Une partie importante de la réglementation belge concernant la facturation électronique est que vous devez envoyer des factures B2B via le réseau Peppol. Nous avons intégré cela directement dans Teamleader Focus. Lisez cet article pour découvrir comment envoyer des e-factures via Peppol dans Teamleader Focus. 
 

• Activer Peppol
• Envoyer des factures via Peppol
• Envoyer des factures vs comptabilité
• Envoyer des e-factures en Europe

Activer Peppol

Pour envoyer des factures via Peppol dans Teamleader Focus, vous devez vous assurer que Peppol est activé dans votre compte. Suivez les instructions de cet article pour activer Peppol.  
 

Vous pouvez envoyer des factures depuis plusieurs instances/outils si vous le souhaitez. Cela signifie qu'en plus de Teamleader Focus, vous pouvez également utiliser d'autres outils pour envoyer vos factures. En ce qui concerne la réception des factures, vous ne pouvez activer Peppol que dans un seul outil logiciel. Trouvez plus d'informations dans cet article. 
 

Envoyer des factures via Peppol

Suivez ces instructions pour envoyer une facture via Peppol :

1. Allez dans Factures
2. Cliquez sur la facture que vous souhaitez envoyer via Peppol. Assurez-vous qu'il s'agit d'une facture réservée.
3. Cliquez sur Envoyer
4. Choisissez Envoyer via le réseau Peppol
   
   
   
   Pour pouvoir envoyer une facture via le réseau Peppol, quelques conditions doivent être remplies :
   • La facture que vous avez créée est pour une entité belge dans votre compte, pour laquelle vous avez activé Peppol.
   • Le client de votre facture doit être belge.
   • Le client de votre facture doit avoir un numéro de TVA ou KBO valide renseigné sur sa page de contact/entreprise.
   • Votre client doit également être enregistré sur le réseau Peppol. Nous rechercherons automatiquement votre client dans la base de données Peppol et vous informerons si nous n'avons pas trouvé le client sur Peppol :
     
     
     
     S'il n'est pas (encore) enregistré sur Peppol, vous pouvez toujours envoyer votre facture par les canaux habituels (email, par la poste,...) 
      
5. Si toutes les conditions sont remplies, cliquez sur Envoyer
   
   Remarques :
   • Vous ne pouvez envoyer votre facture qu'une seule fois via Peppol. 
     • Envoyer une facture via Peppol signifie qu'elle est enregistrée dans la comptabilité ou le logiciel de facturation de votre client. L'envoyer à nouveau créerait un doublon. 
     • Si vous devez apporter des corrections textuelles à la facture ou si le client n'a pas payé, vous pouvez envoyer un rappel par email
     • Étant donné que tout est officiel, vous devez également créer et envoyer une note de crédit/un avoir via le réseau Peppol en cas d'erreur sur votre e-facture.
   • L'envoi de factures en masse via Peppol n'est pas encore possible dans Teamleader Focus. 
      
6. Après l'envoi de votre facture, vous pouvez recevoir une ‘réponse’ de votre client. Vous pouvez consulter cette réponse dans Teamleader Focus via le statut Peppol de votre e-facture. Il s'agit d'un statut externe de l'avancement/du statut de votre facture :
   • Envoi
   • Envoyé
   • Échec d'envoi
   • Accepté
   • Refusé
   • En attente

   • Paiement initié
     
     Notez que c'est votre client qui détermine ce statut. Cela signifie que si le statut Peppol de votre facture est ‘Paiement initié’, cela ne signifie pas que Peppol a vérifié le paiement, ou que le paiement est réellement effectué. Si vous utilisez une intégration de paiement via Ponto par exemple, alors c'est toujours via Ponto que les factures sont marquées comme payées dans Teamleader Focus et non via Peppol. 
     
     Vous pouvez consulter le statut Peppol soit via :

     • La page de la facture elle-même : 
       Le statut de votre facture sera visible sur votre page de facture. Le client peut également fournir un message supplémentaire, qui apparaîtra sur la page de détail de la facture sous "statut Peppol".
       
       
       De plus, les Activités de votre facture seront mises à jour selon l'activité Peppol : 
     • Votre aperçu des factures : Via l'engrenage, ajoutez la colonne "statut Peppol" à votre aperçu des factures.  

     En tant qu'expéditeur de la facture, vous recevrez également des notifications concernant la facture (par exemple, qu'elle a été refusée avec la raison), à la fois par email et via la cloche de notification dans Teamleader Focus.
      

Envoyer des factures vs comptabilité

Que faire si vous avez une intégration avec un outil de comptabilité via Teamleader Focus ? Pas de souci ! Vous pouvez toujours synchroniser les factures sortantes avec votre logiciel de comptabilité via Teamleader Focus, même si elles sont envoyées via Peppol.  
 

Envoyer des e-factures en Europe

Pour résumer, la réglementation belge concernant la facturation électronique prévoit que vous devez envoyer des factures B2B via le réseau Peppol.  
 

Mais qu'en est-il des autres pays ? Que se passe-t-il si vous envoyez des factures B2G ? Ou si vous êtes une entreprise française envoyant des factures à une entreprise belge ? 

• Les factures à l'État belge et néerlandais (B2G) doivent également être envoyées via Peppol. Sachez que pour la Belgique, cela est également possible dans Teamleader Focus car nous pouvons identifier ces instances gouvernementales. Cela signifie qu'en Belgique, vous n'avez plus besoin de télécharger manuellement les factures sur Mercurius comme auparavant.
• En ce qui concerne l'envoi de factures vers d'autres pays, vous pouvez toujours utiliser le courrier électronique habituel.
• Seules les entreprises belges doivent envoyer via Peppol aux entreprises belges. En tant qu'entreprise néerlandaise, française, allemande,…, vous pouvez envoyer des factures à votre client belge par email. 
   

Vous avez lu cet article, mais avez encore des questions ? N'hésitez pas à consulter notre FAQ Peppol ici !