Le Booster Connecteur comptable dans Teamleader Focus

Synchronisez les données financières de Teamleader Focus vers votre logiciel de comptabilité grâce au Booster Connecteur comptable. En activant ce Booster, les factures, notes de crédit, dépenses, clients et fournisseurs sont automatiquement envoyés à votre outil comptable. Cela réduit le travail manuel, évite les doubles saisies et maintient votre comptabilité à jour. Cet article explique ce qu’est le Booster, comment l’ajouter à votre licence et enfin comment configurer l’intégration par entité d'entreprise.
 

Vérifiez si ce Booster est disponible pour vous :

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Fonctionnalités du Booster Connecteur comptable

Le Booster Connecteur comptable facilite la tenue de la comptabilité en synchronisant automatiquement vos données Teamleader Focus avec votre logiciel comptable. Plus besoin d’exportations manuelles, plus de doublons, juste des données financières précises et à jour.
 

Avec ce Booster, vous pouvez :

  • Vous connecter à Exact Online, Octopus ou Yuki. 
  • Tenir votre comptable automatiquement à jour grâce à ces fonctionnalités principales :
    • Synchroniser les factures et notes de crédit sortantes (« Recettes ») vers votre intégration
    • Synchroniser les factures et notes de crédit entrantes (« Dépenses ») vers votre intégration
    • Créer et mettre à jour les clients et fournisseurs dans votre outil comptable 
  • Réduire les erreurs et le travail administratif : les comptes comptables et taux de TVA sont correctement liés par entité d'entreprise. 
  • Gagner du temps grâce à des synchronisations flexibles : lancez les synchronisations manuellement ou laissez-les s’exécuter automatiquement en arrière-plan. 
  • Concentrez-vous sur votre activité : passez moins de temps sur la comptabilité et plus sur ce qui compte vraiment.
     

De plus, activer le Booster est simple et abordable. Vous payez un tarif fixe de 5 € par mois par compte avec une licence annuelle, et 6 € par mois/compte avec une licence trimestrielle. 
Si vous avez plusieurs entités d'entreprise, vous ne payez pas de supplément pour chaque entité connectée car le Booster couvre jusqu’à 4 entités d'entreprise.
 

Ajouter le Booster à votre licence

Le Booster Connecteur comptable est disponible pour tous les forfaits et peut être ajouté à votre licence par un administrateur de compte. 

Ajoutez le Booster à votre compte en suivant ces étapes :

  1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite
  2. Cliquez sur Gérer les licences
  3. Dans « Vos Boosters », cliquez sur Ajouter à côté de Accounting connector. 

    Remarque : il n’est pas possible de démarrer un essai pour ce Booster, il sera ajouté immédiatement à votre abonnement.
     
  4. Dans l’écran suivant, cliquez sur Acheter maintenant pour accéder immédiatement aux fonctionnalités du Booster.
     
  5. Procédez au paiement et confirmez votre achat. Le Booster est maintenant ajouté à votre licence et vous serez facturé au prorata pour le reste de votre période de facturation.
     

Le Booster peut également être retiré de votre licence en suivant la même procédure que pour les autres Boosters, décrite dans cet article.
Dans ce cas, les intégrations comptables actives dans le compte seront désactivées et supprimées à la prochaine date de renouvellement.

 

Configurer une intégration 

Après avoir ajouté le Booster Connecteur comptable, vous pouvez configurer une intégration entre votre compte et Exact Online, Octopus ou Yuki. 
 

! Avant de commencer, assurez-vous de disposer de :

  • accès aux Paramètres dans Teamleader Focus
  • accès à l’outil comptable que vous souhaitez connecter avec Teamleader Focus.
     

Pour configurer une intégration comptable, suivez ces étapes :

  1. Allez dans Paramètres > Informations entreprise
  2. Cliquez sur le nom de l’entité d'entreprise pour laquelle vous souhaitez configurer l’intégration
  3. Cliquez sur l’onglet Comptabilité

     
  4. Cliquez sur l’intégration de votre choix et authentifiez-vous avec les identifiants de l’outil comptable. Dans cet exemple, nous montrons les étapes pour Octopus, mais notez que les étapes principales sont très similaires pour toutes les intégrations. Certains champs peuvent différer légèrement selon l’intégration comptable. 
  5. Un nouvel écran s’ouvrira avec les informations suivantes :
     
    • Remplissez les informations requises telles que nom d’utilisateur et mot de passe et cliquez sur Connecter.

