Ecologie is hét sleutelwoord van de 21ste eeuw. En wat we je ongetwijfeld niet meer hoeven te vertellen: the future is digital. Met Teamleader Focus speel je handig in op deze trends dankzij de gebruiksvriendelijke cloudplatformen. Platformen die jouw papierstapel voorgoed naar de prullenmand verwijzen! Eén van die platformen is CloudSign – de perfecte tool om offertes digitaal uit te sturen en te laten goedkeuren door je klant.


In dit artikel kom je alles te weten over:

  • De setup van het CloudSign-platform
  • Hoe offertes te verzenden met CloudSign
  • Wat de klant te zien krijgt
  • CloudSign-beschikbaarheid & CloudSign-activiteit
  • Aanvaarde offertes
    • In Teamleader Focus
    • Voor je klant
  • Personalisatie

De setup

Tenzij je liever je offertes per post verstuurt, kan je in de e-mail een link toevoegen naar het CloudSign-platform: 

  1. Navigeer naar Instellingen en kies voor het tabblad Deals
  2. Zoek de widget 'Standaard e-mails voor verzenden offertes' en klik op het potloodje van de template waaraan je de link wilt toevoegen.
  3. Voeg de variabele #LINK toe aan de body van je mail en klik op Opslaan. De klant krijgt op deze plaats de zin 'Offerte online raadplegen' te zien.
  4. Klik op Opslaan


Offertes verzenden

  1. Navigeer naar de dealpagina in kwestie.
  2. Ga naar 'Volg je open deal op'. Zorg ervoor dat er een offerte werd aangemaakt.
    Opmerking: Klik op de drie puntjes > Voorbeeld op CloudSign naast je offerte als je eerst een voorbeeld wil bekijken voor je de offerte verstuurt
  3. Klik op de drie puntjes naast je offerte en kies voor Verzenden via e-mail, of klik op de knop Verzend offertes in de rechterbenedenhoek als je meer dan een offerte wil verzenden. Lees hier alles over meerdere offertes per deal.
  4. Het verzendadres wordt automatisch ingevuld, maar dit kan je uiteraard aanpassen indien nodig.
  5. Bij Template kies je een template waaraan je een link hebt toegevoegd.
  6. Klik op Verzend offerte(s).


Wat de klant te zien krijgt

Wanneer je klant op de link 'Offerte online raadplegen' klikt, worden ze naar CloudSign gestuurd. 


Opmerking: Een offerte op CloudSign kan bekeken (en ondertekend) worden op een desktop, tablet of mobiele telefoon. 


Dit is wat je klant te zien krijgt:


Je klant kan:

  • Alle online offertes gelinkt aan de deal bekijken (lees hier meer over online beschikbaarheid)
    • (Een van) de offerte(s) aanvaarden door deze te tekenen
      • Om te ondertekenen zal je klant zowel hun naam als handtekening (getekend of getypt) moeten toevoegen, anders blijft de 'Tekenen'-knop grijs.
      • Wanneer je meerdere offertes per deal hebt kan je slechts één offerte per deal aanvaarden
  • De offerte downloaden als PDF door te klikken op Downloaden.
  • Vragen stellen over de offerte of feedback geven door te klikken op Verzend e-mail.
    • Meer info over waar je deze feedback kan terugvinden, vind je hier


CloudSign-beschikbaarheid & CloudSign-activiteit

Met meerdere offertes per deal kan je kiezen welke offertes je beschikbaar (online) of onbeschikbaar (offline) maakt voor je klant op CloudSign. Lees hier alles over CloudSign-beschikbaarheid.


De activiteit van je klant op het CloudSign-platform wordt bijgehouden en kan makkelijk door jou geraadpleegd worden. Lees hier alles over CloudSign-activiteit.


Aanvaarde offertes 

Als je klant beslist (een van) de offerte(s) te aanvaarden, zullen er enkele acties worden uitgevoerd in Teamleader Focus. Je klant ontvangt ook een bevestigingsmail met de ondertekende offerte.


In Teamleader Focus

  • De dealverantwoordelijke en de accountmanager van het bedrijf worden onmiddellijk op de hoogte gesteld van de aanvaarde offerte via e-mail en in Teamleader Focus.

    Opmerking:
    Alle admins van het account zullen ook een melding via e-mail krijgen voor elke aanvaarde offerte, maar enkel als de optie 'Breng mij op de hoogte van alle gewonnen deals' is ingeschakeld onder Instellingen > Deals > Voorkeuren. Elke admin-gebruiker zal dit persoonlijk in zijn of haar account moeten instellen.

  • Je zal ook zien dat de dealfase automatisch wordt aangepast naar 'Gewonnen', en dat de offerte de status 'Aanvaard' krijgt. De aanvaarde offerte zal bovendien bovenaan de lijst staan:
  • Deze informatie wordt aangepast in de Activiteit van de deal.
  • Je kan de getekende versie (en eerdere versies) van de offerte terugvinden in het onderdeel "Files" op je dealpagina.
    • Opmerking: Om de handtekening van je klant op de offerte te plaatsen, moet je één van onderstaande shortcodes aan de template van je offerte toevoegen: 


      Om de rechtsgeldigheid van een aanvaarde offerte nog meer te onderstrepen, slaan we zowel de tijdstempel van de handtekening (weergegeven in Greenwich Mean Time (GMT)) als het IP-adres van de ondertekenaar op. Beiden zullen zichtbaar zijn op de offerte als je een van de drie shortcodes hierboven gebruikt.


Voor je klant

Nadat de offerte aanvaard is, zal je klant een 'Tekenbevestiging offerte' via e-mail ontvangen. Deze e-mail bevat een kopie in PDF van de offerte met handtekening, en laat weten aan je klant dat ze je kunnen contacteren in geval van vragen.
Opmerking: Deze e-mail kan niet aangepast worden en is niet hetzelfde als de 'E-mail na aanvaarding van een offerte via CloudSign', daarover lees je meer hier


Personalisatie

Je kan je CloudSign-omgeving en andere cloudplatformen ook personaliseren. Lees er hier alles over.