Mode d'emploi : Le Multi-devises dans Teamleader Focus

NOUVEAU ! La facturation électronique devrait devenir obligatoire dans tous les pays européens en 2030. Pour la Belgique, la date limite pour la facturation électronique est le 01/01/2026. Pour en savoir plus sur la facturation électronique et l'activation de Peppol, cliquez ici ou configurez-la dans Teamleader Focus.

 

Avec la fonction multi-devises dans Teamleader Focus vous pouvez faire et adresser des devis/factures dans une devise étrangère à vos clients. Lisez cet article pour en apprendre un peu plus sur la façon de faire les opportunités et facturer au-delà de vos frontières et apprenez-en plus sur la manière dont le multi-devises fonctionne.

 

Préférences de facturation

 

Quand vous créez une opportunité, un devis ou une facture dans une autre devise, cela commence tout d'abord par paramétrer les préférences de facturation de vos clients au niveau des entreprises. Imaginez que vous voulez envoyer des factures à un de vos clients en dollars US et que vous voulez que cette devise soit utilisée automatiquement, il suffit de suivre ces étapes :

  1. Allez dans la page d'une entreprise dans Teamleader Focus
  2. Cliquez sur les trois points à côté de "Information entreprise"
  3. Cliquez sur "Préf. de facturation"
  4. Allez dans "Devise"

 

Veuillez noter qu'il n'est pas obligatoire de configurer les préférences de facturation d'avance si vous souhaitez créer une opportunité, un devis ou une facture dans une devise étrangère. Vous pouvez créer votre document et choisir manuellement une devise en la sélectionnant dans le champ "Devise":

 

 

 

Créer une opportunité / un devis dans une devise étrangère


Lorsque vous avez défini la devise de votre client dans les préférences de facturation, cette devise est automatiquement sélectionnée lorsque vous créez un devis pour ce client.

Un taux de change sera affiché.

 

 

Le taux de change est toujours de la devise étrangère vers votre propre devise par défaut. Ici vous avez deux options:

  • Par défaut, le taux de change du jour où vous créez le devis
  • Soit, vous pouvez modifier manuellement le taux de change

 

Devis dans une autre devise

  • Lors de la création d'un devis liés à une opportunité existante, la devise de cette opportunité est automatiquement suggérée pour le devis.
     
    • Si vous créez un devis pour une opportunité dont la devise diffère des préférences de facturation du client, la devise de l'opportunité est prioritaire et sera reprise pour le devis.
    • Cependant, vous pouvez toujours modifier la devise du devis, car il est possible de choisir pour le devis une devise différente de celle de l'opportunité. Le montant/la valeur d'une opportunité est calculé(e) comme suit en arrière-plan. Prenons l'exemple d'une opportunité en dollars américains :
      • Si l'opportunité et le devis sont tous deux en dollars américains, un devis de 100 dollars sera également une opportunité de 100 dollars.
      • Si l'opportunité est en dollars mais que le devis est dans une autre devise, la valeur du devis sera convertie en dollars pour calculer le montant de l'opportunité en arrière-plan.
    • Si vous créez un devis qui n'est pas lié à une opportunité existante, l'opportunité qui est automatiquement créée prendra la devise du devis.

L'étape suivante consiste à ajouter vos articles au devis. En faisant cela, gardez les points suivants à l'esprit:

  • Vous créez votre devis dans la devise étrangère, donc du point de vue de votre client et de ce qu'il verra sur le devis. Vous verrez le prix par unité et le montant total dans la devise étrangère.
  • Nous ne convertissons pas automatiquement le prix par unité de vos articles sur les devis et les factures. Cela signifie que si vous ajoutez un produit à partir de votre base de données d'articles avec un prix prédéfini, Teamleader Focus mettra ce montant sur le devis. Il ne sera pas converti. Si vous souhaitez convertir votre prix unitaire (dans votre devise par défaut) au prix unitaire dans la devise de votre choix, vous devrez appliquer manuellement cette formule à vos articles : prix unitaire divisé par le taux de change.
  • Dans l'exemple suivant: 1 EUR / 0,8633 = 1,158 USD.

