Les rapports sont des outils utiles qui vous permettent d'obtenir des renseignements détaillés sur vos activités ou celles de vos collaborateurs sur une période donnée. Dans Teamleader Focus, vous pouvez exporter des rapports sur plusieurs aspects :

• Contacts et entreprises
• Factures
• Agenda
• Projets
• Suivi du temps
• RH global
• Rapport RH individuel
• RH quotidien
• Congés

Contacts et entreprises

Vous avez la possibilité de créer un rapport pour chaque contact ou entreprise séparément.

Afin de créer ce rapport, accédez à la page de détail d'un contact ou entreprise donnés et cliquez sur les trois points vers le bas à côté de « Informations de contact » pour un contact ou « Informations de l'entreprise » pour une entreprise. La première option que vous verrez est « Télécharger le rapport ».

Vous pouvez choisir vous-même les informations que vous souhaitez faire apparaître dans le rapport, ainsi qu'une plage de dates et le type de fichier (PDF ou Excel). Si vous choisissez Excel, vous ne pourrez exporter que le suivi du temps effectué sur ce contact ou cette entreprise.

Factures

(Non disponible dans notre forfait SMART)

Le module Factures contient également certaines statistiques supplémentaires. Pour télécharger ce rapport, accédez à l'aperçu général du module Factures et sur le côté droit en dessous, vous verrez un curseur gris appelé « Mini-stats ».

Si vous l'ouvrez, vous pourrez utiliser l'icône PDF pour générer un document avec des statistiques concernant les factures. Elles contiennent certains chiffres de base comme le chiffre d'affaires, le nombre de factures réglées ou en souffrance et le montant total payé par client.

Agenda

Teamleader Focus vous permet également de créer un rapport global de tout votre agenda. Accédez simplement à Agenda > Exporter (du côté droit au-dessus de l'agenda).

Cela ouvrira un fichier PDF contenant un aperçu de l'ensemble des tâches, rendez-vous et appels qui ont été planifiés.

Ce rapport sera plus élaboré ou concis en fonction de la vue que vous sélectionnerez (jour, semaine ou mois).

Rapport de suivi du temps

(Non disponible dans notre ancien forfait GO) 

Un rapport de suivi du temps vous fournit un aperçu détaillé de toutes les heures passées à la réalisation de tâches, appels et rendez-vous dans une période de temps donnée. Dans Teamleader Focus, vous pouvez générer de tels rapports en allant dans « Suivi du temps » ou par le biais de votre menu personnel dans le coin supérieur droit de votre écran.

 

Une fois dans ce menu, vous aurez accès à un aperçu de votre semaine en cours et des heures que vous avez consacrées aux tâches, appels et rendez-vous. Vous pouvez créer un rapport de ces heures au format Excel en cliquant sur « Exporter » dans le coin supérieur droit.

 

Dans la phase suivante, vous pouvez définir la période couverte par votre rapport. Indiquez le mois, la semaine, le jour ou l'année couverts par le rapport ou saisissez une période personnalisée. Ensuite, cliquez simplement sur « Voir » pour ouvrir le rapport.

En plus de votre rapport, vous pouvez consulter le rapport d'autres utilisateurs si :

• Vous avez accès à Paramètres > Utilisateurs

• ET vous avez les droits d'admin ou vous êtes chef de l'équipe à laquelle l'utilisateur appartient

Pour exporter les rapports de suivi du temps, allez dans suivi du temps, sélectionner l'utilisateur concerné et cliquez sur "Exporter".

Projets

(Disponible dans MOVE & BOOST et dans notre Booster Gestion de projet)

Pendant ou après un projet, il n'est pas une mauvaise idée de vérifier si l'ensemble du processus ne présente pas de goulets d'étranglement. Dans Teamleader Focus, vous pouvez exporter un rapport de suivis du temps pour chaque projet. C'est pratique si vous voulez, par exemple, envoyer à vos clients une mise à jour du suivi du temps d'un projet sans créer une facture au préalable. Ou sélectionnez cette option pour avoir un aperçu interne du temps déjà passé. Cliquez sur un projet et cliquez sur les trois points dans l'en-tête > Exporter les suivis du temps.

