Mode d'emploi : Ajouter et scanner des dépenses dans Teamleader Focus


Avec la nouvelle fonctionnalité de Gestion des Dépenses dans Teamleader Focus, garder vos finances sous contrôle n'a jamais été aussi simple. Du téléversement des reçus à l’approbation des factures entrantes, tout se fait en un seul endroit — rapidement, intelligemment et en toute fluidité. Profitez d'aperçus en temps réel, d'automatisation et d'une collaboration fluide avec votre comptable. Dans cet article, nous vous montrerons comment ajouter et scanner des dépenses dans Teamleader Focus.
 

 

Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):

 

Quoi

Si vous utilisez déjà Teamleader Focus pour vos factures sortantes, abonnements et notes de crédit, vous aimeriez probablement avoir un aperçu des documents entrants également.

La gestion des dépenses offre les avantages suivants :

  • Téléchargez et suivez les factures entrantes, notes de crédit et reçus
  • Scannez les dépenses directement dans Teamleader Focus via OCR (Reconnaissance optique de caractères)
    • Évitez le travail manuel : nous extrairons les données pour vous et les remplirons automatiquement dans les champs appropriés
    • Vérifiez et confirmez vos dépenses après qu'elles aient été téléchargées ou scannées
  • Marquez vos dépenses comme approuvées, en attente ou refusées : suivez quelles dépenses sont prêtes à être payées, quelles dépenses vous devez encore vérifier ou quelles dépenses ne sont pas correctes. Lisez tout à ce sujet dans cet article.
  • Envoyez les dépenses approuvées à votre comptable et gardez ainsi un aperçu des dépenses qui ont déjà été envoyées. Lisez tout à ce sujet ici.
  • Recherchez et filtrez : recherchez facilement les informations dont vous avez besoin ou créez des filtres pour trouver les dépenses au moment où vous en avez besoin. Lisez tout à ce sujet ici.
  • Flux d'activité : pour chaque dépense, vous trouverez un onglet ‘Activités’ pour afficher tous les changements, par exemple, l'approbation/refus de la dépense ou son envoi à votre comptable.
  • Peppol (pour les entités de sociétés belges) : Si vous avez déjà activé Peppol dans votre compte, vous recevrez vos factures électroniques directement dans Teamleader Focus. Approuvez ou refusez celles-ci et ce statut de révision sera également renvoyé via Peppol. 

 

Qui

  • Tout le monde ayant accès aux Factures a également accès aux Dépenses par défaut.
  • Vous pouvez facilement désactiver l'accès aux dépenses via Paramètres > Utilisateurs > trois points à côté du nom de l'utilisateur > Modifier > désactiver le curseur à côté de ‘Dépenses’ :


     
  • Notez qu'il n'est pas possible de désactiver l'accès aux factures pour un certain utilisateur et d'activer uniquement les dépenses, car les dépenses font partie intégrante des factures.
     

Comment

Il existe trois façons d'ajouter des dépenses à votre compte Teamleader Focus :

Téléchargez et scannez vos dépenses automatiquement

! Il est important de savoir que dans tous les comptes Teamleader Focus, les dépenses seront scannées* automatiquement par défaut, c'est pourquoi nous commençons par expliquer cette option en premier. 

*Le scan de vos dépenses se fera via OCR. OCR est l'abréviation de ‘Reconnaissance optique de caractères’, ce qui signifie essentiellement que toutes les informations seront extraites de votre fichier et remplies automatiquement dans Teamleader Focus.



Vous pouvez désactiver ce paramètre via Paramètres > Dépenses > Préférences > Désactiver le curseur à côté de ‘Numériser automatiquement toutes les dépenses’ .
 

Suivez ces étapes pour commencer à ajouter des dépenses :

  1. Naviguez vers Dépenses via le menu de navigation.
  2. Pour télécharger un fichier ou plusieurs fichiers, cliquez sur Télécharger dans le coin supérieur droit ou faites glisser et déposez votre fichier(s) ici :


    Remarques :
    • Vous ne pouvez télécharger que 10 fichiers à la fois
    • La taille maximale d'un fichier est de 20 MB
    • Le format doit être PDF, PNG, JPG, JPEG, HEIC ou GIF.
       
    • Il y a un maximum de 30 scans gratuits chaque mois. Au début de chaque mois, le compteur dans le coin supérieur droit de votre aperçu des dépenses se réinitialise à 30. Les scans que vous n'avez pas utilisés seront perdus. 

      Une fois la limite de scans gratuits atteinte, un administrateur peut activer le portefeuille Teamleader Focus pour continuer à scanner des documents. Naviguez vers Paramètres > Dépenses > Préférences ‘Utiliser le portefeuille Teamleader lorsque les scans gratuits sont épuisés’. 


