InvoiceCloud is een platform waarop je klanten hun facturen online kunnen zien, downloaden en zelfs betalen. Voor dat laatste heb je een integratie nodig met Mollie of Stripe, en zo kunnen je klanten zelf hun betaalmethode kiezen.



In dit artikel leer je hoe je InvoiceCloud kan gebruiken en in het geval van betalingen, hoe je de integratie met Mollie en/of Stripe kan instellen.

  • Geef je klanten toegang tot InvoiceCloud
  • Je factuur verzenden
  • InvoiceCloud
  • Facturen online betalen: Mollie & Stripe
  • Setup Stripe
  • Setup Mollie


Geef je klanten toegang tot InvoiceCloud

Zoals CloudSign wordt gebruikt voor het versturen van je offertes naar je klanten, kan iets gelijkaardigs worden ingesteld voor het versturen van facturen via e-mail. Je kan in je e-mail een variabele opnemen die wordt omgezet in een link wanneer de klant deze ontvangt. Via deze link komt de klant terecht op zijn/haar unieke InvoiceCloud-platform, waar hij/zij alle huidige en vorige facturen en hun status kan bekijken, downloaden en online betalen (als je deze integratie instelt).


Om de link naar InvoiceCloud in je e-mailtemplates te zetten volg je deze stappen: 

  1. Navigeer naar Instellingen > Facturen > E-mailtemplates voor facturen
  2. Klik op +
  3. Maak je template aan en voeg de variabele #LINK ergens in je template toe.
    Opmerking: Je kan ook de templates gebruiken en/of bewerken die in Teamleader Focus standaard aangemaakt werden bij het opzetten van je account.

Je factuur verzenden

Wanneer je je factuur verzendt naar je klant, mag je niet vergeten om een template te selecteren met de hierboven vermelde variabele #LINK in. Tijdens het verzenden zal #LINK worden vervangen door <link> in de e-mail editor.
De e-mail die je klant ontvangt ziet er zo uit:

  • De variabele #LINK is automatisch gewijzigd in de zin 'Factuur online bekijken';
  • De online factuur zelf zal zichtbaar zijn en je kan erop klikken via een thumbnail;
  • De pdf van je factuur zal als bijlage worden toegevoegd aan de e-mail.


Lay-out van de e-mail

Je kan bovenstaande lay-out van de factuur-e-mail wijzigen door naar Instellingen > E-mail lay-out > Voorkeuren te gaan.
Schakel de slider 'Pas thumbnail en achtergrond toe op e-mails offertes en facturen' uit als je liever je eigen lay-out gebruikt. Hou er rekening mee dat hierdoor de bovenstaande thumbnail en grijze achtergrond zullen verdwijnen en er enkel 'platte tekst' zal worden weergegeven.


InvoiceCloud

Nadat je klant op de InvoiceCloud-link heeft geklikt zal deze een pagina gelijkaardig aan deze pagina zien:
Je kan je logo zelf kiezen en je kan de kleuren van de interface naar je eigen smaak inrichten. Lees er hier alles over. Daarenboven is de interface mobile-friendly en zal deze steeds in de taal van de klant weergegeven worden. Het browsertabblad zal de naam van je bedrijfsentiteit vermelden.


Het is altijd mogelijk om de InvoiceCloud-link te kopiëren om na te kijken hoe je omgeving eruit ziet voor je klant, of om deze link naar iemand te verzenden. Ga hiervoor naar de factuur in je Teamleader Focus-account, klik op de drie puntjes naast 'Info' en kies InvoiceCloud-link kopiëren. Open de link in een nieuwe tab om de omgeving te zien.


