InvoiceCloud est une plateforme qui permet à vos clients de voir, télécharger et payer les factures en ligne. Ils peuvent également choisir leur mode de paiement préféré grâce aux intégrations avec Mollie et Stripe.



Dans cet article, vous apprendrez comment utiliser InvoiceCloud et comment le synchroniser avec Mollie et/ou Stripe.

  • Comment donner accès à InvoiceCloud à vos clients
  • Envoyer votre facture
  • InvoiceCloud
  • Payer les factures en ligne : Mollie et Stripe
  • Configurer Stripe
  • Configurer Mollie


Comment donner accès à InvoiceCloud à vos clients

Tout comme avec Cloudsign lorsque vous envoyez des devis à vos clients, vous pouvez également envoyer des factures via une plateforme en ligne : vous pouvez mettre un lien dans le corps de l'e-mail envoyé à vos clients. Grâce à ce lien, votre client arrivera directement à sa plateforme en ligne InvoiceCloud, il pourra alors voir toutes les factures actuelles ou passées et leurs statuts, il pourra les télécharger et les payer en ligne (si vous connecter cette intégration à d'autres intégrations de paiements en ligne). 


Pour configurer InvoiceCloud, suivez ces étapes :


  1. Allez dans les paramètres > Factures > Modèles d'e-mails pour factures
  2. Cliquez sur le symbole "+"
  3. Créez votre modèle et ajoutez le shortcode #LINK dans le corps de votre e-mail.  
    Remarque : Vous pouvez aussi utiliser et/ou modifier le modèle par défaut de Teamleader Focus. 


Envoyer votre facture


Lorsque vous envoyez la facture à votre client, veillez à sélectionner un modèle contenant le #LINK mentionné ci-dessus. Lors de l'envoi, le #LINK sera remplacé par <link> dans l'éditeur du modèle d'e-mail.

L'e-mail que votre client recevra ressemblera à ceci :



  • La variable #LINK aura changé automatiquement pour la phrase "Voir cette facture" ;
  • La facture en ligne elle-même sera visible et cliquable via une icône ;
  • Le PDF de votre facture sera ajouté en pièce-jointe à l'e-mail.


Modèle e-mail

Vous pouvez modifier légèrement la mise en page de l'e-mail de facturation en accédant à Paramètres > Mise en page de l'e-mail > Préférences. Désactivez la case à cocher "Appliquer l'image et l'arrière-plan aux e-mails de devis et de factures" si vous préférez utiliser votre propre mise en page. Gardez à l'esprit que cela fera disparaître l'icône et l'arrière-plan ci-dessus et n'affichera que du "texte clair".



InvoiceCloud

Après que votre client ait cliqué sur le lien InvoiceCloud, il verra une page similaire à celle-ci :

Vous pouvez personnaliser votre logo et les couleurs de votre interface comme vous préférez. Pour en savoir plus, cliquez ici. En outre, l'interface est adaptée aux téléphones portables et sera toujours dans la langue du client. L'onglet du navigateur mentionnera également le nom de l'entité de votre entreprise.


Il est toujours possible de copier le lien InvoiceCloud pour avoir un aperçu de ce à quoi il ressemble pour votre client par exemple ou pour l'envoyer à quelqu'un d'autre. Allez sur la facture dans votre compte Teamleader Focus, cliquez sur les trois points à côté de "infos" et choisissez Copier le lien InvoiceCloud. Ouvrez le lien dans un nouvel onglet pour avoir un aperçu de la plateforme.


Sur la plateforme proprement dite, vous aurez plusieurs options.

  • Clairement, votre client peut vérifier le contenu de la facture que vous lui avez envoyée.
    • Montant dû 

      Si une facture est en retard et que des frais de retard et/ou des intérêts fixes ont été définis, le bouton "voir calcul" sera visible en dessous. Cette ventilation du calcul du paiement aide votre client à comprendre d'où viennent les coûts supplémentaires.