     
    1 USD 0.8633 EUR
    prix unitaire dans USD =  1,158 prix unitaire dans EUR = 1

D'autres devises seront visibles dans :

 

Création d'une facture dans une autre devise

  • Si vous créez un abonnement dans une autre devise, vous pouvez choisir entre un taux de change prédéfini et un taux de change personnalisé pour cet abonnement. Pour en savoir plus sur les taux de change prédéfinis, consultez cet article.
  • Toutes les futures factures de cet abonnement porteront la devise et le taux de change sélectionnés.
  • Lors de la conversion d'une facture avec une devise en un abonnement, la devise sera pré-remplie dans votre abonnement.
  • Lors de la conversion d'un devis avec une devise en un abonnement, la devise sera pré-remplie dans votre abonnement.
  • Vous pouvez segmenter la devise d'un abonnement ou exporter la devise et le taux de change de vos abonnements.
  • Les factures créées à partir d'abonnements dans la même nuit, pour le même client, sont regroupées dans un seul PDF si elles ont la même devise et le même taux de change.
  • L'utilisation d'un taux de change prédéfini est recommandée ici. En savoir plus sur les factures combinées à partir d'abonnements.

 

Facturation à partir d'une opportunité/d'un devis

Il est très facile de convertir un devis en facture.

 

  1. Accédez à la page des détails de votre devis et convertissez le devis en facture, ou accédez à la page de votre opportunité > à côté de "Suivi de l'opportunité gagnée", cliquez sur l'icône plus > Facture.
  2. Choisissez si vous désirez facturer le devis en entier ou non. 
  3. Comme mentionné, un taux de change sera affiché

    Le bouton de synchronisation / réinitialisation à droite vous permet de prendre le taux de change d'aujourd'hui si ce taux diffère entre le devis et la facture
  4. Enregistrez la facture
  5. Tout ce qui s'affiche sur la facture, comme le prix unitaire, les sous-totaux et le TTC seront indiqués dans la devise de votre choix. Sur la page de facture, tout sera affiché avec le bon symbole de devise.

 

Lorsque vous naviguez à l'aperçu de vos factures, vous pouvez voir vos factures dans toutes les différentes devises avec leurs symboles des devises. Si vous souhaitez en savoir plus sur les rapports et vos statistiques de facturation concernant le multi-devise, vous pouvez lire cet article.

 

Création d'un abonnement dans une autre devise

 Il n'est pas possible de créer un abonnement dans une autre devise, mais il existe une solution alternative : lorsque vous créez votre abonnement, cliquez sur "afficher les options avancées" et n'activez pas l'option "comptabiliser automatiquement".

Ce faisant, une facture brouillon sera créée. Une fois la facture brouillon créé, vous pouvez changer manuellement la devise en suivant les étapes du paragraphe ci-dessus, puis enregistrer votre facture.

 

Outils de comptabilité

 

Avec la fonction de multi-devises, il y a toujours une synchronisation entre vos factures dans Teamleader Focus et votre outil de comptabilité dans votre devise par défaut (exportation et synchronisation à 2 voies). Nous convertirons tout dans votre devise par défaut en utilisant le taux de change que vous avez sélectionné.

 

Taux de change

 

Les taux de changes actuels sont automatiquement récupérés de Currency Layer (https://currencylayer.com). Le taux de conversion est mis à jour toutes les 4 heures. Si, dans un premier temps, vous faîtes un devis ou une facture dans votre devise et dans un second temps, vous le/la convertissez dans une autre devise grâce à la fonction "convertir la devise", vous pouvez Informer vos clients du taux de change appliqué en utilisant le shortcode $CURRENCY_RATES$.

 

Multi-devises sur l'InvoiceCloud

InvoiceCloud est une plateforme qui permet à vos clients de voir, télécharger et payer leurs factures en ligne. Pour ces dernières, vous devez activer l'intégration pour permettre aux clients de choisir leur mode de paiement préféré via les services de Mollie et Stripe. Vous pouvez lire l'article suivant pour en savoir plus sur la manière de configurer InvoiceCloud.

 

Si votre facture est établie dans une autre devise (pas en EUR), l'intégration de Stripe et de Mollie est compatible avec le multidevise. Votre client pourra payer en ligne par carte de crédit. Le montant à payer sera converti en EUR.

 

Multi-devises dans les projets

La fonction multi-devises est également prise en charge dans notre module de projet.

  • Si vous avez défini une devise différente de celle de votre compte dans les préférences de facturation d'un certain client, la devise correcte sera affichée lors de la création d'un projet pour ce client.
  • Lorsque vous convertissez un devis dans une autre devise en projet, cette devise sera également utilisée pour le projet.
    Remarque : si vous avez défini, par exemple, le dollar américain dans les préférences de facturation d'un client, mais si votre devis est en euros et si vous le convertissez en projet, le projet sera également en euros. Actuellement, il n'est pas possible de changer directement la devise d'un projet.

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