InvoiceCloud ist eine Plattform, die es Ihren Kunden ermöglicht, ihre Rechnungen online einzusehen, herunterzuladen und zu bezahlen. Für letzteres müssen Sie die Integration aktivieren, damit Kunden ihre bevorzugte Zahlungsmethode über die Dienste von Mollie und Stripe auswählen können.



In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie InvoiceCloud verwenden und wie Sie für Zahlungen die Verknüpfung mit Mollie und/oder Stripe einrichten.

  • Geben Sie Ihren Kunden Zugang zu InvoiceCloud
  • Versand Ihrer Rechnung
  • InvoiceCloud
  • Rechnungen online bezahlen: Mollie & Stripe
  • Stripe einrichten
  • Mollie einrichten


Geben Sie Ihren Kunden Zugang zu InvoiceCloud

Ähnlich wie bei CloudSign, wenn es darum geht, Angebote an Ihre Kunden zu senden, kann dasselbe eingerichtet werden, wenn Sie Rechnungen per E-Mail an einen Kunden senden: In den E-Mail-Text können Sie einen Parameter einfügen, der in einen Link umgewandelt wird, wenn der Kunde ihn erhält. Über diesen Link gelangt der Kunde zu seiner einzigartigen InvoiceCloud-Plattform, wo er alle aktuellen und vergangenen Rechnungen und deren Status sehen, herunterladen und online bezahlen kann (wenn Sie diese Integration einrichten).


Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Link zu InvoiceCloud in Ihre E-Mail-Vorlagen aufzunehmen:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Rechnungen > E-Mail-Vorlagen für Rechnungen
  2. Klicken Sie auf das +-Symbol
  3. Erstellen Sie Ihre Vorlage und fügen Sie den Parameter #LINK irgendwo in Ihrem E-Mail-Text hinzu.

Hinweis: Sie können auch die Standardvorlagen verwenden und/oder bearbeiten, die Teamleader Focus bereits in Ihrem Konto erstellt hat.


Versand Ihrer Rechnung

Stellen Sie beim Senden der Rechnung an Ihren Kunden sicher, dass Sie eine Vorlage mit dem oben genannten #LINK darin auswählen. Beim Senden wird im E-Mail-Editor #LINK durch <link> ersetzt. Die E-Mail, die Ihr Kunde erhält, sieht folgendermaßen aus:


 

  • Der Parameter #LINK hat sich automatisch in den Satz „Diese Rechnung anzeigen“ geändert;
  • Die Online-Rechnung selbst wird über ein Vorschaubild sichtbar und anklickbar sein;
  • Das PDF Ihrer Rechnung wird an die E-Mail angehängt.

Layout der Rechnung

Sie können das obige Layout der Rechnungs-E-Mail leicht ändern, indem Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > Präferenzen navigieren. Deaktivieren Sie hier den Schalter „Wenden Sie das Miniaturbild und den Hintergrund auf Angebots - und Rechnungs-E-Mails an“, wenn Sie lieber Ihr eigenes Layout verwenden möchten. Denken Sie daran, dass dies dazu führt, dass das obige Miniaturbild und der Hintergrund verschwinden und nur „einfacher Text“ angezeigt wird.


InvoiceCloud

Nachdem Ihr Kunde auf den InvoiceCloud-Link geklickt hat, sieht er eine ähnliche Seite wie diese:

Sie können Ihr Logo und die Farben Ihrer Benutzeroberfläche nach Ihren Wünschen anpassen. Lesen Sie hier mehr darüber. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche mobilfreundlich und wird immer in der Sprache des Kunden sein. Auf der Registerkarte des Browsers wird auch der Name Ihrer Firmeneinheit erwähnt.


Es ist jederzeit möglich, den InvoiceCloud-Link zu kopieren, um beispielsweise eine Vorschau anzuzeigen, wie er für Ihren Kunden aussieht, oder um ihn an jemanden zu senden. Gehen Sie zur Rechnung in Ihrem Teamleader Focus-Konto, klicken Sie auf die drei Punkte neben „Info“ und wählen Sie InvoiceCloud-Link kopieren. Öffnen Sie den Link in einem neuen Tab, um eine Vorschau der Umgebung anzuzeigen. 


Auf der eigentlichen Plattform haben Sie einige Optionen.

  • Logischerweise kann Ihr Kunde den Inhalt der von Ihnen gesendeten Rechnung überprüfen.



  • Offener Betrag
    Wenn eine Rechnung überfällig ist und eine pauschale Verzugsgebühr und/oder Zinskosten festgelegt wurden, dann wird darunter die Schaltfläche 'Berechnung' angezeigt. Diese Zahlungsaufschlüsselungsberechnung hilft Ihrem Kunden zu verstehen, woher die zusätzlichen Kosten kommen.
  • Falligkeitsdatum

Das Fälligkeitsdatum der Rechnung wird angezeigt. Wenn eine Rechnung überfällig ist, wird angezeigt, wie lange sie überfällig ist.

