Ofrecer diferentes opciones a tu cliente forma parte del proceso de venta. La mentalidad de los clientes los lleva a comparar y buscar la mejor oportunidad. Aquí es donde la posibilidad de crear varios presupuestos por oportunidad entra en juego. En este artículo aprenderás más sobre esta funcionalidad y lo que puedes hacer con ella: 




¿Qué?

La distancia que separa a los clientes potenciales de los efectivos es corta: consiste en convencer a tu cliente de la conveniencia de tus productos o servicios mediante un presupuesto, conseguir que este se firme y convertir el presupuesto en una factura. 


Sin embargo, vender algo a tu cliente a menudo implica ofrecer diferentes opciones para la misma oportunidad, para que tu cliente pueda elegir la que considera más conveniente. Teamleader Focus te permite crear varios presupuestos por oportunidad.


Nota: los presupuestos múltiples se centran en ofrecer diferentes opciones para la misma oportunidad. Si ofreces un bien/servicio (completamente) diferente a tu cliente, entonces te aconsejamos que crees una nueva oportunidad.


¿Cómo?

Para crear múltiples presupuestos, primero tendremos que empezar por crear una nueva oportunidad. Una vez creada la oportunidad, ve a la vista general de la oportunidad, donde encontrarás información detallada sobre la misma. 


En segundo lugar, empieza a crear el primer presupuesto para la oportunidad:

  • Haz clic en el icono del signo + situado junto a "Haz seguimiento de tu oportunidad abierta".
  • Añade los elementos de tu presupuesto y elige una plantilla de presupuesto
  • Guarda el presupuesto


A continuación, hay diferentes formas de añadir múltiples presupuestos. Las enumeramos aquí:


Desde cero

Utiliza el icono del signo + situado junto a "Haz seguimiento de tu oportunidad abierta" para empezar a añadir presupuestos adicionales. Utiliza esta opción si el presupuesto adicional que deseas crear difiere (mucho) de la primera; por ejemplo, si necesitas añadir muchos productos diferentes al presupuesto. 


Duplicar un presupuesto dentro de la misma oportunidad

Si el segundo presupuesto que deseas crear difiere ligeramente del primero (por ejemplo, el precio ha cambiado), utiliza esta opción para duplicar el primer presupuesto que creaste dentro de la misma oportunidad:

  • Haz clic en los tres puntos situados junto al primer presupuesto de la oportunidad
  • Selecciona Copiar. Encontrarás más información sobre cómo copiar un presupuesto en este artículo.
  • En la siguiente pantalla, selecciona "Oportunidad > Oportunidad actual":
  • Haz clic en Ir al presupuestoAquí encontrarás una copia de tu presupuesto original. Realiza las adaptaciones que desees editando los artículos o los precios. 
  • Haz clic en Guardar
  • En la siguiente pantalla puedes dar un nombre a tu presupuesto adicional. Llámalo "Presupuesto X-opción 2", por ejemplo, para que puedas identificar la variación más fácilmente. Lee todo sobre el cambio de nombre de los presupuestos aquí. Si quieres mostrar el nombre de tu presupuesto en el pdf de tu documento también, no olvides utilizar el shortcode $QUOTATION_NAME$.


Copiar un presupuesto (de otra oportunidad)

Otra opción es crear un presupuesto adicional pero utilizando el contenido de un presupuesto ya existente de otra oportunidad:

  • Haz clic en el icono del signo + para añadir un presupuesto adicional a la oportunidad
  • Haz clic en Utilizar un presupuesto existente en la esquina superior derecha
  • Elige un cliente y una oportunidad + presupuesto
  • Haz clic en Ir al presupuesto

Nota: también existe la opción de guardar el presupuesto como una plantilla, puedes leer más al respecto aquí.


Un presupuesto aceptado por oportunidad

Puedes crear varios presupuestos por oportunidad, pero sólo uno de ellos puede ser aceptado.

Te aconsejamos crear una nueva oportunidad diferente y un presupuesto nuevo para esa oportunidad si quieres que el mismo cliente acepte más de un presupuesto. 


Marcar un presupuesto como aceptado

Cuando hay varios presupuestos por oportunidad, no hay una relación 1 a 1 con la oportunidad, por lo que mover la fase de la oportunidad a "ganada" no es suficiente para marcar un presupuesto como aceptado.


Un presupuesto puede ser aceptado de dos maneras:

  • A través de CloudSign; cuando tu cliente marque uno de los presupuestos como aceptado, se aceptará automáticamente en Teamleader Focus y tu oportunidad se marcará como ganada
  • Marcando manualmente un presupuesto como aceptado:
    • Haz clic en los tres puntos junto al presupuesto que deseas marcar como aceptado
    • Selecciona Marcar como aceptado

Caso práctico: "¿Qué pasa si se aceptó el presupuesto equivocado en mi oportunidad y mi cliente quiere aceptar otro en su lugar?"

