La facturation électronique deviendra obligatoire dans tous les pays européens d'ici 2030. En Belgique, la date limite pour la facturation électronique est le 01/01/2026. Cet article aborde les éléments essentiels de la facturation électronique et de Peppol, et fournit un processus étape par étape pour activer Peppol dans Teamleader Focus, rendant la facturation plus fluide, conforme et prête pour l'avenir.  
 

Dans cet article : 

• Facturation électronique & mise en œuvre spécifique aux pays 
• Qu'est-ce que Peppol ?
• Activer Peppol dans Teamleader Focus
• Envoyer et recevoir des factures via Peppol
• Désactiver Peppol
• Fichiers UBL 

Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici:

Facturation électronique & mise en œuvre spécifique aux pays 

L'Union européenne a décidé que d'ici 2030, tous les États membres devraient imposer la facturation numérique dans un contexte B2B (Business to business) pour lutter contre la fraude. Chaque État membre a une certaine liberté pour décider comment et quand cela entre en vigueur.  
 

Belgique

En Belgique, la facturation électronique n'était requise que dans un contexte B2G (Business to government) pendant un certain temps. Le gouvernement belge utilise le logiciel Mercurius pour recevoir, traiter et envoyer des factures électroniques et d'autres documents au format UBL. 
 

Cependant, pour le B2B, la facturation numérique deviendra également obligatoire. La date limite pour la facturation électronique est le 01/01/2026. La Belgique a choisi le réseau Peppol pour se conformer aux réglementations de l'UE.  
 

En pratique, cela signifie que toutes les factures B2B doivent être envoyées numériquement en Belgique à partir de janvier 2026.
 

• Une entreprise belge envoyant une facture à une autre entreprise belge doit le faire via le réseau Peppol. 
• Les factures créées via Word ou Excel et envoyées au format PDF ne seront plus acceptées en Belgique à partir de janvier 2026.  
   

En tant que client belge, vous devez donc disposer d'un outil logiciel capable d'envoyer et de recevoir des factures pour être conforme à la législation sur la facturation électronique. Teamleader Focus est là pour vous aider ! 
 

Pays-Bas

Le gouvernement néerlandais n'a pas communiqué de date limite pour la mise en œuvre de la facturation électronique pour le B2B, donc pour l'instant, rien ne change pour nos clients néerlandais.  
 

! L'envoi de factures au gouvernement néerlandais (qui utilise le logiciel Digipoort) est déjà obligatoire via Peppol. 
 

France

La date limite de facturation électronique pour la France est le 01/09/2026.  
 

Actuellement, nous n'avons pas plus d'informations sur la disponibilité de la facturation électronique via Teamleader Focus pour la France. 
 

Allemagne

La date limite de facturation électronique pour l'Allemagne est le 01/01/2027.  
 

Actuellement, nous n'avons pas plus d'informations sur la disponibilité de la facturation électronique via Teamleader Focus pour l'Allemagne. 
 

Italie

Dans certains pays comme l'Italie, le gouvernement a déjà imposé la facturation électronique pour échanger des factures tant dans un contexte B2G que B2B.
 

Pour des informations spécifiques sur la facturation électronique en Italie, veuillez consulter l'article suivant. 
 

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international qui permet aux entreprises et aux agences gouvernementales de envoyer et recevoir des documents électroniques en toute sécurité. L'objectif principal de Peppol est de rendre les connexions électroniques avec les partenaires (par exemple, la facturation électronique) plus rapides et plus simples en fournissant des formats universels pour une large gamme de documents.

Peppol fournit à la fois les exigences formelles que différents documents (comme les factures) doivent respecter, ainsi que le réseau par lequel ils doivent être échangés. Une facture électronique est une facture créée selon la norme UBL et envoyée ou reçue via le réseau Peppol. Les exigences formelles sont décrites dans chaque version UBL*, le réseau est constitué de points d'accès officiellement certifiés par l'organisation Peppol. *UBL : Universal Business Language. UBL est un format standard utilisé pour la facturation électronique et permet aux ordinateurs de lire des fichiers XML.

ID Peppol

En résumé, voici comment cela fonctionne :

1. Vous avez besoin d'un logiciel pour envoyer et recevoir des factures électroniques via Peppol, et c'est là que Teamleader Focus entre en jeu. 
2. Votre client doit également être enregistré sur Peppol, peu importe quel outil (cela peut être Teamleader Focus ou non).
3. Le logiciel vous fournit quelque chose pour vous identifier : un ID Peppol. Pour la Belgique, il s'agit d'un code unique qui consiste en le préfixe 0208 combiné avec votre numéro KBO, ou 9925 combiné avec votre numéro de TVA.
4. Vous pouvez envoyer le UBL avec le PDF depuis Teamleader Focus au logiciel de votre client, et c'est lisible. Vous envoyez en fonction de votre ID Peppol à l'ID Peppol de l'autre participant.

Enregistrement Peppol vs connexion Peppol

Il est important de noter qu'il y a une différence entre l'enregistrement Peppol et la connexion à Peppol. 

• Vous pouvez envoyer des factures en utilisant différents outils logiciels en vous connectant à Peppol. En savoir plus sur l'envoi de factures via Peppol ici.
• Cependant, vous ne pouvez vous enregistrer qu'avec un seul outil logiciel. Lorsque vous vous enregistrez, vous indiquez que vous souhaitez recevoir vos factures dans cet outil. En savoir plus sur la réception de factures via Peppol ici.