      Remarque pour Yuki : au lieu de votre nom d’utilisateur, vous devez renseigner votre clé API de Yuki.
      Pour trouver ces codes, connectez-vous à Yuki et allez dans Paramètres en bas à gauche.
      Ensuite, rendez-vous dans Intégrations > Services web : vous y trouverez les ID de l'administrateur et les clés API de votre compte (ou de tous vos comptes si vous en avez plusieurs).

      Remarque pour Exact Online : avant de configurer l’intégration, assurez-vous que votre compte utilisateur dans Exact Online dispose des droits financiers suivants :
      • Gérer les comptes
      • Saisir, modifier et supprimer des écritures de ventes
      • Consulter les rapports fournisseurs
      • Consulter les rapports clients

      • Consulter les données financières de base

        Si ce n’est pas le cas, contactez Exact Online ou votre comptable afin d’activer ces droits pour vous.
         

    • Choisissez un dossier ou une division comptable et cliquez sur Valider.
    • Après une connexion réussie, vous serez redirigé vers Teamleader Focus où vous pouvez compléter la configuration de votre intégration en cliquant sur Finaliser la configuration.


       
  6. Dans l’écran suivant, sous « Détails de l’intégration », commencez par remplir une date de début. Cela définit la date à partir de laquelle Teamleader Focus commencera à synchroniser vos factures et notes de crédit.
    • Définissez les journaux pour les factures sortantes/entrantes et pour les notes de crédit sortantes/entrantes. Nous filtrons les types acceptés (entrant/sortant) dans votre outil comptable et excluons les non acceptés, vous permettant ainsi de choisir facilement sans erreur. 
    • 'Synchronisation' : 
      • Vous pouvez choisir de synchroniser automatiquement les factures/notes de crédit. Cette synchronisation s’exécutera alors en arrière-plan chaque nuit automatiquement.
        ! Remarque : nous vous conseillons de configurer la synchronisation automatique uniquement après que la connexion a été établie avec succès et que vous avez terminé les étapes suivantes.

      • Vous pouvez choisir d’être informé des nouveaux paiements de factures en activant le bouton « Me tenir informé des nouveaux paiements de factures ». Lorsque cette option est activée, vous recevrez une notification dans l’application à chaque nouveau paiement ajouté, ainsi qu’un e-mail, à condition que les notifications par e-mail soient activées dans votre compte.

        Pour en savoir plus à ce sujet, consultez la section « Notifications et dépannage » ci-dessous.

  7. Dans « Comptes pour remises », vous pouvez définir quels comptes comptables dans Octopus doivent être sélectionnés pour les remises.
  8. Dans « Lier les codes TVA », vous pouvez lier les taux de TVA de Teamleader Focus aux codes TVA de votre outil de comptabilité.

  9. La dernière étape est « Définir les comptes comptables ». Ici, vous liez les taux de TVA dans Teamleader Focus aux comptes comptables correspondants dans votre logiciel comptable. Ces comptes seront ensuite utilisés automatiquement pour les lignes de facture avec ce taux de TVA.

    Si vous activez le curseur « Définir les comptes comptables pour les lignes de facture existantes sans compte comptable », toutes les lignes de facture existantes qui n’ont pas encore de compte comptable seront automatiquement mises à jour avec celui lié.

  10. Après avoir suivi ces étapes, vous verrez la page de résumé de l’intégration, où vous pouvez toujours accéder et modifier les paramètres.
  11. Si vous revenez à Paramètres > Informations entreprise > votre entité d'entreprise > Comptabilité, le statut de l’intégration sera affiché ici :
    • Si la configuration a réussi, le statut sera « Connecté ».
    • Si la configuration n’a pas été complétée, le statut sera « Configuration nécessaire ».
    • Pendant la configuration, le statut sera « Connexion en cours » et passera à « Connecté » lorsque la connexion sera établie.
       