  • Gutschrift

Wenn mit Ihrer Rechnung eine Gutschrift verknüpft ist, wird diese als Registerkarte neben der verknüpften Rechnung angezeigt. Die Schaltfläche 'Berechnung' zeigt den Rechnungsbetrag abzüglich des gutgeschriebenen Betrags an.


 


  • Der Kunde kann die Rechnung z.B. später weiterhin ausdrucken.
    • Die Rechnung wird als PDF-Datei heruntergeladen
    • Wenn ein Kunde eine Rechnung mit einer oder mehreren verknüpften Gutschriften herunterlädt, wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die beide PDF-Dateien enthält
  • Wenn der Kunde Fragen hat, kann er Feedback zur Rechnung posten, indem er auf die Schaltfläche E-Mail senden klickt.
  • Innerhalb von InvoiceCloud können Kunden ihre gesamte Rechnungshistorie einsehen. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über die gesamte Historie aller Rechnungen, die jemals mit Teamleader Focus versendet wurden, unabhängig davon, wie lange sie InvoiceCloud bereits nutzen. So hat der Kunde im Zweifelsfall immer die Möglichkeit, alte Rechnungen einzusehen.

Die Übersicht ist aufgeteilt in:

  • Offene Rechnungen

In dieser Übersicht kann der Kunde seine unbezahlten Rechnungen einsehen, und wenn Sie zusätzlich die Verbindung entweder mit Mollie oder Stripe einrichten (siehe unten), kann er sofort die Möglichkeit nutzen, diese zu bezahlen!

  • Bezahlte Rechnungen

Beim Zugriff auf eine bezahlte Rechnung werden weitere Informationen angezeigt, wie z. B. der Gesamtbetrag (mit der Schaltfläche „Berechnung anzeigen“) und das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde.

  • Gutgeschriebene Rechnungen

Sie können Rechnungen in Teamleader Focus manuell auf bezahlt setzen, aber noch wichtiger ist, dass Kunden ihre Rechnung tatsächlich sofort online über InvoiceCloud bezahlen können. Sie tun dies über die Schaltfläche 'Rechnung bezahlen' in der oberen rechten Ecke.

Ihren Kunden ihre Rechnungen online bezahlen zu lassen, ist nur über eine Integration mit Mollie oder Stripe möglich. Alles dazu können Sie in den folgenden Absätzen nachlesen. 

  • Wenn Kunden auf die Schaltfläche 'Rechnung bezahlen' klicken, sehen sie ein Widget mit den Zahlungsmethoden, die Sie in Mollie oder Stripe aktiviert haben.
  • Aus diesen Optionen kann der Kunde seine bevorzugte Option auswählen und den geschuldeten Betrag an Sie überweisen.
  • Sobald dies geschehen ist, erhält die Rechnung sowohl in Teamleader Focus als auch in InvoiceCloud den Status „bezahlt“.

Nach der Zahlung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Administratoren gesendet, die sie über die Zahlung informiert. Außerdem wird eine Zahlungsbestätigungs-E-Mail an Ihren Kunden gesendet.

Hinweise:

  • Wenn bei der Zahlung etwas schief gelaufen ist, erhalten Kunden eine Fehlermeldung. Bei 5 Fehlern hintereinander wird die 'Bezahl' Schaltflaeche für eine Stunde gesperrt. 
  • Möglicherweise haben Sie die Banküberweisungsoption in Ihrer Zahlungsintegration aktiviert. Beachten Sie, dass in diesem Fall der Rechnungsstatus in Teamleader Focus nicht automatisch auf 'bezahlt' gesetzt wird, da wir nicht überprüfen können, ob diese Zahlung erfolgreich war oder nicht. Sie müssen diese Zahlungen selbst überprüfen und die Rechnung manuell auf 'bezahlt' setzen.


Rechnungen online bezahlen: Mollie & Stripe

Dass Ihre Kunden ihre Rechnung(en) online bezahlen können, ist eine der interessantesten Funktionen unserer InvoiceCloud. Damit Ihre Kunden Ihre Rechnungen vor Ort bezahlen können, benötigen Sie eine Verbindung mit Mollie oder Stripe.


Mollie und Stripe sind zwei Online-Dienste, mit denen Sie Online-Zahlungen durchführen können. Über die Verknüpfung mit Teamleader Focus können Sie Kunden ihre bevorzugte Zahlungsmethode anbieten. Beide Dienste können Sie über den Marketplace in Ihrem persönlichen Konto rechts oben einrichten.

