Une partie importante de la réglementation belge concernant la facturation électronique est que vous devez envoyer des factures B2B via le réseau Peppol. Nous avons intégré cela directement dans Teamleader Focus.
Les entités néerlandaises et luxembourgeoises peuvent également utiliser cette fonctionnalité, même si rien n’est encore obligatoire à ce stade. Lisez cet article pour découvrir comment envoyer des e-factures via Peppol dans Teamleader Focus. 
 

• Activer Peppol
• Envoyer des factures via Peppol
• Envoyer des factures vs comptabilité
• Envoyer des e-factures en Europe
• Facture électronique envoyée mais non reçue

Activer Peppol

Pour envoyer des factures via Peppol dans Teamleader Focus, vous devez vous assurer que Peppol est activé dans votre compte. Suivez les instructions de cet article pour activer Peppol.  
 

Vous pouvez envoyer des factures depuis plusieurs instances/outils si vous le souhaitez. Cela signifie qu'en plus de Teamleader Focus, vous pouvez également utiliser d'autres outils pour envoyer vos factures. En ce qui concerne la réception des factures (BE et LUX), vous ne pouvez activer Peppol que dans un seul outil logiciel. Trouvez plus d'informations dans cet article. 
 

Envoyer des factures via Peppol

Suivez ces instructions pour envoyer une facture via Peppol :

1. Allez dans Recettes > Factures
2. Cliquez sur la facture que vous souhaitez envoyer via Peppol. 
   Assurez-vous qu'il s'agit d'une facture réservée.
3. Cliquez sur Envoyer
4. Choisissez Envoyer via le réseau Peppol
   
   
   
   Pour pouvoir envoyer une facture via le réseau Peppol, quelques conditions doivent être remplies :
   • La facture que vous avez créée est pour une entité belge, néerlandaise ou luxembourgeoise dans votre compte, pour laquelle vous avez activé Peppol.
   • Le client de votre facture doit être belge, néerlandais ou luxembourgeois.
   • Le client de votre facture doit avoir un numéro de TVA ou KBO valide renseigné sur sa page de contact/entreprise.
     Notez que vous pouvez également choisir un identifiant Peppol différent pour votre client, comme un GLN ou un numéro DUNS. Pour en savoir plus, cliquez ici !
   • Votre client doit également être enregistré sur le réseau Peppol. Nous rechercherons automatiquement votre client dans la base de données Peppol et vous informerons si nous n'avons pas trouvé le client sur Peppol :
     
     
     
     S'il n'est pas (encore) enregistré sur Peppol, vous pouvez toujours envoyer votre facture par les canaux habituels (email, par la poste,...) 
      
5. Si toutes les conditions sont remplies, cliquez sur Envoyer

6. Pièces jointes : Par défaut, le PDF de votre facture sera joint lors de l’envoi de la facture.
   Vous pouvez également ajouter des pièces jointes supplémentaires en cliquant sur Ajouter des pièces jointes. Si votre facture est basée sur le suivi du temps, vous pouvez sélectionner le document de suivi du temps au format PDF ou XLSX, ou choisir un fichier depuis votre ordinateur.

   

   Quelques points à noter concernant l’envoi de pièces jointes :

   • Le nombre de pièces jointes est limité à 5 (le PDF de la facture lui-même + 4 pièces jointes supplémentaires).

   • La taille totale de toutes les pièces jointes est limitée à 100 MB.

   • Seuls les types de fichiers suivants sont pris en charge : PDF, PNG, JPG, XLSX et CSV.

   • Le résultat sera un fichier UBL unique dans lequel les pièces jointes seront intégrées.
     
     Remarques :

     • Vous ne pouvez envoyer votre facture qu'une seule fois via Peppol.
       • Envoyer une facture via Peppol signifie qu'elle est enregistrée dans la comptabilité ou le logiciel de facturation de votre client. L'envoyer à nouveau créerait un doublon.
       • Si vous devez apporter des corrections textuelles à la facture ou si le client n'a pas payé, vous pouvez envoyer un rappel par email
       • Étant donné que tout est officiel, vous devez également créer et envoyer une note de crédit/un avoir via le réseau Peppol en cas d'erreur sur votre e-facture.
     • L'envoi de factures en masse via Peppol est aussi possible dans Teamleader Focus. 
        