    • Date d'échéance
      La date d'échéance de la facture est indiquée. Si une facture est en retard, la durée de ce retard est indiquée.

    • Note de crédit
      Si une note de crédit est liée à votre facture, elle sera visible sous forme d'onglet à côté de la facture liée. Le bouton "voir calcul" affiche le montant de la facture moins le montant crédité.

  • Le client peut aussi télécharger la facture pour, par exemple, l'imprimer.
    • La facture sera téléchargée sous forme de fichier PDF
    • Lorsqu'un client télécharge une facture à laquelle sont associées une ou plusieurs notes de crédit, il reçoit un fichier zip contenant les deux fichiers PDF.
  • Si le client a des questions, il peut donner son avis sur la facture en cliquant sur le bouton "Envoyer e-mail".
    • Lisez tout ce qu'il y a à savoir sur les commentaires des plateformes de cloud dans cet article.
  • Dans InvoiceCloud, les clients peuvent consulter l'historique complet de leurs factures. Ils obtiennent un aperçu complet de l'historique de toutes les factures qui ont été envoyées par Teamleader Focus, quelle que soit l'ancienneté de leur utilisation d'InvoiceCloud. Ainsi, le client a toujours la possibilité de consulter ses anciennes factures en cas de doute.

    L'aperçu est divisé en :

    • Factures ouvertes
      Le client peut vérifier ses factures impayées dans cet aperçu, et si vous avez également établi la connexion avec Mollie ou Stripe (cf. ci-dessous), il peut immédiatement profiter de l'occasion pour les payer !

    • Factures payées
      Lorsque l'on accède à une facture payée, plus d'informations sont visibles, comme le montant total (avec un bouton "Voir calcul") et la date à laquelle la facture a été payée.

    • Notes de crédit

  • Vous pouvez configurer manuellement les factures pour qu'elles soient payées dans Teamleader Focus, mais le plus important est que les clients peuvent payer immédiatement leur facture en ligne via InvoiceCloud. Ils le font via le bouton "Payer la facture" dans le coin supérieur droit.

    Permettre à vos clients de payer leurs factures en ligne n'est possible que par une intégration avec Mollie ou Stripe. Vous pouvez lire tout cela dans les paragraphes ci-dessous.

    • Si les clients cliquent sur le bouton "payer la facture", ils verront apparaître un widget contenant les méthodes de paiement que vous avez activées dans Mollie ou Stripe.

    • Parmi ces options, le client peut choisir celle qu'il préfère pour régler le montant dû.

    • Une fois cela fait, la facture aura le statut "Payée" dans Teamleader Focus ainsi que dans InvoiceCloud.

      Après le paiement, une notification par e-mail sera envoyée à tous les administrateurs, les informant du paiement. Un email de confirmation de paiement sera également envoyé à votre client.

      Note :

    • Si quelque chose ne fonctionne pas pendant le paiement, les clients recevront un message d'erreur. S'il y a 5 erreurs d'affilée, le bouton de paiement sera bloqué pendant une heure.

    • Vous avez peut-être activé l'option de virement bancaire dans votre intégration de paiement. Notez que dans ce cas, le statut de la facture dans Teamleader Focus ne sera pas automatiquement mis en payée puisque nous ne pouvons pas vérifier si le paiement a réussi ou non. Vous devrez vérifier ces paiements vous-même, et mettre la facture en paiement manuellement.


Payer les factures en ligne : Mollie et Stripe

Permettre à vos clients de payer leur(s) facture(s) en ligne est l'une des fonctionnalités les plus intéressantes de notre InvoiceCloud. Pour permettre à vos clients de payer vos factures sur place, vous aurez besoin d'une connexion avec Mollie ou Stripe.

Mollie et Stripe sont deux services en ligne qui vous permettent d'effectuer des paiements en ligne. Le lien avec Teamleader Focus vous permet d'offrir aux clients leur méthode de paiement préféré. Vous pouvez configurer les deux services via le Marketplace dans votre compte personnel, en haut à droite.


