Gérer les dépenses professionnelles ne doit pas être une tâche chronophage dans Teamleader Focus. Ajoutez vos dépenses, approuvez-les et enfin, envoyez vos dépenses approuvées à votre comptabilité en un seul clic. Lisez tout sur la configuration d'une adresse e-mail de comptabilité et l'envoi de vos dépenses ici.
Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):
Pourquoi
Certains des plus grands avantages de la configuration d'une adresse e-mail de comptabilité pour synchroniser vos dépenses sont les suivants :
- Fini de jongler avec des reçus égarés et d'ouvrir votre e-mail pour envoyer des e-mails manuels à votre comptable
- En examinant et en approuvant d'abord vos dépenses, vous restez en contrôle et décidez de ce qui appartient réellement à votre comptabilité
- Envoyez vos dépenses à votre comptable ou à votre logiciel comptable automatiquement ou en un seul clic, vous n’avez plus besoin de rien faire manuellement.
Comment
Suivez ces étapes pour envoyer vos dépenses à votre comptable ou à l’adresse e-mail de votre logiciel comptable :
- Ajoutez vos dépenses à Teamleader Focus et assurez-vous de les approuver d'abord.
- Dans votre dépense, cliquez sur Activer l'envoi vers le logiciel comptable.
- Vous serez redirigé vers Paramètres > Dépenses où vous pouvez configurer une adresse e-mail de comptabilité pour synchroniser vos dépenses.
- Cliquez sur le + Icône.
- Remplissez une adresse e-mail de votre logiciel comptable et sélectionnez une entité d’entreprise. Sachez que vous pouvez choisir plusieurs entités d'entreprise pour la même adresse e-mail.
- « Synchronisation automatique avec l'outil comptable » : vous pouvez la définir sur « Lors approuvé ». Dans ce cas, vos dépenses seront automatiquement envoyées à l’adresse e-mail de votre logiciel comptable après 1 heure, si elles sont approuvées et n’ont pas été envoyées auparavant. Notez que cela fonctionnera uniquement pour les nouvelles dépenses répondant à cette condition, il n’y aura pas d’envoi rétroactif.
- Confirmez qu’il s’agit bien de l’adresse e-mail de votre logiciel comptable.
- Cliquez sur Enregistrer
- Après avoir ajouté une adresse e-mail, vous recevrez le message suivant indiquant que vos dépenses seront envoyées depuis cette adresse e-mail « expéditeur ». Ajoutez cette adresse en tant qu'expéditeur autorisé dans votre outil de comptabilité, car de nombreux outils de comptabilité bloquent les adresses e-mail externes.
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Si vous n’avez pas synchronisé automatiquement vos dépenses avec votre logiciel comptable, retournez à la dépense que vous souhaitez envoyer et cliquez sur le bouton Envoyer au comptable.
Vérifiez l'adresse e-mail et cliquez sur Envoyer.
- L'e-mail lui-même ne contiendra aucun contenu (corps) à l'exception du fichier joint. S'il s'agit d'une facture de dépenses transmise via Peppol, la pièce jointe sera un fichier UBL. Pour les dépenses non Peppol, il s'agira d'un fichier PDF.
Remarque : dans le cas d'une facture de dépenses Peppol : si le fournisseur a inclus un code pour la génération d'un PDF et/ou des pièces jointes supplémentaires dans le fichier UBL/XML, ce code sera également conservé. - Ensuite, vous pourrez renvoyer le document, mais nous vous avertirons que vous l'avez déjà envoyé.
- Le « statut de comptabilité » dans l'en-tête de votre dépense aura changé en « Envoyé ».
Remarques :- Si l'envoi échoue, le statut changera en « Échoué » et vous recevrez également une notification dans l'application et un e-mail vous informant de cela.
- Si vous avez envoyé la dépense à plusieurs adresses e-mail mais qu'une seule est arrivée avec succès, nous marquerons tout de même le statut comme « Envoyé ».
- Dans l’onglet « Détails » de votre dépense, vous trouverez également que le fil d’activité en bas a été mis à jour.
- Si la synchronisation automatique des dépenses approuvées est désactivée, sachez que vous pouvez également envoyer vos dépenses en masse à votre comptable en les sélectionnant. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Plusieurs entités d’entreprise
Si vous avez plusieurs entités d’entreprise dans Teamleader Focus, vous devez configurer une adresse e-mail pour le logiciel comptable pour chaque entité. Si une adresse e-mail est configurée pour l’entité A mais pas pour l’entité B, le bouton Activer l’envoi vers le logiciel comptable restera visible pour les dépenses de l’entité B, indiquant qu’une adresse e-mail doit encore être configurée.