Vous souhaitez mieux maîtriser vos dépenses ? Avec le suivi des paiements dans Teamleader Focus, vous saurez toujours quelles dépenses sont payées, partiellement payées ou encore en attente. Filtrez facilement par statut de paiement et payez rapidement les factures entrantes via un code QR. Lisez la suite pour apprendre exactement comment gérer et suivre vos paiements de dépenses.

Marquer une dépense comme payée

Tous les utilisateurs (administrateurs et non-administrateurs) peuvent ajouter des paiements à tout type de dépense : factures entrantes, notes de crédit ou reçus. Suivez ces étapes pour ajouter un paiement à une dépense :

! Les dépenses peuvent être automatiquement marquées comme payées si vous les intégrez avec un outil comptable. En savoir plus ici.
 

1. Accédez à votre dépense
2. Cliquez sur Ajouter paiement en haut à droite, ou allez à l’onglet Paiements > Paiements liés > Ajouter paiement.
   
   
   
   
   Notes :
   • Si votre dépense n’est pas encore approuvée, vous pouvez trouver l’option pour ajouter un paiement en cliquant sur la flèche à côté de « Marquer comme approuvé ».
     
      
   • Vous pouvez également ajouter un paiement aux dépenses refusées ou en attente, si nécessaire.
   • Vous ne pouvez pas ajouter de paiement aux dépenses sans montant total incluant la TVA. Modifiez la dépense et remplissez d’abord le total.
     
      
3. Une fenêtre pop-up s’ouvre dans laquelle vous pouvez ajouter les détails de votre paiement.
   
    
   • Remplissez une date de paiement. Cela peut aussi être une date dans le futur.
   • Choisissez un mode de paiement ou ajoutez-en un nouveau. Les nouveaux modes de paiement seront également ajoutés à la liste des modes disponibles pour les factures sortantes. Trouvez plus d’informations sur les modes de paiement ici.
   • Paiement complet : par défaut, le curseur à côté de « Paiement complet » est activé et c’est aussi la seule option lors de l’ajout d’un paiement à un reçu ou à une note de crédit entrante. Pour les factures entrantes, vous pouvez aussi ajouter des paiements partiels :
     • Désactivez le curseur à côté de « Paiement complet » et saisissez le « Montant payé ».
       
        
     • Si le montant des paiements dépasse ou égale le montant total monétaire de la dépense, il n’est plus possible d’ajouter un paiement supplémentaire.
     • Les dépenses seront considérées comme entièrement payées si la somme de tous les paiements ajoutés correspond au montant total incluant la TVA de la dépense. Notez que vous ne pouvez plus modifier le total TTC d’une dépense une fois qu’elle est entièrement payée.
        
   • Pour des raisons internes, vous pouvez remplir une remarque à propos de ce paiement.
   • Payer via code QR [UNIQUEMENT POUR LES FACTURES ENTRANTES] : pour des paiements rapides et sécurisés de vos factures entrantes, vous pouvez toujours payer en scannant le code QR affiché ici. (Notez que pour la Belgique, Payconiq by Bancontact/Bancontact Pay n’est pas pris en charge). Après avoir scanné le code, vérifiez toujours si les détails du paiement sont corrects dans votre application bancaire avant de payer.
     • Un code QR ne sera généré que si les champs obligatoires tels que le numéro IBAN du fournisseur et le montant sont remplis. Sinon, un code QR cassé sera affiché.
     • Lorsque vous modifiez le « Montant payé » du paiement, un nouveau code QR sera généré instantanément.
        
4. Cliquez sur Ajouter un paiement.
5. Sur la page de détail de votre dépense, une nouvelle étiquette de statut telle que « Payé » ou « Partiellement payé » sera ajoutée à côté du titre de la dépense.
6. Dans l’onglet « Paiements », votre ou vos paiements seront liés.
   
    
7. Journal d’activité : dans l’onglet détail de votre dépense > « Activités », vous pouvez voir quand des paiements ont été ajoutés, modifiés ou supprimés pour une dépense et par qui. 
   
    

Modifier un paiement

Il est toujours possible de modifier ou de supprimer un paiement d’une dépense.

• Pour modifier un paiement, cliquez sur le crayon à côté du paiement.
• Cliquez sur l’icône de lien pour dissocier un paiement. Notez que cela n’annule pas le paiement lui-même.
   

Vue d’ensemble des dépenses

Dans la vue d’ensemble des dépenses, vous pouvez ajouter des colonnes qui fournissent plus d’informations sur le statut de paiement de vos dépenses. Ajoutez ces colonnes à votre vue d’ensemble des dépenses en cliquant sur le roue dentée en bas à droite.

 

• Statut du paiement
  • Payé : une dépense est entièrement payée si la somme de tous les paiements ajoutés (= le « montant payé ») correspond au total TTC de la dépense.
  • Payé partiellement (uniquement pour les factures entrantes) : le paiement est lié, mais une partie reste encore à payer.
  • Impayé : aucun paiement lié.
  • Inconnu : le statut de paiement est affiché comme « Inconnu » si le total TTC est manquant (même si le total hors TVA est rempli).
• Montant payé : montant total des paiements liés
• Date du paiement : date à laquelle la dépense a été entièrement payée
   

Filtrez facilement sur le statut de paiement ou la date de paiement en cliquant sur Filtres dans votre vue d’ensemble des dépenses :

 

Vous pouvez également marquer plusieurs dépenses comme payées en cochant les cases situées à côté de celles-ci > Marquer comme payée. Veuillez noter que ces dépenses seront alors complètement payées, car il n'est pas possible d'ajouter des paiements partiels en masse.

Trouvez plus d’informations sur les dépenses en général dans ce dossier.