Op het eigenlijke platform heb je een aantal opties:

  • Uiteraard kan je klant de inhoud van de factuur bekijken die je hem/haar hebt verzonden.
    • Openstaand bedrag
      Wanneer een factuur te laat is en er intrest- en/of herinneringskosten werden ingesteld, dan zal de knop Bekijk berekening onderaan zichtbaar zijn. Deze berekening zal je klant helpen begrijpen waar de extra kosten vandaan komen.
    • Te betalen op
      De vervaldatum van de factuur wordt weergegeven. Als een factuur te laat is zal er staan hoe lang deze te laat is.
    • Creditnota
      Als er een creditnota gelinkt is aan je factuur, dan zal deze zichtbaar zijn als tab naast de gelinkte factuur. De Bekijk berekening-knop zal het factuurbedrag min het gecrediteerde bedrag weergeven.
  • De klant kan de factuur downloaden om deze b.v. later uit te printen
    • De factuur zal worden gedownload als pdf-bestand
    • Wanneer een klant een factuur downloadt met een of meer gelinkte creditnota's, dan zal een zip-bestand met beide pdf-bestanden worden gedownload.
  • Als de klant vragen heeft kan hij/zij feedback op de factuur geven door op de knop Verzend e-mail te klikken.
    • Lees hier alles over de feedback op onze cloudplatformen.
  • In InvoiceCloud kan de klant ook heel zijn facturenhistoriek raadplegen. Men krijgt een heel overzicht van de hele geschiedenis van alle facturen die ooit binnen Teamleader Focus verzonden zijn, ongeacht hoelang je al gebruik maakt van InvoiceCloud. Zo heeft de klant altijd een manier om oude facturen te raadplegen mocht er ooit twijfel bestaan.
    Het overzicht is onderverdeeld in:
    • Open facturen
      De klant kan zijn of haar onbetaalde facturen raadplegen in dit overzicht, en als je ook de integratie met Mollie of Stripe instelt (cf. hieronder), dan kan de klant meteen van de gelegenheid gebruik maken om deze facturen nog te voldoen!
    • Betaalde facturen
      Als er op een betaalde factuur wordt geklikt zal er meer informatie zichtbaar worden, zoals het Totaalbedrag (met een 'Bekijk berekening'-knop) en de datum waarop de factuur betaald werd.
    • Gecrediteerde facturen
  • Je kan facturen natuurlijk manueel op betaald zetten in Teamleader Focus, maar een belangrijke meerwaarde van InvoiceCloud is dat je klanten hun factuur ook meteen online kunnen betalen. Ze doen dit via de Factuur betalen-knop in de rechterbovenhoek.
    Je klanten hun facturen online laten betalen is enkel mogelijk als je een integratie met Mollie of Stripe hebt. Je kan er alles over lezen in het volgende deel van dit artikel.
    • Als klanten op Factuur betalen klikken, krijgen ze een widget te zien met alle betaalmethodes die jij hebt geactiveerd in Mollie of Stripe. 
    • Uit deze opties kan je klant zijn gewenste betaalmethode selecteren en het verschuldigde bedrag aan jou overmaken.
    • Is dit gebeurd, dan krijgt de factuur zowel in Teamleader Focus als op InvoiceCloud de status ‘Betaald’.
      Na betaling zal een e-mailnotificatie worden verzonden aan alle admins om hen op de hoogte te stellen van deze betaling. Er zal ook een betalingsbevestiging worden verzonden naar de klant.
      Opmerkingen
      • Als er iets misging tijdens de betaling zullen klanten een foutmelding krijgen. Als er 5 foutmeldingen op rij zijn zal de betalingsknop geblokkeerd worden voor een uur.
      • Mogelijk heb je de optie 'bankoverschrijving' geactiveerd in je betalingsintegratie. Denk eraan dat in dat geval de factuurstatus in Teamleader Focus niet automatisch op betaald zal worden gezet, aangezien wij niet kunnen controleren of die betaling succesvol was of niet. Je zal deze betalingen zelf moeten controleren, en de factuur handmatig op betaald moeten zetten.


Facturen online betalen: Mollie & Stripe

Je facturen online laten betalen door je klanten is een van de meest interessante functionaliteiten van onze InvoiceCloud. Om dit mogelijk te maken heb je een integratie met Mollie of Stripe nodig.

Mollie en Stripe zijn twee online diensten die je in staat stellen om online betalingen uit te voeren. Via de link met Teamleader Focus kan je klanten zo hun gewenste betaalmethodes aanbieden. Beide koppelingen kan je maken via de Integraties/Marketplace in je persoonlijk menu, rechtsboven onder je naam.


Multicurrency in InvoiceCloud

Als je factuur is opgemaakt in een andere valuta (niet in EUR), zijn zowel de Mollie- als de Stripe-integratie compatibel met multicurrency. Je klant zal online kunnen betalen met een creditcard. Het te betalen bedrag wordt omgezet naar EUR.


