "Projektstrukturplan" befindet sich der Tab "Kanban". Die Kanban-Ansicht eines Projekts konzentriert sich auf den Status von Projektaufgaben und -materialien. So können Sie den Status dieser Items auf einen Blick sehen und bestimmen, welche Aufgaben zuerst behandelt werden sollten. Lesen Sie hier alles darüber.
5. Neben dem Tab 'Projektstrukturplan' befindet sich der Tab 'Projektinfo' 
   • Sie finden dort eine Übersicht über das ausgegebene Budget, die Marge und die verfolgte Zeit:
     • Ausgegebenes Budget = (abrechenbare Zeit + Material) * Verkaufspreis.
     • Marge = Wenn die Zeiterfassung als abrechenbar markiert ist, wird die Marge zwischen Preis und Kosten zu Ihrem Gewinn addiert. Wenn die Zeiterfassung nicht abrechenbar ist, erhöhen sich die Kosten, der Gewinn jedoch nicht.
   • Es gibt auch ein Feld „Beschreibung“, in dem Sie weitere Details zu Ihrem Projekt angeben können.
   • Unterhalb der Beschreibung finden Sie das Feld "Kunden" mit einer Übersicht über die mit Ihrem Projekt verbundenen Kunden. Sie können einen Hauptkunden zu Ihrem Projekt hinzufügen, indem Sie auf das Sternsymbol neben dem Namen eines Kunden klicken:
     • Dies ist der Standardkunde für neue Aufgaben, Zeiterfassungen und Rechnungen im Projekt.
     • Der Hauptkunde eines Projekts wird in den Kundendatenfeldern fett dargestellt.

   • Unterhalb den Kunden finden Sie eine Übersicht über die Dateien, die zu diesem Projekt hinzugefügt wurden. Oder fügen Sie hier ganz einfach neue Dateien hinzu. 

   • Unten auf der Seite finden Sie "Aktivitäten":
     • Wenn ein Projekt erstellt, abgeschlossen, wieder eröffnet oder umbenannt wird, wird dies hier vermerkt.
     • Es können auch Notizen hinzugefügt werden
6. Der dritte Tab auf der Projektseite ist der Tab 'Rechnungen', in der Sie Ihr Projekt in Rechnung stellen oder die Ihrem Projekt beigefügten Rechnungen finden können. Lesen Sie hier alles über die Rechnungsstellung für ein Projekt.

Notiz

Es ist nicht möglich, Ihrem Projekt eine Besprechung hinzuzufügen. Sie können jedoch die bei einer Besprechung erfasste Zeit über Rechnungen > 'Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen' abrechnen und beim Erstellen der Rechnung diese Rechnung dennoch mit Ihrem Projekt verknüpfen. Es wird dann im Tab 'Rechnungen' des Projekts angezeigt.

Projektübersicht

Wenn Sie zu Ihrem Projektmodul navigieren, können Sie alle Ihre Projekte in einer praktischen Übersicht finden. Dies ist wertvoll, da es eine effektive Verfolgung offener oder laufender Projekte und eine effiziente Filterung nach bestimmten Kriterien ermöglicht. Lesen Sie mehr darüber hier.

Neben einer Listenübersicht über Ihre Projekte können Sie diese auch auf einer Zeitleiste finden. Lesen Sie alles über die Zeitleistenansicht in Projekten.

Das war's, Sie sind bereit, Ihre ersten Projekte in Teamleader Focus zu erstellen! Möchten Sie mehr über das Projektmodul erfahren? Klicken Sie hier.