Cette FAQ répond à des questions courantes sur le fonctionnement de Peppol et sur l'activation de Peppol dans Teamleader Focus, tout en abordant l'envoi et la réception de factures via Peppol dans Teamleader Focus. 

• Général
• Inscription sur Peppol
• Envoi de factures électroniques
• Réception de factures électroniques
• Comptabilité
• Archiver/supprimer une entité d'entreprise ou rétrograder/annuler

Général

Qu'est-ce que la facturation électronique ?
Avec la facturation électronique, vous facturez au moyen d'une facture au format UBL. Cette facture est envoyée via le réseau Peppol. 
 

La facturation électronique est-elle obligatoire ?
La facturation électronique est obligatoire pour les transactions B2G et B2B. Le reste de l'UE suivra bientôt, puisque la facturation électronique devrait être la norme dans l'UE d'ici 2030.
 

Comment créer une facture UBL ?
Un logiciel de facturation spécifique s'en charge. Ce logiciel convertit ce que vous avez sur votre facture dans le bon format qui peut être lu par Peppol et d'autres logiciels de facturation qui peuvent recevoir des factures électroniques, entre autres.
 

En tant qu'entreprise belge, dois-je envoyer des factures à d'autres pays via Peppol ?

Non. L’obligation légale s’applique uniquement aux factures envoyées à d’autres entreprises belges (B2B) ou au gouvernement belge (B2G). Pour les clients situés dans d’autres pays, vous pouvez continuer à utiliser l’e-mail classique.

Cependant, Peppol reste une option pour les factures internationales si votre client est également connecté au réseau. Par exemple, si vous avez une entité belge dans Teamleader Focus, vous pouvez envoyer des factures électroniques via Peppol à des agences gouvernementales néerlandaises ou luxembourgeoises ou des entreprises. Cela permet notamment d’éviter le téléchargement manuel de documents sur des portails gouvernementaux étrangers.

En tant qu'entreprise non belge, dois-je envoyer mes factures via Peppol à mes clients belges ?

Pour le B2B : Non. Si votre entreprise n'est pas établie en Belgique, vous n'êtes pas légalement obligé d'utiliser Peppol. Vous pouvez continuer à envoyer vos factures à vos clients belges par e-mail.

Remarque : Si vous disposez d'une entité néerlandaise ou luxembourgeoise dans Teamleader Focus et que vous avez activé Peppol, vous pouvez toujours choisir d'envoyer vos factures via Peppol pour une meilleure automatisation.

Pour le B2G : Oui. Si vous envoyez des factures aux gouvernements belge, néerlandais ou luxembourgeois, vous devez soit :

• les envoyer via Peppol : ceci est uniquement possible depuis une entité néerlandaise ou luxembourgeoise dans votre compte Teamleader Focus ;

• les téléverser manuellement si vous n'êtes pas en mesure de les envoyer via Peppol depuis Teamleader Focus.

  • Si vous devez envoyer une facture au gouvernement belge, vous pouvez la créer manuellement sur la plateforme Mercurius.

  • Si vous devez envoyer une facture au gouvernement néerlandais, vous pouvez téléverser vos factures manuellement via le portail du « Rijksoverheid ».
     

En tant qu'entreprise belge, je ne facture que des clients (B2C), pas des entreprises. La réglementation belge sur la facturation électronique s'applique-t-elle à moi ?

Oui, car la réglementation s'applique également à la réception des factures. Vous devrez également recevoir des factures électroniques via Peppol de vos fournisseurs belges. Donc, même si vous n'envoyez que des factures à des clients non professionnels, vous aurez également besoin d'un moyen de recevoir vos factures B2B via Peppol. 
 

Cependant, vos factures à des clients non B2B ne peuvent pas passer par Peppol. Celles-ci doivent rester des PDF classiques ou être envoyées sur papier. 
 

Pour quels forfaits Teamleader Focus l'envoi et la réception de factures électroniques sont-ils disponibles ?

L'envoi de factures via Peppol est disponible pour tous les forfaits. 
 

La réception de factures via Peppol est également disponible pour tous les forfaits, à l'exception des utilisateurs du forfait SMART. 
 

Y a-t-il un coût supplémentaire lié à la facturation électronique ?

Non. C'est une réglementation à laquelle nos clients doivent se conformer. Nous souhaitons simplement que tous nos (potentiels) clients aient la meilleure expérience possible pour respecter la loi. C'est pourquoi nous essayons de leur faciliter la tâche. Laissez-nous faire le gros du travail. 
 

Teamleader Focus est-il également conforme à Peppol dans d'autres pays, par exemple en Italie ? 

Non, l'Italie n'utilise pas Peppol pour ses factures électroniques. Et même si d'autres pays utilisent Peppol, il existe des différences subtiles selon les pays. Nous vous tiendrons informés des prochains pays concernés. 
 