Setup Stripe

Stripe is een Amerikaans bedrijf dat zich specialiseert in online betalingen via credit card. Heb je nog geen account, geen zorgen. We maakten het je makkelijk: je kan rechtstreeks via Teamleader Focus een account aanmaken en koppelen.

Stripe zal je enkele vragen stellen in verband met je bedrijfsactiviteiten, je bankgegevens en je identiteit. Heb je dit allemaal ingevuld, dan dien je Stripe enkel nog autorisatie te verlenen en je account is gekoppeld!

Let op: Stripe accepteert enkel betalingen met credit card. Wil je ook andere betaalmethodes aanbieden, koppel je dus best ook met Mollie.

Setup Mollie

Mollie is een bedrijf uit Nederland dat een koppeling voorziet in de meeste betaalmethodes. Een account maak je aan via hun website. Omdat je betalingen uiteraard gevoelige informatie zijn, is het aanmaken van een account een vrij diepgaand gebeuren. We loodsen je hier door de nodige stappen:

1. Accountinformatie aanvullen
Nadat je je hebt geregistreerd op hun website, zal Mollie vragen om je accountinformatie aan te vullen. Hier dien je wat cruciale informatie over je bedrijf in te geven:


  • Btw-nummer.
  • Een rechtsgeldig persoon die bekend is bij de Kamer van Koophandel.
  • Een technisch contactpersoon. 


Hier ga je ook akkoord met de algemene voorwaarden van Mollie vooraleer je kan verdergaan.


2. Websiteprofiel aanmaken
Je websiteprofiel op Mollie bevat alle gegevens van de website waarmee je hun diensten wilt koppelen. Je website moet echter een aantal zaken verplicht bevatten; is dit niet het geval, dan zal je de koppeling niet kunnen maken. Hier vind je alvast de checklist die je ook op de website van Mollie kan controleren.


Heb je alles voor je website in orde gebracht, dan zal Mollie eerst een controle uitvoeren of alle gegevens zichtbaar genoeg zijn. Geen zorgen, deze controle gebeurt vrij snel. Zodra dit gebeurd is, zal je op de Developers-pagina je API-sleutel terugvinden. Deze hebben we later nodig om de koppeling met Teamleader Focus te maken.

3. Betaalmethodes activeren
Als stap 1 en 2 gelukt zijn, kunnen we over naar het échte werk: je betaalmethodes selecteren. Mollie biedt een uiteenlopende resem mogelijkheden zoals iDEAL, Bancontact, PayPal, credit card etc… De betaalmethodes die je hier selecteert, zullen ook als optie worden weergegeven op InvoiceCloud.

Voor sommige methodes zoals PayPal heb je ook een aparte account nodig. Mollie voorziet je dan ook in de nodige stappen voor de meeste betaalmethodes.

4. Uitbetalingen activeren
Last but especially not least moet je nu ook nog een rekening doorgeven waarop alle tegoeden die je ontvangt, kunnen doorgestort worden, met andere woorden: uitbetaling!

Vooraleer Mollie kan overgaan tot het uitbetalen van jouw inkomsten, moet je wel wat informatie uploaden:

  • Een kopie van je identiteitskaart
  • De belanghebbenden
  • Je bankrekeningnummer.

Heb je deze vier stappen succesvol overleefd, dan is je Mollie-account klaar om gekoppeld te worden aan Teamleader Focus.


5. Link met Teamleader Focus

Hiervoor gaan we richting Integraties/Marketplace onder je persoonlijk menu rechtsboven in Teamleader Focus. Je vindt er ‘Mollie’ terug onder ‘Betalingen'. Het enige wat je hier moet ingeven, is je API-sleutel.

Als je je puntje twee nog herinnert, weet je dat je deze sleutel kan terugvinden in je Mollie-account onder ‘Websiteprofiel’. Daar onderaan de pagina staat je unieke sleutel op je te wachten. Geef je deze in, dan is je account gelinkt aan Teamleader Focus. 


Dat was het, nu ben je helemaal klaar om je facturen snel en online te laten betalen!


Bekijk je graag onze video over betalingsintegraties? Dat kan hier (Engels):