L’ecologia fa risparmiare soldi. E lo sappiamo tutti: nel futuro non si userà più la carta. A Teamleader Focus ne siamo consapevoli e offriamo soluzioni grazie a piattaforme facili da utilizzare, che ti permetteranno di snellire molto la tua pila di documenti. Una di queste piattaforme è Cloudsign – lo strumento perfetto per inviare preventivi online e farli accettare ai tuoi clienti.


In questo articolo vedremo: 

  • La configurazione di Cloudsign
  • L'invio dei preventivi
  • La vista del preventivo da parte del cliente
  • L'accettazione del preventivo in Teamleader Focus
    • in Teamleader Focus
    • per il tuo cliente
  • Opzioni di personalizzazione


Configurazione


  1. Vai su "Impostazioni" e clicca su "Opportunità"
  2. Vai su "Modello email per i preventivi" e clicca su "+" per crearne uno oppure modifica uno di quelli già esistenti. 
  3. Nel corpo della mail aggiungi il parametro #LINK, che verrà visualizzato come "visualizza ed accetta preventivo online" quando mandi l’email al tuo cliente.
  4. Clicca su Salva



Invio preventivo/i

  1. Vai alla pagina dettagliata dell'opportunità in questione
  2. Vai su 'Azioni di follow-up opportunità'. Assicurati di aver creato un preventivo
    Nota: Clicca sui 3 puntini > Anteprima su CloudSign per vedere prima un'anteprime del preventivo prima di inviarlo al cliente. 
  3. Clicca sui tre puntini accanto al preventivo e clicca su Invia via e-mail o clicca sul pulsante in basso a destra Invia preventivi se vuoi inviare più preventivi. Per maggiori informazioni sui preventivi multipli, clicca qui.
  4. L'indirizzo e-mail è compilato in automatico ma può essere modificato o sostituito come meglio credi. 
  5. Accanto a Modello, puoi selezionare il modello di e-mail che hai appena creato
  6. Clicca su "Invia preventivo/i"


Vista del preventivo da parte del cliente


Quando il tuo cliente farà clic sul link  "Visualizza preventivo online" nell'email che avranno ricevuto, verranno reindirizzati verso Cloudsign.


Nota: un preventivo su Cloudsign può essere visualizzato (e firmato) dal desktop di un computer, da un tablet o da uno smartphone.


Questo è quello che il tuo cliente vedrà.




Il cliente potrà:

  • Accedere a tutti i preventivi che sono online. (Clicca quiper maggiori informazioni)
    • Accettare il preventivo/ uno dei preventivi firmandolo
      • Quando firma, il tuo cliente dovrà inserire il suo nome e la sua firma (sia scrivendo o disegnando), altrimenti il tasto "Firma" rimarrà grigio
      • Se hai preventivi multipli, il cliente può accettare solo un preventivo per un'opportunità
  • Scaricare il preventivo come pdf facendo clic su "Scarica"
  • Dare dei feedback o chiedere maggiori informazioni riguardo al preventivo facendo clic su "Invia e-mail"
    • Maggiori informazioni su dove viene inviato il feedback su CloudSign possono essere trovate qui


Disponibilità e attività CloudSign 

Con i preventivi multipli, puoi scegliere quali preventivi vuoi rendere disponibili (online) o non disponibili (offline) al tuo cliente su CloudSign. Scopri tutto sulla disponibilità di CloudSign qui.


L'attività del tuo cliente sulla piattaforma CloudSign viene tracciata e può essere facilmente consultata da te. Scopri tutto sull'attività CloudSign qui.


Preventivo accettato

Se il tuo cliente sceglie di firmare il preventivo/uno dei preventivi, alcune azioni vengono effettuate in Teamleader Focus. Il tuo cliente riceve anche una mail di conferma contenente il preventivo firmato.

In Teamleader Focus

  • Il responsabile dell'opportunità e il gestore account del cliente verranno informati immediatamente tramite una notifica in Teamleader Focus e una via mail

    Nota:

    Tutti gli amministratori verranno anche informati dell'accettazione del preventivo ma solo se il cursore 'Inviami una notifica quando un preventivo è stato accettato' è attivato in Impostazioni > Opportunità > Preferenze. Ogni amministratore deve attivare il cursore nel suo account.

  • Vedrai anche che lo stato dell'opportunità è automaticamente cambiata in "Vinta" e che il preventivo avrà l'etichetta 'Accettato'. Il preventivo accettato sarà in cima della lista di preventivi.


  • Queste informazioni sono aggiornate nello storico dell'opportunità
  • Puoi trovare il preventivo firmato (e le versioni precedenti del preventivo) sotto 'File' sulla pagina dell'opportunità.
    • Nota: Se la firma del cliente deve essere visibile sul preventivo, bisogna aggiungere uno dei seguenti shortcodes al tuo modello del preventivo:


Per rendere più evidente la validità legale di un preventivo firmata, memorizziamo anche sia il "timestamp" (mostrato nell'ora media di Greenwich (GMT)) della firma che l'indirizzo IP del firmatario. Entrambi verranno visualizzati sul preventivo se si utilizza uno dei tre codici brevi di firma sopra menzionati.


Per il tuo cliente

Dopo aver accettato il preventivo, il cliente riceverà una "conferma della firma del preventivo" nella sua casella di posta elettronica. Questa e-mail include una copia in pdf del preventivo con la firma del tuo cliente e menziona che in caso di problemi il tuo cliente può contattarti.

Nota: questa e-mail non è personalizzabile e differisce dalla "E-mail dopo l'approvazione di un preventivo tramite Cloudsign" su cui puoi leggere qui.

Opzioni di personalizzazione

Puoi anche personalizzare il tuo ambiente Cloudsign e per estensione tutte le piattaforme cloud in Teamleader Focus. Leggi tutto qui.