Comparez cela à l'envoi d'une lettre. Vous pouvez déposer une lettre dans la boîte aux lettres de n'importe quelle ville, et elle atteindra le client. Vous pouvez même être sans abri ; votre lettre arrivera toujours. Mais si vous voulez recevoir un colis (facture), vous avez besoin d'une adresse pour le recevoir (ID Peppol) ; c'est ce que vous obtenez lorsque vous vous enregistrez sur Peppol. 
 

Activer Peppol dans Teamleader Focus

Prêt à commencer à envoyer et recevoir des factures via Peppol dans Teamleader Focus ? Suivez ces étapes pour activer Peppol : 
 

! Tout d'abord, seuls les utilisateurs administrateurs dans Teamleader Focus pourront activer Peppol dans le compte. Vous devez également avoir un compte payant, l'activation de Peppol dans un compte d'essai n'est pas possible. 

1. Allez à Paramètres > Informations sur l'entreprise
2. Cliquez sur Activer Peppol. Notez que ce bouton n'apparaîtra qu'à côté des entités d'entreprise avec le pays ‘Belgique’.Vous voyez le bouton Pas encore vérifié Peppol à la place ?Dans ce cas, vous devez peut-être encore compléter vos informations de TVA pour cette entité d'entreprise, ou nous ne pouvons tout simplement pas confirmer que cette entité est autorisée à avoir accès à Peppol. Veuillez nous contacter à l'adresse peppol@teamleader.eu pour plus d'assistance.  

3. Dans l'écran suivant, vous verrez que votre numéro KBO et votre numéro de TVA ont été remplis automatiquement en fonction des informations dans votre fiche entreprise. Confirmez votre numéro IBAN ou remplissez-le.

   

   
   
   Remarques

   • Le numéro KBO est rempli automatiquement en fonction de votre numéro de TVA. L'enregistrement Peppol est basé sur votre numéro KBO, qui est obligatoire pour toutes les entreprises en Belgique. C'est essentiellement le même que le numéro de TVA mais sans le ‘BE’ devant.
   • Un seul numéro KBO unique peut être utilisé pour s'enregistrer et envoyer par entité d'entreprise. Vous pouvez vous enregistrer et envoyer avec plusieurs entités d'entreprise tant qu'elles ont des numéros KBO/TVA différents. 
      
4. Cochez la case à côté de ‘Je confirme que les informations sont correctes.’, et, si nécessaire, la case ‘Je comprends que les informations de mon entité d'entreprise seront mises à jour.’ 
    
5. Cliquez sur Enregistrer et continuer
   
   Pour répéter ce qui a été dit précédemment : vous pouvez envoyer des factures électroniques via Peppol à travers divers outils logiciels, mais vous pouvez recevoir des factures électroniques dans un seul outil. 
   
   Il y a 2 scénarios ici :
   • Vous n'êtes pas encore enregistré sur Peppol :Votre identité sur le réseau Peppol sera vérifiée et vous recevrez le message que votre enregistrement sur le Point d'Accès Peppol a été réussi. 
   • Vous êtes déjà enregistré sur Peppol ailleurs :
     
     Au moment où vous souhaitez activer Peppol, nous vérifions si votre numéro KBO et votre numéro de TVA ne sont pas enregistrés ailleurs. Si l'un d'eux l'est, vous ne pourrez pas activer Peppol pour recevoir des documents dans Teamleader Focus et vous ne pourrez envoyer que des factures. Lisez cet article pour plus d'informations sur la façon de procéder. 
      
6. Après avoir enregistré, vous verrez "Intégration Peppol" sous votre entité d'entreprise. Ici, vous verrez le statut d'envoi et de réception : 

Envoyer et recevoir des factures via Peppol

Après avoir activé Peppol dans votre compte, vous pouvez commencer à envoyer des factures via Peppol via Teamleader Focus, ou commencer à les recevoir dans votre compte. Trouvez plus d'informations dans ces articles : 

• Mode d'emploi : Envoyer des factures électroniques via Peppol dans Teamleader Focus
• Mode d'emploi : Recevoir des factures électroniques via Peppol dans Teamleader Focus 
   

Désactiver Peppol

Suivez ces étapes pour désactiver Peppol pour une entité d'entreprise :

1. Allez à Paramètres > Informations sur l'entreprise
2. Cliquez sur les trois points à côté de votre entité d'entreprise
3. Choisissez Désactiver Peppol
   

Notez que désactiver Peppol ne signifie pas que vos factures entrantes seront supprimées. Vous serez désactivé du réseau Peppol, et vous ne pourrez plus envoyer et recevoir des factures électroniques via Peppol. 
 

Fichiers UBL

Dans les comptes Teamleader Focus avec au moins une entité belge, ou une entité allemande, les factures et les notes de crédit/avoirs peuvent également être téléchargées (séparément) en tant que fichier UBL/XML. Cette option permet par exemple d'envoyer l'UBL en pièce jointe par email à votre comptable, qui peut ensuite télécharger cet UBL dans l'outil de comptabilité. Allez sur votre facture > trois points > Télécharger UBL :
 

Il est également possible d'ajouter automatiquement l'UBL d'une facture ou d'une note de crédit/avoir en pièce jointe lors de l'envoi d'une facture ou note de crédit/avoir par courrier électronique :

1. Allez dans Paramètres > Factures > Préférences 
2. Activez le curseur situé à côté de « Ajouter l'UBL en pièce jointe lors de l'envoi d'une facture ou d'une note de crédit/avoir par courrier électronique ».
3. Automatiquement, un UBL de la facture ou note de crédit/avoir sera ajouté aux pièces jointes de la facture ou note de crédit/avoir, avec le PDF du document.

Vous avez lu cet article mais avez encore des questions ? N'hésitez pas à consulter notre FAQ Peppol ici !