Multi-devises sur l'InvoiceCloud

Si votre facture est établie dans une autre devise (pas en EUR), l'intégration Stripe et l'intégration Mollie sont toutes deux compatibles avec le multidevise. Votre client pourra payer en ligne par carte de crédit. Le montant à payer sera converti en EUR.


Installation de Stripe

Stripe est une société américaine spécialisée dans les paiements en ligne via carte de crédit. Si vous n'avez pas encore de compte, ne vous inquiétez pas. Nous avons simplifié les étapes : vous pouvez créer et lier directement un compte depuis Teamleader Focus. Stripe vous posera des questions concernant l'activité de votre entreprise, les données bancaires et votre identité. Ensuite, vous devrez seulement donner les autorisations nécessaires à et voilà : votre compte est lié à Stripe !


Remarques : Stripe accepte uniquement les paiements par carte de crédit. Si vous voulez offrir d'autres méthodes de paiement, Mollie est fait pour vous !


Installation de Mollie

Mollie est une société néerlandaise qui fournit une intégration avec les méthodes de paiement les plus courantes. Vous pouvez créer un compte via leur site web. Les paiements sont des questions très sensibles, la création d'un compte peut donc être assez longue. Nous vous guidons à travers les étapes nécessaires ici :


1. Compléter les informations du compte

Après vous être inscrit sur le site, Mollie vous demandera de compléter les informations de votre compte. Vous devrez leur fournir quelques informations essentielles sur votre entreprise, comme :

  • un numéro de TVA
  • une personne connue de la Chambre de Commerce
  • un contact technique de votre entreprise
  • les conditions générales de Mollie doivent aussi être acceptées avant de pouvoir continuer.


2. Créer un profil sur le site web

Votre profil sur Mollie contient toutes les données du site Web que vous souhaitez utiliser pour établir un lien avec leurs services. Votre site doit contenir quelques éléments obligatoires. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas terminer l'intégration. Il s'agit d'une checklist que vous pouvez aussi consulter sur le site de Mollie.


Tout est terminé ? Alors Mollie effectuera une vérification pour voir si toutes les informations nécessaires sur votre site internet sont suffisamment visibles. Ne vous inquiétez pas, c'est assez rapide. Ensuite, vous trouverez votre clé API sur le page 'Developers'. Nous en auront besoin plus tard pour terminer l'intégration avec Teamleader Focus.


3. Activer les modes de paiement

Avez-vous terminé les étapes 1 et 2 ? Il est temps de passer aux choses sérieuses : la sélection de vos modes de paiement. Mollie offre un large éventail de possibilités, comme iDEAL, PayPal, virement bancaire, carte de crédit... Les méthodes de paiement que vous sélectionnez ici, sont celles qui apparaîtront aussi sur InvoiceCloud.


Certaines méthodes de paiement (comme PayPal) nécessitent un compte séparé. Mollie explique les étapes nécessaires dans la plupart des cas.


4. Activer les paiements

Dernière chose : entrez votre numéro de compte auquel Mollie peut transférer tous les paiements reçus.


Avant que Mollie ne puisse vous payer, vous devrez leur fournir quelques informations comme :

  • une copie de votre passeport
  • les parties prenantes
  • votre numéro de compte bancaire


5. Connexion à Teamleader Focus

Dans Teamleader Focus, allez à vos intégrations/Marketplace et recherchez "Mollie". La seule chose dont vous avez besoin pour entrer, est votre clé API. 


Vous vous rappelez de l'étape 2 ? Vous pouvez trouver cette clé API dans votre compte Mollie sur "Profil de site Web". Au bas de la page, vous trouverez votre clé unique. Entrez-le et votre compte sera lié à Teamleader Focus.

C'est tout, allez régler ces factures !


Préférez-vous de regarder notre vidéo instructive sur les intégrations de paiement ? Vous pouvez le faire ici (EN):