      Chaque scan coûtera 0,20 € et sera déduit de votre portefeuille. Rechargez votre portefeuille ici ou lisez tout à ce sujet dans cet article. 
       
  3. Après avoir sélectionné votre(s) fichier(s), le scan du document commencera :

     
  4. Le fichier est maintenant scanné et prêt pour vous à examiner. Cliquez sur Examiner :
     
  5. Dans l'écran suivant, vous trouverez une représentation visuelle de votre fichier à gauche, avec les détails du document à droite de l'écran. 



    Grâce à l'OCR, tous les champs seront remplis automatiquement (comme le montant, la date d'échéance, la référence de paiement ou le type de document - facture, note de crédit ou reçu), mais vous pouvez bien sûr toujours modifier les données manuellement ici. 

    Remarque : Le champ ‘Fournisseur’ sera également sélectionné automatiquement si un fournisseur est déjà un client connu dans votre compte. Sachez que nous ne faisons pas de distinction entre les contacts/entreprises réguliers ou les fournisseurs dans votre compte, mais si vous souhaitez rechercher des dépenses par fournisseur, vous pouvez toujours le faire via votre aperçu des dépenses. Trouvez plus d'informations sur la recherche et le filtrage dans les dépenses ici.
     
  6. Lorsque vous avez tout examiné, cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit. Vous serez redirigé vers la page de détails de la dépense où vous trouverez :
    • Un en-tête avec toutes les informations liées à la dépense. Ici, vous pouvez encore modifier la dépense via le crayon, télécharger le PDF de votre dépense, personnaliser l'en-tête ou supprimer la dépense.

       
    • Marquez la dépense comme approuvée, en attente ou refusée : via ce bouton, vous pouvez suivre quelles dépenses sont prêtes à être payées, quelles dépenses vous devez encore vérifier ou quelles dépenses ne sont pas correctes. Lisez tout à ce sujet dans cet article.
       
    • Configurer l'email de comptabilité/Envoyer au comptable : seuls les documents approuvés peuvent être envoyés à votre comptable. Lisez tout à ce sujet sur la configuration d'une adresse email de comptabilité et l'envoi de vos dépenses à votre comptable ici.
    • Dans l'onglet Détails , vous trouverez un fil d'activité de votre dépense, ce qui permet de suivre chaque action liée à votre dépense (par exemple, changement de statut de révision, envoi à votre comptable, etc.). 
       

Que faire si mon scan échoue ?

S'il y a une erreur technique pendant le scan, vous ne perdrez pas un scan gratuit, ou - si vous avez déjà utilisé vos scans gratuits - nous ne vous facturerons pas le scan.

Il y a deux exceptions où un scan gratuit sera quand même déduit, donc faites attention aux éléments suivants avant de télécharger un fichier :

  • Lorsque le fichier est protégé par un mot de passe
  • Lorsque le fichier est une page blanche
     

Téléchargez vos dépenses et remplissez les informations manuellement

Si vous désactivez le scan automatique de vos dépenses dans vos Paramètres > Dépenses, alors vous pouvez bien sûr toujours télécharger vos dépenses et cliquer sur Scanner manuellement (ou lorsque vos scans gratuits sont épuisés, remplissez simplement toutes les informations manuellement).


 

  1. Naviguez vers Factures > Dépenses et cliquez sur Télécharger pour télécharger un ou plusieurs fichiers.
  2. Le fichier sera ajouté à la section ‘À vérifier’ avec l'étiquette ‘Nouveau’ attachée :
     
  3. Cliquez sur Vérifier pour examiner le document et remplir les champs restants.

    Vous pouvez toujours choisir de scanner ce fichier en cochant la case à côté de la dépense dans l'aperçu des dépenses et choisir ‘Numériser’, ou en cliquant sur Scanner dans les détails du document.


     
  4. Lorsque tous les champs sont remplis, enregistrez le fichier pour ajouter la dépense à votre aperçu.
     

Intégration Peppol (factures électroniques uniquement)

! Cette section est uniquement pertinente si vous avez une entité de société belge.
 

Une troisième façon d'ajouter des dépenses, et plus spécifiquement des factures entrantes, à votre compte Teamleader Focus est de les faire ajouter automatiquement via Peppol.
 

Cliquez ici pour configurer Peppol ou suivez les étapes de cet article pour activer Peppol dans votre compte. Non seulement vous pourrez envoyer vos factures sortantes via Peppol, mais vos factures entrantes finiront également dans votre aperçu des Dépenses.
 


Si le fournisseur de la facture n'est pas encore connu, alors une nouvelle entreprise sera créée automatiquement dans votre CRM.

Maintenant que vous savez tout sur l'ajout de dépenses, il est temps de passer aux étapes suivantes. Cliquez ici pour trouver plus d'informations sur : 

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