 

En retour, un menu contextuel vous permet de définir :

• Si vous voulez exporter le rapport au format PDF ou Excel 
• La langue du rapport sur les suivis du temps

Rapport RH global

(Disponible dans le forfait MOVE & BOOST et dans le forfait GROW & FLOW)
 

Si vous voulez exporter un rapport global qui contient le suivi des heures de tous les utilisateurs ensemble dans votre compte Teamleader Focus, vous pouvez le faire en accédant à Paramètres > Utilisateurs > Voir le rapport.

Vous pourrez télécharger un rapport Excel entre les dates de votre choix. Vous pouvez également choisir les colonnes que vous désirez exporter.

Remarque : 

• Les enregistrements de temps des utilisateurs désactivés seront aussi inclus dans le rapport RH.
• Vous ne pouvez exporter un rapport qu'en Excel, le rapport PDF est uniquement disponible pour le forfait BOOST et FLOW.

Fonctionnalités incluses dans le forfait Boost et FLOW:

Rapport de suivi du temps

Une fonctionnalité supplémentaire des forfaits BOOST et FLOW est que vous pouvez choisir si vous désirez recevoir le rapport de suivi du temps en PDF ou en Excel.

Contenu

Entre autres, le rapport de suivi du temps contient les éléments suivants :

• Objectifs : l'objectif prédéterminé a-t-il été atteint en termes d'heures facturables ?
• Division des tâches : un aperçu du nombre d'heures se rapportant à un certain type de travail
• Heures travaillées en lien avec les projets
• Un aperçu de tous les suivis du temps
• Les articles utilisés pendant la période sélectionnée

Rapport RH global

Dans Paramètres > RH > Utilisateurs, vous pourrez télécharger un rapport Excel ou PDF entre les dates de votre choix. Vous pouvez également choisir les colonnes que vous désirez exporter. Si vous avez choisi le format PDF, le rapport sera généré en arrière-plan. Nous vous enverrons une notification par courrier électronique lorsque le rapport sera terminé.

Remarque : Les enregistrements de temps des utilisateurs désactivés seront également inclus dans le rapport RH.

Rapport RH individuel

Si vous avez fixé des objectifs individuels sur le temps facturable et non facturable d'un utilisateur, vous pouvez aussi exporter un rapport sur cette performance.

Allez dans Paramètres > Utilisateurs > cliquez sur le nom d'un utilisateur en bleu > cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit > cliquez sur Afficher rapport. Définissez la période de temps afin d'accéder au rapport :

Rapport RH quotidien

En tant que responsable d'équipe ou administrateur, vous avez la possibilité de recevoir des rapports RH quotidiennement. En fonction de votre rôle, ils contiennent les activités quotidiennes des utilisateurs de votre équipe ou de tous les utilisateurs de votre compte Teamleader Focus.

Afin de recevoir des rapports RH quotidiens, accédez à Paramètres > Suivi du temps > Activez le curseur "Envoyer rapport RH quotidien".

Vous pouvez également sélectionner quand vous souhaitez recevoir le rapport. Si vous sélectionnez une heure avant 12:00 (midi), le rapport contiendra toutes les informations du jour précédent. Si vous sélectionnez une heure après 12:00 (midi), vous recevrez un rapport contenant toutes les informations jusqu'à ce moment.

En d'autres termes, vous devez sélectionner une heure plus tardive pour obtenir un aperçu complet de la journée.

Remarques importantes :

• Le rapport RH est envoyé aux utilisateurs actifs qui ont une adresse email et qui ont la fonction "Envoyer Rapport RH quotidien" d'activé.
• Un rapport RH est seulement envoyé s'il y a des suivis de temps.
• Seuls les employés qui ont un suivi de temps pour le jour même sont inclus dans le rapport généré.
• Les enregistrements de temps des utilisateurs désactivés seront aussi inclus dans le rapport RH.
   

Congés

Si vous accédez à Paramètres > Congé, vous verrez les jours de fermeture de votre entreprise en bas de votre écran. Ici, vous pouvez saisir les jours fériés et des jours de fermeture généraux ou téléchargez un rapport de tous les jours de congés des utilisateurs.

 

Pour télécharger le rapport, cliquez sur la flèche à côté de "Jours de fermeture" et sélectionnez "Exporter". Enfin, sélectionnez simplement la période de temps pour obtenir un aperçu clair de tous les jours de congés par utilisateur dans Teamleader Focus.