Cada vez somos más conscientes sobre la necesidad de reciclar y de evitar el uso excesivo del papel, y hoy en día con el auge de las nuevas tecnologías, todos sabemos que los documentos digitales son el futuro. Teamleader Focus sigue el paso de los nuevos tiempos y por ello ha integrado a su sistema una serie de plataformas en la nube muy intuitivas para los usuarios. Gracias a estas plataformas, tu pila de papeles se reducirá significativamente.

Una de ellas es CloudSign, una aplicación perfecta para enviar presupuestos y permitir que tus clientes los acepten en línea.


En este artículo veremos:

  • Configuración
  • ¿Cómo enviar presupuestos? 
  • ¿Qué ve el cliente que recibe el presupuesto?
  • Aceptación del presupuesto:
    • En Teamleader Focus
    • Para tu cliente
  • Opciones de personalización


Configuración

En lugar de enviar el presupuesto a tu potencial cliente mediante correo electrónico y que este lo imprima, lo firme y te lo reenvíe, puedes enviarle directamente un email con un enlace específico a la aplicación CloudSign. Sigue estos pasos para configurarlo:

  1. Dirígete a Parametrización > Oportunidades
  2. Busca el apartado 'Plantillas de email para presupuestos' y haz clic en el botón + para crear una nueva plantilla o haz clic en una ya existente. 
  3. Escribe el contenido del email deseado, y añade el parámetro #LINK  en el texto de acuerdo a tus preferencias.  Cuando envíes el presupuesto a tu cliente desde Teamleader Focus, la variable #LINK será visualizada como 'Ver presupuesto en línea'
  4. Haz clic en 'Guardar'.


¿Cómo enviar presupuestos?

  1. Ve a la página de la oportunidad en cuestión. 
  2. Ve a 'Haz seguimiento de tu oportunidad abierta'. Asegúrate de que has creado un presupuesto.
    Nota: Haz clic en los 3 puntos > Vista previa en CloudSign junto a tu presupuesto si deseas ver una vista previa del mismo antes de enviarlo a tu cliente. 
  3. Haz clic en los 3 puntos al lado de tu presupuesto y selecciona Enviar, o haz clic en el botón en la esquina inferior derecha y selecciona Enviar presupuestos si deseas enviar más de un presupuesto. Lee todo sobre los múltiples presupuestos por oportunidad aquí.
  4. La dirección de email a la que se enviará el presupuesto vendrá automáticamente rellenada con la del cliente, pero puedes editarla si lo deseas.
  5. En el campo 'Plantilla', podrás elegir la plantilla que incluya el enlace que ha creado anteriormente.
  6. Haz clic en 'Enviar presupuesto(s).


¿Qué ve el cliente que recibe el presupuesto?

Una vez tu cliente ha recibido el email y ha hecho clic en el enlace 'Ver presupuesto en línea', será automáticamente redirigido a una plataforma en la nube llamada CloudSign, de Teamleader Focus. Aquí verá lo siguiente:


Tu cliente puede:

  • Acceder a todos los presupuestos en línea relacionados con la oportunidad (lee más sobre la disponibilidad en línea aquí)
    • Aceptar el presupuesto o uno de los presupuestos firmándolo

      • Al firmar, tu cliente debe introducir su nombre y su firma (dibujando o escribiendo), de lo contrario el botón "Firmar" permanecerá en gris

      • Si tienes varios presupuestos por oportunidad, sólo puede aceptar un presupuesto por oportunidad.

  • Descargar el presupuesto en PDF haciendo clic en Descargar
  • Hacer preguntas sobre el presupuesto o hacer observaciones haciendo clic en Enviar email
    • Puedes encontrar más información sobre dónde se envían los comentarios añadidos en CloudSign aquí


Disponibilidad y actividad en CloudSign

Con los múltiples presupuestos, puedes elegir los presupuestos por oportunidad que quieres poner a disposición (en línea) o no (fuera de línea) de tu cliente en CloudSign. Descubre todo sobre la disponibilidad de CloudSign aquí.


La actividad de tu cliente en la plataforma de CloudSign es rastreada y puedes acceder fácilmente a ella. Descubre todo sobre la actividad de CloudSign aquí.


Aceptación del presupuesto

Si tu cliente decide firmar el presupuesto o uno de los presupuestos se realizarán algunas acciones en Teamleader Focus. Tu cliente también recibe un correo electrónico de confirmación con el presupuesto firmado.


En Teamleader Focus

  • El empleado responsable de la oportunidad y el gestor de cuentas de la empresa serán notificados inmediatamente del presupuesto aceptado por correo electrónico y en Teamleader Focus.

    Nota:
    Todos los administradores de la cuenta también serán informados de cada presupuesto aceptado por notificación y por correo electrónico, pero sólo si el control deslizante "Notificarme cuando se acepte un presupuesto" está activado en Parametrización > Oportunidades > Preferencias. Cada administrador tiene que habilitar esto individualmente.

  • Verás que el estatus de la oportunidad ha cambiado de forma automática a 'Ganada' y que el presupuesto recibirá la etiqueta 'Aceptado'.  El presupuesto aceptado también estará en la parte superior de la lista:
  • Esta información se actualiza en las Actividades de la oportunidad;
  • Puedes encontrar el presupuesto firmado (y las versiones anteriores del presupuesto) en 'Archivos' en la página de la oportunidad.
    • Nota: Para que la firma del cliente aparezca en el presupuesto, es necesario añadir uno de los siguientes códigos abreviados a tu plantilla de presupuesto.
      Para que la validez legal de un presupuesto firmado sea más evidente, también almacenamos tanto la marca de tiempo de la firma (indicada en la Hora media de Greenwich (GMT)) como la dirección IP del firmante. Ambas se mostrarán en tu presupuesto si utilizas uno de los tres códigos abreviados para la firma mencionados anteriormente.

Para tu cliente

Después de aceptar el presupuesto, tu cliente recibirá una "Confirmación de la firma del presupuesto" en su buzón de correo electrónico. Este correo electrónico incluye una copia en pdf del presupuesto con su firma y menciona que en caso de cualquier inconveniente puede ponerse en contacto contigo. 

Nota: este correo electrónico no es personalizable y difiere del "Correo electrónico tras la aprobación de un presupuesto a través de CloudSign", sobre el que puedes leer aquí.


Opciones de personalización

También puedes personalizar tu entorno CloudSign y por extensión todas las plataformas en la nube disponibles en  Teamleader Focus. Descubre todos los detalles aquí.