Dans Teamleader Focus, vous pouvez facilement relier une dépense à un projet. Cela vous aide à garder une vue claire de tous les coûts liés au projet, qu'ils proviennent de factures entrantes ou de reçus. En connectant ces coûts aux bons projets, vous maintenez des budgets précis et obtenez une meilleure compréhension de la rentabilité de vos projets. Découvrez tout ce fonctionnement ci-dessous.
 

Comment faire

Relier des dépenses à des projets apporte plus de transparence, de précision et de flexibilité à vos flux financiers, en gardant chaque budget de projet organisé et à jour.

De plus, vous obtenez une vue plus précise de la rentabilité réelle de votre projet, puisque tous les coûts sont immédiatement reflétés dans la marge du projet dans les détails du projet.
 

Il y a trois façons de relier une dépense à un projet :

1. Depuis le module Dépenses
2. Depuis la page d'information du projet
3. Depuis une ligne de matériel dans un projet

! Permissions

Pour pouvoir ajouter un projet à votre dépense, vous devez :

• Avoir accès utilisateur au module « Dépenses »
• Avoir accès utilisateur au module « Projets », et plus précisément aux curseurs « Afficher la situation financière sur les projets » et « Afficher les coûts sur les projets »
   

Depuis le module des dépenses

La première manière d'ajouter un projet à une dépense est via la dépense elle-même. 

1. Allez dans Dépenses et sélectionnez la dépense que vous souhaitez relier à votre projet
   ! Votre dépense doit être approuvée avant que vous puissiez la lier à un projet.
2. Cliquez sur l’onglet Éléments reliés
3. Cliquez sur Relier des éléments à la dépense ou sur le + en haut à droite
   
    
4. Choisissez d'abord si vous souhaitez relier le montant total, un montant partiel ou uniquement le document. 
   
   • Relier l'entièreté du montant : notez que vous ne pouvez pas allouer plus que le montant disponible sur une dépense.
   • Relier montant partiel : cela est utile si vous avez des coûts partagés comme des achats en gros, etc.
   • Relier uniquement le document : cette option attache seulement le document au projet pour référence, sans affecter les coûts du projet.
      
5. À l'étape suivante, recherchez et choisissez le bon projet dans la liste.
   • Lors de la liaison, vous pouvez sélectionner un groupe ou un matériel existant du projet choisi, ou en créer de nouveaux à la volée. Si vous en créez de nouveaux, ils seront automatiquement ajoutés au projet lorsque la dépense est reliée.
     
      
   • Lorsque vous sélectionnez un client qui n'est pas encore relié au projet, il sera également ajouté automatiquement au projet et nous vous en informerons.
     
   • Insérez une description si vous le souhaitez.
6. Cliquez sur Relier des éléments à la dépense et c’est terminé ! Le projet est maintenant relié à votre dépense. Vous pouvez le voir visuellement à la fois dans la dépense et dans le projet (cf. « Après la liaison »).
    

Depuis la page d'information du projet

Vous pouvez aussi faire l'inverse et commencer depuis le projet au lieu de la dépense :

1. Naviguez vers le projet auquel vous voulez lier votre dépense
2. Allez dans l’onglet Info projet
3. Allez dans « Dépenses reliées »
4. Cliquez sur Relier des dépenses au projet ou sur le bouton + en haut à droite du widget
   
   
    
5. Dans l'écran suivant, sélectionnez le document de dépense que vous souhaitez lier et choisissez si vous voulez lier le montant total, un montant partiel ou uniquement le document.
6. Cliquez sur Lier des éléments à la dépense.
    

Depuis une ligne de matériel dans un projet

Une dernière façon de lier une dépense à un projet est directement depuis une ligne de matériel dans un projet :

1. Allez dans le projet 
2. Assurez-vous qu'il y a un matériel dans l’onglet Répartition du projet 
   
    
3. Cliquez sur les trois points à côté du matériel que vous souhaitez relier
4. Cliquez sur Lier dépense
   
    
5. Dans l'écran suivant, sélectionnez le document de dépense que vous souhaitez relier et choisissez si vous voulez relier le montant total ou un montant partiel.
   • Assurez-vous de choisir un document de dépense qui a encore un montant disponible pour la liaison. Sinon, vous recevrez un avertissement indiquant que le montant de la dépense sélectionnée est déjà entièrement relié.  
   • Le projet, le groupe et la ligne de matériel seront préremplis en arrière-plan en fonction du matériel que vous avez sélectionné.
   • Le client est visible et prérempli avec le client principal du projet. Si vous sélectionnez un nouveau client ici, il sera automatiquement ajouté au projet.
      
6. Cliquez sur Relier des éléments à la dépense.
    

Après la liaison

Après avoir relié votre dépense à votre projet, vous pouvez voir la connexion dans la dépense, sur la page CRM du contact/de l'entreprise associé(e) dans la section « Dépenses liées via les projets », dans la vue d'ensemble du projet et dans le panneau latéral du matériel du projet.
 

Widget Éléments reliés

Voyez en un coup d'œil quels projets sont liés à votre dépense avec le montant lié et le montant restant à lier dans le widget « Éléments reliés » de votre dépense :

L’étiquette à côté du titre de votre dépense indiquera également clairement si une dépense est entièrement reliée, ce qui améliore la transparence.

Gardez à l'esprit que lorsque vous avez relié une dépense à un projet, vous ne pouvez plus supprimer la dépense. Vous pouvez bien sûr détacher la dépense du projet à nouveau (cf. « Modification ou dissociation »).

Pour les reçus, le total TTC ne peut plus être modifié après l’avoir relié à un projet, et pour les factures, le champ total HT est bloqué pour modification.
 

CRM - Dépenses liées via les projets

Consultez facilement à votre dépense via la page de votre contact ou de votre entreprise grâce au widget 
« Dépenses liées via des projets »

Projet - onglet Info projet
Voyez immédiatement vos dépenses liées dans votre projet dans l’onglet Infos projet d’un projet > « Dépenses reliées ».

La section « Activités » dans les infos projet indiquera également quelles dépenses ont été associées ou dissociées d'un projet, ainsi que par qui.

Projet - ligne de matériel
Accédez à votre dépense liée dans une ligne de matériel en cliquant dessus. Le panneau latéral s’ouvre et dans « Coût » vous verrez « Voir les dépenses liées » :

Une fois une dépense liée à un projet, vous pouvez examiner son impact sur votre rentabilité sous « Santé du projet » > Marge. Cette vue montre exactement comment vos dépenses affectent la marge globale du projet.

 

Modification ou dissociation

Après avoir relié une dépense à votre projet, vous pouvez modifier ou supprimer le lien entre les deux à tout moment en cliquant sur le crayon ou le bouton de détachement à côté.
 

Vous recevrez un avertissement si cela impacte les coûts du projet, surtout si la dépense avait déjà été facturée.

Dans une ligne de matériel de projet, vous pouvez détacher une dépense en cliquant sur les trois points à côté du matériel > Dissocier.
 

Notes

• Les dépenses reliées à un client spécifique sont toujours visibles sur la page d’informations du client dans l’onglet « Dépenses reliées », ce qui facilite le suivi des coûts par client.
• Lors de l’export d’un rapport de projet en PDF, vous pouvez choisir d’inclure les dépenses liées :
  
   
• Lors de la liaison d’une dépense à un projet, une vérification de la devise est également effectuée. Si la devise de la ligne de projet sélectionnée ne correspond pas à celle de la dépense, le coût sera exprimé dans la devise du projet.
• De même, si une dépense est déjà reliée à un projet, vous ne pourrez plus changer la devise de votre dépense.