Mehrere Währungen auf InvoiceCloud

Wenn Ihre Rechnung in einer anderen Währung (nicht EUR) ausgestellt wird, sind sowohl die Stripe- als auch die Mollie-Integration mit mehreren Währungen kompatibel. Ihr Kunde kann online per Kreditkarte bezahlen. Der zu zahlende Betrag wird in EUR umgerechnet.


Stripe einrichten

Stripe ist ein amerikanisches Unternehmen, das sich auf Online-Zahlungen mit Kreditkarten spezialisiert hat. Wenn Sie noch keinen Account haben, ist das kein Problem. Wir haben es Ihnen einfach gemacht: Sie können einen Account direkt von Teamleader Focus aus erstellen.


Stripe wird Ihnen Fragen stellen zu Ihrer Unternehmenstätigkeit, Ihren Bankdaten und Ihrer Identität. Danach brauchen Sie nur noch Stripe eine Autorisierung zu gewähren und schon sind Sie fertig; Ihr Account wurde verknüpft!


Nicht vergessen: Stripe akzeptiert nur Zahlungen per Kreditkarte. Wenn Sie auch andere Zahlungsmethoden anbieten möchten, ist Mollie die Software, die Sie brauchen!


Mollie einrichten

Mollie ist ein niederländisches Unternehmen, das eine Integration der meisten bekannten Zahlungsmethoden bietet. Sie können einen Account über deren Website erstellen. Da Zahlungen vertraulich sind, kann die Erstellung eines Accounts aufwändig sein. Wir begleiten Sie in allen Schritten auf diesem Weg hier:


1. Accountinformationen vervollständigen

Nachdem Sie sich registriert auf der Website haben, wird Mollie Sie bitten, Ihre Accountinformationen zu vervollständigen. Sie müssen einige wesentlichen Informationen über Ihr Unternehmen eingeben, wie beispielsweise:

  • eine USt-IdNr.
  • eine bei der Handelskammer bekannte Person
  • einen technischen Ansprechpartner Ihres Unternehmens.
  • Sie müssen die allgemeinen Geschäftsbedingungen von Mollie akzeptieren, ehe Sie fortfahren können.


2. Erstellen Sie ein Websiteprofil

Ihr Profil bei Mollie enthält alle Daten der Website, die Sie für eine Verknüpfung mit den Diensten von Mollie verwenden wollen. Ihre Website muss einige obligatorische Elemente enthalten. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie die Integration nicht abschließen. Die Checkliste können Sie auch auf der Mollie-Website einsehen.

Alles erledigt? Dann führt Mollie eine Prüfung durch, um festzustellen, ob alle erforderlichen Informationen auf Ihrer Website ausreichend sichtbar sind. Keine Sorge! Diese Prüfung verläuft sehr schnell. Sobald die Prüfung erfolgt ist, finden Sie Ihren API-Schlüssel auf der Seite 'Developers'. Wir brauchen diese später, um die Integration in Teamleader Focus abzuschließen.


3. Aktivieren Sie die Zahlungsmethoden

Schritt 1 und 2 abgeschlossen? Dann fangen wir richtig an: Wahl Ihrer Zahlungsmethoden. Mollie bietet eine breite Palette an Möglichkeiten, wie iDEAL, PayPal, Überweisung, Kreditkarte ... Die Zahlungsmethoden, die Sie hier wählen, sind die, die auch in der Invoicecloud erscheinen werden .


Für manche Zahlungsmethoden (wie PayPal) ist ein gesonderter Account erforderlich. Mollie bietet in den meisten Fällen dazu die notwendigen Schritte an.


4. Zahlungen aktivieren

Zu guter Letzt: tragen Sie Ihre Kontonummer ein, worauf Mollie alle eingegangenen Zahlungen überweisen kann.


Ehe Mollie Ihnen Ihre Gewinne auszahlen kann, müssen Sie einige Informationen zur Verfügung stellen, wie beispielsweise:

  • eine Kopie Ihres Ausweises
  • die Interessenvertreter
  • Ihre Bankkontonummer.


5. Link zu Teamleader Focus

Navigieren Sie in Teamleader Focus zu Ihrem Profilbild > Integrationen/Marketplace und suchen Sie ‚Mollie‘. Sie brauchen nur Ihren API-Schlüssel einzugeben.


Erinnern Sie sich an Schritt 2? Sie finden diesen API-Schlüssel in Ihrem Mollie-Konto unter „Website-Profil“. Unten auf der Seite finden Sie Ihren eindeutigen Schlüssel. Geben Sie es ein und Ihr Konto wird mit Teamleader Focus verknüpft.


Das war es, legen Sie los und und lassen Sie diese Rechnungen bezahlt werden!


Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video über Zahlungsintegrationen an? Machen Sie das hier (EN):