7. Après l'envoi de votre facture, vous pouvez recevoir une ‘réponse’ de votre client. 

   Notez que vous ne pouvez recevoir des réponses ou des mises à jour de statut des e-factures que vous avez envoyées que si vous avez également activé Peppol pour la réception d’e-factures dans votre compte. Cette option est uniquement disponible pour les entités d'entreprise belges ou luxembourgeoises. Cela signifie que si vous avez activé Peppol uniquement pour l’envoi, vous ne recevrez pas ces mises à jour ni ces réponses. Vous pouvez tout savoir sur la réception des e-factures dans Teamleader Focus ici.

   Vous pouvez consulter cette réponse dans Teamleader Focus via le statut Peppol de votre e-facture. Il s'agit d'un statut externe de l'avancement/du statut de votre facture :

   • Envoi
   • Envoyé
   • Échec d'envoi
   • Accepté
   • Refusé
   • En attente

   • Paiement initié
     
     Notez que c'est votre client qui détermine ce statut. Cela signifie que si le statut Peppol de votre facture est ‘Paiement initié’, cela ne signifie pas que Peppol a vérifié le paiement, ou que le paiement est réellement effectué. Si vous utilisez une intégration de paiement via Ponto par exemple, alors c'est toujours via Ponto que les factures sont marquées comme payées dans Teamleader Focus et non via Peppol. 
     
     Vous pouvez consulter le statut Peppol soit via :

     • La page de la facture elle-même : 
       Le statut de votre facture sera visible sur votre page de facture. Le client peut également fournir un message supplémentaire, qui apparaîtra sur la page de détail de la facture sous "statut Peppol".
       
       
       De plus, les Activités de votre facture seront mises à jour selon l'activité Peppol :
     • Votre aperçu des factures : Via l'engrenage, ajoutez la colonne "statut Peppol" à votre aperçu des factures.  

     En tant qu'expéditeur de la facture, vous recevrez également des notifications concernant la facture (par exemple, qu'elle a été refusée avec la raison), à la fois par email et via la cloche de notification dans Teamleader Focus.
      

Application mobile

L'envoi de vos factures via Peppol est également possible via l'application mobile.

Envoyer des factures vs comptabilité

Que faire si vous avez une intégration avec un outil de comptabilité via Teamleader Focus ? Pas de souci ! Vous pouvez toujours synchroniser les factures sortantes avec votre logiciel de comptabilité via Teamleader Focus, même si elles sont envoyées via Peppol.  
 

Envoyer des e-factures en Europe

Pour résumer, la réglementation belge concernant la facturation électronique prévoit que vous devez envoyer des factures B2B via le réseau Peppol.  
 

Mais qu'en est-il des autres pays ? Que se passe-t-il si vous envoyez des factures B2G ? Ou si vous êtes une entreprise française envoyant des factures à une entreprise belge ? 

• Les factures destinées aux gouvernements belge, néerlandais et luxembourgeois (B2G) peuvent également être envoyées via Peppol. Pour une entité belge, cela est obligatoire lorsqu’il s’agit du gouvernement belge. Cela signifie qu’en Belgique, vous n’avez plus besoin de télécharger manuellement les factures dans Mercurius comme auparavant.

• Pour l’envoi de factures vers des pays non belges, vous pouvez toujours utiliser l’e-mail classique, car Peppol n’est pas encore obligatoire dans ces cas.

• Seules les entreprises belges doivent envoyer leurs factures via Peppol à d’autres entreprises belges. En tant qu'entreprise néerlandaise, française, allemande, etc., vous pouvez envoyer vos factures à votre client belge par email. Bien qu'il soit également possible pour les entités néerlandaises et luxembourgeoises d'envoyer des factures via Peppol, tant que toutes les conditions sont remplies. 

Facture électronique envoyée mais non reçue

Lorsque vous envoyez une facture via Peppol et que le destinataire affirme ne pas l'avoir reçue, vous pouvez vérifier plusieurs éléments afin d'identifier la cause du problème et le résoudre. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
 

Vous avez lu cet article, mais avez encore des questions ? N'hésitez pas à consulter notre FAQ Peppol ici !