Inscription sur Peppol

Que signifie l'inscription sur Peppol et est-ce la même chose que se connecter à Peppol ?

Non - Vous pouvez envoyer des factures en utilisant différents outils logiciels en vous connectant à Peppol. Cependant, vous ne pouvez vous inscrire qu'avec un seul outil logiciel. Lorsque vous vous inscrivez, vous indiquez que vous souhaitez recevoir vos factures dans cet outil. Dans Teamleader Focus, cela n'est actuellement possible que pour des entités d'entreprise belges et luxermbourgeoises.
 

Comment mes fournisseurs peuvent-ils savoir que je suis inscrit sur Peppol et comment peuvent-ils me trouver ? 

Ils peuvent vous trouver en fonction de votre numéro KBO (BCE en Wallonie). Votre numéro KBO en Belgique est votre numéro de TVA sans le “BE” (donc seulement les chiffres). Via le site peppolscanner.be, ils peuvent également vérifier si vous êtes enregistré sur Peppol.
 

Comment savoir si mon client est inscrit sur Peppol ?

Teamleader Focus le sait. Nous chercherons votre client dans la base de données Peppol. Si votre client est inscrit sur Peppol, Teamleader Focus vous proposera d'envoyer votre facture électronique via le réseau Peppol.
 S'ils ne sont pas (encore) inscrits sur Peppol, vous pouvez toujours envoyer votre facture par les canaux habituels (courrier, e-mail…)

Sachez que vous pouvez également vérifier vous-même si une entreprise est déjà enregistrée sur Peppol via le site peppolscanner.be.

Que faire si l'entreprise à laquelle je veux envoyer une facture n'est pas inscrite sur Peppol ? 

Si votre client n’est pas (encore) enregistré sur Peppol, vous ne pourrez pas sélectionner Peppol comme option d’envoi dans Teamleader Focus. Dans ce cas, vous êtes autorisé à envoyer la facture par un autre canal, comme l’e-mail.

Les clients belges qui ne sont pas conformes après le 01/01/2026 risquent des sanctions financières :

• 1 500 € pour une première infraction

• 3 000 € pour une deuxième infraction

• 5 000 € pour chaque infraction suivante

Il existe un délai de grâce de trois mois entre les infractions. Passé ce délai, toute nouvelle infraction entraînera une amende plus élevée.

Bonne pratique dans cette situation :

• Vérifiez auprès de votre client si c'est vrai qu’il n’est pas encore enregistré sur Peppol (il peut avoir un autre ID Peppol).

• Informez-le que l’enregistrement sur Peppol est obligatoire.

• Demandez-lui quand il prévoit d’être enregistré afin que vous puissiez envoyer les factures futures via Peppol.

• Indiquez clairement dans votre e-mail que la facture est envoyée par e-mail parce que le client n’est pas encore enregistré sur Peppol, afin de disposer d’une preuve en tant que fournisseur.

Puis-je inscrire plusieurs entités avec le même numéro de TVA ?

Vous pouvez enregistrer une entreprise avec un numéro BCE ou de TVA unique pour envoyer et recevoir des factures via Peppol. Toutefois, si d'autres entités partagent le même numéro BCE ou de TVA, elles ne peuvent être enregistrées que pour l'envoi de factures. 
Si une entité qui n'envoie que des factures reçoit une réponse à une facture qu'elle a envoyée via Peppol, la réponse sera toujours correctement liée à la facture d'origine, même si cette entité n'est pas enregistrée pour recevoir des factures.

Envoi de factures électroniques

Puis-je envoyer des factures Peppol via Teamleader Focus mais recevoir des factures Peppol ailleurs ?

Oui, c'est possible. Vous pouvez envoyer depuis plusieurs instances si vous le souhaitez, mais vous ne pouvez recevoir qu'à un seul endroit (comme votre adresse personnelle). Cependant, il est toujours préférable d'avoir tout au même endroit, n'est-ce pas ? 
 

J'ai fait une erreur après avoir envoyé ma facture via Peppol (oublié le numéro de commande, mauvaise adresse, etc.). Puis-je la modifier et l'envoyer à nouveau via Peppol ?

Peppol n'autorise pas l'envoi de la même facture deux fois avec le même numéro, car la facture a déjà été traitée par le logiciel de l'autre entreprise. Vous devez faire une note de crédit, copier la facture originale, la mettre à jour pour corriger les erreurs et envoyer la nouvelle via Peppol.  
 

Que faire si je dois envoyer un rappel de facture ?

Vous ne pouvez pas envoyer de rappel de facture par Peppol. Si votre client n'a pas payé, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel en répétant que la facture originale a été envoyée via Peppol, et vous pouvez inclure la facture originale en PDF. 
 

Puis-je également envoyer des factures Peppol au gouvernement via Teamleader Focus (B2G) ?

Oui ! Teamleader Focus est en mesure d'identifier les entités gouvernementales en Belgique et aux Pays-Bas, vous permettant d'envoyer vos factures directement via le réseau Peppol.