  1. Edita el presupuesto aceptado originalmente haciendo clic en los tres puntos que aparecen junto a él > Editar
  2. No es necesario que cambies el contenido del presupuesto, simplemente haz clic en Guardar
  3. El estado del presupuesto cambia de "Aceptado" a "No enviado".
    Importante: al editar un presupuesto ya aceptado también se eliminará del documento la firma de tu cliente.
  4. Tu cliente puede ahora aceptar (uno de) los otros presupuestos.

Creación de documentos a partir de presupuestos

Como ya se ha dicho, sólo se puede aceptar un presupuesto por oportunidad. El presupuesto aceptado tendrá prioridad, pero el sistema mantiene su flexibilidad para que puedas crear otros documentos para el/los otro(s) presupuesto(s).


Al crear un documento, puedes elegir a partir de cual de los presupuestos deseas continuar:


En una oportunidad abierta, puedes crear los siguientes documentos: 

  • Otro presupuesto
  • Proyecto
  • Confirmación de pedido


En una oportunidad ganada, puedes crear los siguientes documentos:

  • Otro presupuesto
  • Factura
  • Proyecto
  • Pedido
  • Confirmación de pedido
  • Albarán de entrega

Estatus del presupuesto

El estatus de tus presupuestos siempre será visible en la página de resumen de la oportunidad, lo que te permitirá tener una mejor visión de conjunto. Un presupuesto puede tener los siguientes estatus:


  • No enviado: aún no has enviado este presupuesto a tu cliente
  • Enviado: has enviado este presupuesto a tu cliente
  • Aceptado: el cliente ha firmado el presupuesto a través de CloudSign o lo has marcado como aceptado manualmente. Un presupuesto aceptado siempre estará en la parte superior de la lista en una pestaña separada.


Vista previa de tu(s) presupuesto(s) en CloudSign

Antes de enviar tu(s) presupuesto(s) a tu cliente, es posible que desees obtener una vista previa del/de los presupuesto(s) para ver cómo se va en CloudSign. Lee más aquí.


Envío de múltiples presupuestos

Con la funcionalidad de presupuestos múltiples, es posible enviar varios presupuestos de una sola vez a tu cliente.

  • En la sección Haz seguimiento, haz clic en el botón Enviar presupuestos:
  • Marca las casillas junto a los presupuestos que deseas enviar
  • En la siguiente pantalla encontrarás un resumen sobre cómo se enviarán exactamente los presupuestos (a través de CloudSign y/o mediante archivos adjuntos)

    Notas:
    • Para asegurarte de que los presupuestos se envían a través de CloudSign, añade la variable #LINK a tu plantilla de email para enviar presupuestos. Si no incluyes la variable #LINK, los presupuestos no estarán disponibles en CloudSign. 
    • La opción 'A través de archivos adjuntos' enlaza con la pestaña presente en  Parametrización > Oportunidades > Enviar presupuestos como archivos adjuntos cuando se envíen a los clientes
      Asegúrate de que la pestaña está activada cuando quieras enviar también tus presupuestos como archivo adjunto.
    • Cuando envíes un presupuesto de una oportunidad específica utilizando CloudSign, todos los presupuestos en línea de esta oportunidad estarán automáticamente disponibles para que tu cliente los consulte, es decir, no hay un enlace separado para cada presupuesto. Si sólo quieres mostrar un presupuesto, asegúrate de eliminar los demás de CloudSign. Lee más sobre la disponibilidad de los presupuestos en CloudSign aquí. Añade otros archivos adjuntos si lo deseas o elige una plantilla aquí.
  • Haz clic en Enviar presupuestos

Actividad de CloudSign

Una vez que hayas enviado tu(s) presupuesto(s) a través de CloudSign, hay actividades interesantes a las que puedes echar un vistazo para seguir lo que ocurre con tu(s) presupuesto(s). Lee todo sobre las actividades en CloudSign aquí.


Además, puedes elegir que un presupuesto esté disponible o no en CloudSign, o copiar el enlace de CloudSign. Descubre más detalles aquí.


Cantidad de la oportunidad frente al margen


Tener varios presupuestos por oportunidad tiene un impacto tanto en la cantidad de la oportunidad como en el margen.


Al mostrar la cantidad y el margen de la oportunidad, se tendrá en cuenta la media de las cantidades/los márgenes de los presupuestos abiertos. 


Para saber como se ha determinado la cantidad de la oportunidad, puedes visualizar el cálculo por oportunidad haciendo clic en Ver cálculo en los detalles de la oportunidad:


Cuando uno de los presupuestos es aceptado, la cantidad de la oportunidad y el margen serán los del presupuesto aceptado. 


Eliminación de un presupuesto

Puede ser que hayas cometido un error en uno de tus presupuestos o que simplemente quieras deshacerte de uno de ellos Lee este artículo para saber cómo puedes eliminar presupuestos con tan solo un par de clics.