Plusieurs entités d'entreprise

  • Si vous avez plusieurs entités d’entreprise, la même configuration doit être effectuée pour chaque entité.
  • Les entités que vous connectez peuvent avoir le même numéro de TVA ou des numéros différents.
  • Notez que vous pouvez également connecter des outils comptables différents (parmi les 3 disponibles mentionnés ci-dessus) par entité. Par exemple, vous pouvez utiliser Exact Online pour l’entité A et Yuki pour l’entité B.
  • Vous pouvez également utiliser l’une de nos 3 intégrations intégrées pour une entité et une autre intégration disponible sur notre Marketplace pour une autre entité, selon la manière dont l’intégration est conçue. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question supplémentaire.
     

Synchronisation après configuration

Après avoir établi la connexion, il est temps de synchroniser les informations de Teamleader Focus vers votre outil comptable.
 

Pour rappel, 7 types d’éléments sont synchronisés vers votre outil comptable :

  1. Comptes comptables : ils sont récupérés depuis l’outil comptable pour pouvoir être utilisés sur les factures dans Teamleader Focus, et sont synchronisés de retour vers l’outil comptable
  2. Contacts et entreprises liés aux factures et notes de crédit sortantes/entrantes
  3. Factures sortantes : 
    • seules les factures comptabilisées sont synchronisées
    • les factures négatives sont automatiquement synchronisées en tant que notes de crédit
  4. Notes de crédit sortantes
  5. Fournisseurs liés aux dépenses
  6. Factures entrantes (via Peppol) : 
    • Seules les factures entrantes approuvées via Peppol sont synchronisées
    • Si vous téléchargez également des reçus ou des factures non-Peppol dans votre module Dépenses, que ce soit manuellement ou via OCR, ceux-ci ne sont pas synchronisés avec votre outil comptable via le connecteur comptable. Vous pouvez toutefois envoyer ces autres dépenses approuvées vers l’adresse e-mail de votre outil de comptabilité en un seul clic. Lisez tout à ce sujet ici.
      Remarque : Si le Booster Connecteur comptable est activé, envoyez vos dépenses non-Peppol vers l’adresse e-mail de votre outil de comptabilité manuellement, et non automatiquement.
      Si vous activez l’option automatique, vos dépenses Peppol seraient également envoyées par e-mail, ce qui contournerait le Connecteur comptable. Par conséquent, vous perdriez les avantages du Booster pour ces dépenses Peppol, comme la synchronisation des paiements.
  7. Notes de crédit entrantes (via Peppol)
     

En ce qui concerne les données synchronisées depuis votre outil de comptabilité vers Teamleader Focus, cela concerne principalement le statut de paiement des factures et notes de crédit entrantes et sortantes importées dans Teamleader Focus via l’intégration. Vous trouverez plus d’informations sur ce statut de paiement ci-dessous.

 

Une synchronisation peut être lancée depuis cinq endroits :

  1. La page des factures : cliquez sur les doubles flèches à côté du titre « Factures » :
  2. La page des dépenses : cliquez sur les doubles flèches à côté du titre « Dépenses » :
  3. La page des notes de crédit : cliquez sur les doubles flèches à côté du titre « Notes de crédit » :
  4. Via Paramètres > Informations entreprise > Entité d'entreprise > Comptabilité > les doubles flèches à côté de l’intégration :
  5. Via la page de détail comptable (Paramètres > Informations entreprise > Entité d'entreprise> Comptabilité > Cliquez sur l’intégration) : ici, cliquez sur le bouton Sync en haut à droite

     
  • Selon la page depuis laquelle vous lancez la synchronisation, celle-ci démarrera pour toutes les entités entreprises connectées (via la page factures, dépenses ou notes de crédit) ou pour une entité entreprise spécifique (via Paramètres > Entité entreprise). 
  • Si une synchronisation démarre, tous les éléments seront synchronisés (il n’est donc pas possible de ne synchroniser que les factures sortantes par exemple).
  • Si une synchronisation est en cours, le bouton de synchronisation sera désactivé à tous les endroits pour tous les utilisateurs.
  • Tout utilisateur ayant accès à une page peut aussi lancer la synchronisation : par exemple, quelqu’un ayant accès aux dépenses peut lancer la synchronisation depuis la page dépenses. 
    Tous les documents seront synchronisés même si cette personne n’a pas accès aux factures par exemple.

