Vérifier les erreurs d’intégration comptable dans votre compte Teamleader Focus


Lors de l’intégration de Teamleader Focus avec votre logiciel de comptabilité (Yuki, Exact Online ou Octopus) via le Booster Connecteur comptable, des erreurs peuvent parfois empêcher la synchronisation des factures ou notes de crédit vers votre outil comptable, par exemple en raison d’un compte général manquant pour les remises commerciales ou d’un numéro de TVA mal formaté. Dans cet article, vous verrez où vérifier les erreurs dans Teamleader Focus.
 

Vérifiez si le Booster Connecteur comptable est disponible pour vous :

  • ✔️ Vous avez un compte Teamleader Focus belge ou néerlandais
  • ✔️ Vous utilisez Exact Online, Octopus ou Yuki
  • ✔️ Vous n’avez actuellement pas l’une de nos anciennes intégrations comptables existantes (sinon cet article ne s’applique pas à vous et vous pouvez trouver plus d’informations ici).


Vous cherchez à résoudre des erreurs spécifiques que vous recevez ? Trouvez une solution ici :

Où vérifier les erreurs

Si vous remarquez que certaines factures ou notes de crédit sortantes ou entrantes ne se synchronisent pas avec votre outil comptable, vous devez vérifier votre journal d’historique de synchronisation pour y trouver des erreurs. Notez que vous devez avoir un accès utilisateur aux Paramètres pour cela.


Suivez ces étapes pour vérifier les erreurs :

  1. Allez dans Paramètres > Informations entreprise > cliquez sur votre entité d’entreprise
  2. Cliquez sur l’onglet Comptabilité > cliquez sur votre intégration 
  3. Cliquez sur l’onglet Synchronisation
  4. Cliquez sur le bouton Synchroniser dans le coin supérieur droit pour lancer une synchronisation manuelle, ou trouvez ici vos dernières exécutions de synchronisation.

    Chaque fois que vous synchronisez manuellement, vous recevez également une notification in-app (via la cloche de notification dans le coin supérieur droit de votre compte) et un e-mail une fois qu’une synchronisation manuelle est terminée.


    • Notez que si la synchronisation automatique est activée, aucune notification ne sera envoyée pour éviter un trop grand nombre de notifications. 
    • Seul l’utilisateur ayant lancé la synchronisation manuelle recevra des notifications.
    • La notification indique combien d’éléments ont été synchronisés et, en cas de problème, combien de documents ont été ignorés. Les notifications provenant d’une synchronisation manuelle ne précisent toutefois pas exactement ce qui a posé problème.
       
  5. Pour voir ce qui n’a pas fonctionné, vous pouvez consulter l’‘Historique de synchronisation’ ci-dessous. Ici, vous verrez l’historique des synchronisations des 7 derniers jours. Ce journal affiche le statut de chaque synchronisation et indique si elle a réussi ou non. Si une synchronisation a réussi, la plus récente restera visible ici, même si elle a eu lieu il y a plus de 7 jours. Lisez ‘Statuts de synchronisation’ ci-dessous pour vérifier la signification de chaque statut.
     

Une autre façon de voir quels documents ont déjà été synchronisés avec votre outil comptable est via l’aperçu des Recettes ou l’aperçu des Dépenses.

  • Factures et notes de crédit : ajoutez la colonne Numéro de réservation via la roue dentée en bas à droite de l’aperçu des factures ou notes de crédit. 
    • Les documents sans numéro de réservation n’ont pas encore été synchronisés.

    • Les numéros de réservation sont attribués dans l’ordre dans lequel les factures sont synchronisées avec succès. Si une facture ne peut pas être synchronisée en raison d’une erreur et est donc ignorée, elle recevra un numéro de réservation une fois la synchronisation réussie. Par conséquent, les numéros de réservation peuvent ne pas suivre l’ordre chronologique des factures. Cela est tout à fait normal, tant qu’une facture donnée a le même numéro de réservation dans Teamleader Focus et dans votre outil de comptabilité.

  • Dépenses : les dépenses synchronisées ont le statut Envoyé au comptable. Vous pouvez ajouter cette colonne à l’aperçu des dépenses pour identifier rapidement celles qui n’ont pas encore été envoyées à votre outil comptable.

     

Statuts de synchronisation

Lorsqu’une synchronisation a lieu, chaque composant est traité individuellement (par exemple, comptes du grand livre, clients, factures, notes de crédit, etc.). Cela vous permet de voir clairement quelles parties ont été synchronisées avec succès et où des problèmes sont survenus.
 

De plus, la synchronisation elle-même reçoit un statut global, affiché avec une étiquette claire (par exemple, Réussi, Avertissement, Bloqué), afin que vous puissiez immédiatement comprendre le résultat général de la synchronisation en un coup d’œil.

Voici un exemple de synchronisation avec différents statuts :


‘Bloqué’ signifie que la synchronisation est bloquée et n’avance plus. Cela peut se produire lorsque certains composants restent dans un état 'En attente' et ne sont pas traités davantage, par exemple si le service externe est temporairement hors ligne ou ne répond pas. Par conséquent, la synchronisation ne peut pas être terminée et reste bloquée jusqu’à ce que le problème soit résolu.
 

Les statuts individuels de chaque composant peuvent être :

  • Réussi : les données ont été synchronisées avec succès sans aucun problème.
  • Erreur : les données ont cessé de se synchroniser (par exemple en raison d’une limite de requêtes, d’une indisponibilité de l’outil comptable ou d’un problème de droits utilisateur).
  • Avertissement : les données n’ont pas pu être synchronisées en raison d’une erreur et nécessitent une attention.
    ! S’il y a un problème avec une facture ou une note de crédit lors de la synchronisation, l’ensemble de la synchronisation ne sera pas bloqué. Seuls les éléments avec une erreur seront ignorés.
    Exemple : Si vous avez 10 factures à synchroniser, et que la 7ème a par exemple des comptes du grand livre manquants, alors la facture 7 sera ignorée tandis que les factures 8 à 10 seront synchronisées.
  • En attente : le composant individuel attend d’être traité. Comme la synchronisation se fait étape par étape, cet élément est le suivant dans la file d’attente.
  • En cours : les données sont en cours de traitement.
     

Cliquez sur Voir les détails à côté d’un avertissement pour voir plus d’informations sur l’élément concerné et comment le corriger. En voici un exemple pour les factures sortantes :


Pour certaines erreurs, vous pourrez également cliquer sur l’élément (par exemple, le contact ou la facture) pour effectuer le dépannage. 

! Parfois, le bouton ‘Voir les détails’ peut également apparaître pour des éléments avec le statut ‘Succès’. Dans ces cas, nous vous informons que vous devrez peut-être encore effectuer une action, même s’il n’y a techniquement pas d’erreur réelle. Par exemple, une dépense qui n’a pas encore été approuvée ne sera pas synchronisée avec votre outil comptable. La dépense doit d’abord être approuvée. Ceci est un comportement attendu, car certaines conditions doivent être remplies avant qu’un élément puisse être synchronisé.

 

Problèmes courants et solutions

Dans les deux articles suivants, nous listons les problèmes courants et leurs solutions, en fonction de la nature de l’erreur. Certains problèmes devront être résolus dans Teamleader Focus (Dépannage des problèmes internes) et d’autres devront être traités dans votre outil comptable (Dépannage des problèmes externes) :

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