• Belgique : pour une entité belge qui facture le gouvernement belge, Peppol est obligatoire. Teamleader Focus garantit que vos factures arrivent automatiquement sur le portail Mercurius.

• Pays-Bas & Luxembourg : Bien qu'il existe des portails manuels, l'envoi via Peppol à travers Teamleader Focus reste également la méthode privilégiée et la plus efficace pour ces administrations gouvernementales .

Qu'en est-il des factures envoyées automatiquement via des abonnements ?

Les factures envoyées automatiquement via des abonnements seront envoyées par e-mail et non par Peppol. 
 

Que faire si je reçois un message d'erreur après l'envoi ?

Après avoir envoyé une facture Peppol, vous pouvez recevoir un message indiquant que votre facture a été rejetée pour la raison suivante : « IO (97) doit contenir au moins 8 chiffres ». Cela est dû au fait que vous n'avez pas introduit de numéro de commande ou de numéro de PO.

1. Vous devez tout d'abord activer ce paramètre (voir Paramètres > Recettes > Préférences > « Utiliser les numéros de commande sur vos factures »). Désormais, vous pourrez introduire un numéro de commande lors de la création d'une facture.
2. Deuxièmement, vous ne pouvez pas éditer une facture et la renvoyer via Peppol. Par conséquent, vous devez faire une note de crédit/avoir de la facture déjà envoyée, copier la facture originale, la mettre à jour pour saisir le numéro de commande et envoyer la nouvelle facture via Peppol. 

Je ne peux pas envoyer ma facture car la date de livraison est requise ?

Les factures avec le taux de TVA « Ventes dans l’UE » ou « Ventes hors UE » nécessitent une date de livraison. Il s’agit d’une exigence Peppol.

Vous pouvez renseigner la date de livraison de votre facture lors de sa création ou de sa modification, dans le champ « Date de livraison ».
Sur un abonnement, vous pouvez également définir une date de livraison en allant dans Options avancées > « Informations de livraison » > Définir la date de livraison.

Réception de factures électroniques

(indisponible dans notre forfait SMART et uniquement disponible pour les entités d’entreprise belges et luxembourgeoises)

Puis-je envoyer des factures Peppol via Teamleader Focus mais recevoir des factures Peppol ailleurs ?
Oui, c'est possible. Vous pouvez envoyer depuis plusieurs instances si vous le souhaitez, mais vous ne pouvez recevoir qu'à un seul endroit (comme votre adresse personnelle). Cependant, il est toujours préférable d'avoir tout au même endroit, n'est-ce pas ? 

Puis-je lier les factures entrantes à par exemple des projets ou des commandes ?
Oui, vous pouvez lier vos factures entrantes ou vos dépenses à des projets. Vous pouvez en savoir plus ici. 
 

Puis-je lier des factures entrantes à des commandes ?
Pas encore, mais c’est une fonctionnalité que nous développerons lorsque nous poursuivrons l’amélioration de la gestion des coûts en général.

Puis-je payer des factures entrantes via Teamleader Focus ?
Pour l'instant, non. Nous allons travailler sur une solution pour cela. En attendant, vous pouvez utiliser Ponto pour marquer vos factures comme payées dans Teamleader Focus. 
 

Comptabilité

Puis-je toujours envoyer mes factures sortantes vers mon outil de comptabilité via Teamleader Focus ?

Vous pouvez toujours synchroniser les factures sortantes avec votre logiciel de comptabilité via Teamleader Focus (si vous avez une intégration), même si elles sont envoyées via Peppol. 
 

Puis-je envoyer des factures entrantes vers mon logiciel de comptabilité ?

Oui, il est possible d'envoyer les factures entrantes via votre logiciel comptable grâce à l'une des intégrations des intégrations de notre Booster Connecteur comptable. Vous pouvez également envoyer vos dépenses manuellement via le bouton Envoyer au comptable.
 

Archiver/supprimer une entité d'entreprise ou rétrograder/résilier

Que se passe-t-il si j'archive/supprime mon entité d'entreprise ?

Si vous archivez ou supprimez une ou plusieurs entités d'entreprise, vous serez désinscrit de Peppol pour les numéros de TVA et KBO liés à cette entité. 
 

Que se passe-t-il si je rétrograde vers le forfait SMART et que je ne peux plus recevoir des factures de manière électronique ? 

Vous ne pourrez plus recevoir de factures électroniques via Peppol. Cela signifie que vous perdrez l'accès au module « Dépenses » et donc également aux factures électroniques que vous avez reçues.
 

Que se passe-t-il si je décide d'arrêter d'utiliser Teamleader Focus ?

Si vous décidez d'arrêter d'utiliser Teamleader Focus, nous vous désinscrirons de Peppol. Vous ne recevrez plus de factures via Peppol, donc vous devrez vous réinscrire dans un autre logiciel.