 

Une fois la première synchronisation terminée avec succès, vous pouvez retourner dans les paramètres de l’intégration pour activer la synchronisation automatique. Celle-ci s’exécutera chaque nuit automatiquement sans intervention utilisateur, bien que la synchronisation manuelle reste possible si nécessaire.

  • Allez dans Paramètres > Informations entreprise
  • Cliquez sur votre entité entreprise> Comptabilité
  • Cliquez sur l’intégration
  • Allez dans l’onglet Synchronisation
  • Activez le curseur à côté de « Synchronisez automatiquement les factures et notes de crédit entrantes et sortantes »

     

Statut de paiement

Si vous n’avez pas activé l’option pour être informé des nouveaux paiements lors de la configuration initiale (voir ci-dessus), vous pouvez toujours l’activer ultérieurement. Allez dans Paramètres > Informations entreprise > Entité d’entreprise > Comptabilité, ouvrez l’intégration, rendez-vous dans Synchronisation, et activez « Me tenir informé des nouveaux paiements de factures ».

  • ! Les notifications sont uniquement envoyées pour les paiements sur les factures ou notes de crédit sortantes, et non pour les paiements sur les dépenses.

  • Ce paramètre est spécifique à chaque utilisateur : seule la personne qui active l’option recevra ces notifications. Les autres utilisateurs peuvent activer la même option pour eux-mêmes en allant dans les paramètres de l’intégration et en activant le bouton dans l’onglet Synchronisation.


     

  • Chaque fois que vous recevez une notification indiquant qu’un paiement a été ajouté, cela ne signifie pas nécessairement que la facture a été entièrement réglée. Par exemple, en cas de frais de retard, un client peut avoir payé la facture principale mais pas les frais supplémentaires.

  • Dans l’intégration comptable, les paiements partiels ne définissent le statut de paiement comme Payé dans Teamleader Focus que lorsque le paiement est entièrement réglé dans l’outil comptable.

  • Nous vous conseillons de gérer les paiements via l’intégration comptable, car les paiements saisis manuellement dans Teamleader Focus ne seront pas synchronisés avec l’intégration comptable. 

    • Par exemple, passer une facture sur 'Payé' dans Teamleader Focus ne la marquera pas comme payée dans l’intégration comptable.

    • Si vous décidez de marquer manuellement une facture comme payée dans Teamleader Focus, la synchronisation comptable ne modifiera pas ce statut dans Teamleader Focus (même si la facture est « Impayée » dans l’intégration comptable).

  • Statut de paiement des dépenses : vous pouvez toujours vérifier le statut de paiement de toutes vos dépenses dans votre aperçu des dépenses.

  • Statut de paiement des factures / notes de crédit sortantes : vérifiez le statut de paiement des factures ou notes de crédit sortantes dans votre aperçu des factures en ajoutant la colonne 'Payé' (Oui/Non) à votre aperçu.

    • Pour les factures : Teamleader Focus affichera le statut 'Ouvert' si la facture est impayée ou partiellement payée dans l’outil comptable, ou 'Payé' si la facture est entièrement réglée.

    • Pour les notes de crédit : Teamleader Focus affichera la note de crédit comme 'Payé' si elle est « rapprochée » avec une facture dans l’outil comptable.

 

Notifications et dépannage

Dans les Paramètres de votre intégration > onglet Synchronisation, vous trouverez un historique de synchronisation des 7 derniers jours. Ce journal indique le statut de chaque synchronisation et précise si elle a été réussie ou non. 

Modifier ou supprimer l’intégration

Après avoir configuré l’intégration, vous pouvez facilement modifier certains paramètres en allant dans Paramètres > Informations entreprise > Entité d'entreprise > Comptabilité et en cliquant sur l’intégration.
Gardez à l’esprit que modifier des informations dans l’onglet Détails peut affecter le fonctionnement de l’intégration, donc procédez avec prudence.

Supprimez une intégration en suivant les étapes ci-dessus pour modifier les paramètres de l’intégration. Cliquez sur les trois points en haut à droite et cliquez sur Supprimer l’intégration :


À venir

Nous ajouterons davantage d’intégrations comptables à l’avenir et les rendrons également disponibles pour d’autres pays.
 

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