Gérer les dépenses professionnelles ne doit pas être une tâche chronophage dans Teamleader Focus. Ajoutez vos dépenses, approuvez-les et enfin, envoyez vos dépenses approuvées à votre comptabilité en un seul clic. Lisez tout sur la configuration d'une adresse e-mail de comptabilité et l'envoi de vos dépenses ici.
Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):
Pourquoi
Certains des plus grands avantages de la configuration d'une adresse e-mail de comptabilité pour synchroniser vos dépenses sont les suivants :
- Fini de jongler avec des reçus égarés et d'ouvrir votre e-mail pour envoyer des e-mails manuels à votre comptable
- En examinant et en approuvant d'abord vos dépenses, vous restez en contrôle et décidez de ce qui appartient réellement à votre comptabilité
- Envoyez vos dépenses à votre comptable ou à votre comptabilité en un seul clic, vous n'avez plus besoin de faire quoi que ce soit manuellement
Comment
Suivez ces étapes pour envoyer vos dépenses à votre comptable :
- Ajoutez vos dépenses à Teamleader Focus et assurez-vous de les approuver d'abord.
- Dans votre dépense, cliquez sur Configurer l'e-mail de comptabilité.
- Vous serez redirigé vers Paramètres > Dépenses où vous pouvez configurer une adresse e-mail de comptabilité pour synchroniser vos dépenses.
- Cliquez sur le + Icône.
- Remplissez une adresse e-mail et sélectionnez une entité de l'entreprise, et confirmez qu'il s'agit de votre adresse e-mail de comptabilité.
Sachez que vous pouvez choisir plusieurs entités d'entreprise pour la même adresse e-mail. - Cliquez sur Enregistrer.
- Après avoir ajouté une adresse e-mail, vous recevrez le message suivant indiquant que vos dépenses seront envoyées depuis cette adresse e-mail « expéditeur ». Ajoutez cette adresse en tant qu'expéditeur autorisé dans votre outil de comptabilité, car de nombreux outils de comptabilité bloquent les adresses e-mail externes.
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Retournez à la dépense que vous souhaitez envoyer et cliquez sur le bouton Envoyer au comptable.
- Vérifiez l'adresse e-mail et cliquez sur Envoyer.
- L'e-mail lui-même n'aura pas de contenu (corps) à l'exception du fichier en pièce jointe. S'il s'agit d'une facture via Peppol, la pièce jointe sera un fichier UBL, sinon c'est un fichier PDF.
- Actuellement, il n'est pas possible d'envoyer des dépenses en masse à votre comptable, ou d'envoyer les dépenses automatiquement (par exemple, du jour au lendemain).
- Ensuite, vous pourrez renvoyer le document, mais nous vous avertirons que vous l'avez déjà envoyé.
- Le « statut de comptabilité » dans l'en-tête de votre dépense aura changé en « Envoyé ».
Remarques :- Si l'envoi échoue, le statut changera en « Échoué » et vous recevrez également une notification dans l'application et un e-mail vous informant de cela.
- Si vous avez envoyé la dépense à plusieurs adresses e-mail mais qu'une seule est arrivée avec succès, nous marquerons tout de même le statut comme « Envoyé ».
- Dans l’onglet « Détails » de votre dépense, vous trouverez également que le fil d’activité en bas a été mis à jour.