Votre entreprise est composée de différents services ? Voulez-vous les garder séparés dans une certaine mesure? Ou peut-être possédez-vous deux entreprises, mais vous aimeriez tout voir en un coup d'œil. Alors, l'option de création de différentes entités d'entreprise pourrait vous aider ! Lisez la suite pour savoir comment créer des entités et ce que cela signifie d'avoir plusieurs entités dans Teamleader Focus.
- 1. Créer un autre entité
- 2. Différences entre les entités
1. Créer un autre entité
- Pour créer une nouvelle entité d'entreprise, accédez simplement à Paramètres > Informations d'entreprise >+, à côté de "informations d'entreprise". L'écran suivant vous permet de remplir toutes les informations de l'entreprise comme vous l'avez fait pour la première entité.
- Comme vous pouvez le voir, vous pouvez remplir les détails de l'entreprise, son adresse, les informations relatives au paiement et le logo de l'entreprise. Pour en savoir plus sur la façon de remplir les informations relatives à votre entreprise, cliquez ici.
- Une fois que vous avez rempli toutes les données pertinentes pour votre deuxième entité, cliquez simplement sur "Enregistrer et fermer" pour confirmer.
- Voulez-vous rendre cette entité d'entreprise par défaut ? Il vous suffit de cliquer sur les droits points à côté de l'entité et choisir "définir en défaut".
2. Différences entre les entités
Informations sur l'entreprise
La création d'une entité d'entreprise n'est que la première étape. Non seulement vous pouvez télécharger un logo différent, mais si vous allez dans Paramètres > Informations entreprise > trois points à côté de l'entité de l'entité, vous pouvez également télécharger des conditions générales spécifiques pour cette entité.
Mise en page du document
Vous avez également la possibilité de créer différentes mises en page pour les devis, les factures, etc. pour ce nouveau département. Allez simplement dans Paramètres > Mise en page du document. Vous verrez alors un menu déroulant avec les différentes entités. Choisissez celui que vous venez de créer et commencez à configurer votre mise en page pour les devis, les factures, etc.
- Notez que cette mise en page sera automatiquement sélectionnée lorsque vous créez une facture pour ce département.
- Pour les devis, vous devrez choisir le département et la mise en page correspondante manuellement.
Signature e-mail et envoyer des e-mails depuis les entités
Définir une signature e-mail
Chaque entité a sa propre adresse e-mail et la possibilité de définir son adresse de facturation.
Sous Paramètres > E-mail, vous avez la possibilité de définir une signature e-mail générale pour chaque département. Notez que la signature que vous définissez ici n'est pas une signature personnelle, mais une signature générale pour l'ensemble du compte, c'est-à-dire pour tous les emails envoyés au nom d'un département.
En définissant ces signatures, l'origine de l'e-mail ce sera directement claire pour votre client.
Envoyer des e-mails depuis l'entité de l'entreprise
Les factures, les devis et les commandes sont tous liés à une entité avant d'être envoyés. Lorsque vous envoyez votre document, vous pouvez, en tant qu'utilisateur, voir l'adresse électronique de l'entreprise d'où provient l'envoi. A l'envoi d'un devis, vous pourrez sélectionner l'adresse e-mail qui doit être utilisée. Il peut s'agir d'une des adresses suivantes :
- l'adresse email principale liée à l'entité
- l'adresse e-mail de l'utilisateur avec lequel vous êtes connecté
- l'adresse e-mail du responsable principal de l'opportunité
En même temps, la signature que vous avez définie pour cette société sera appliquée. Si vous souhaitez modifier la signature/l'entité, vous devez retourner à votre facture (si elle n'est pas encore comptabilisée), devis ou commande pour modifier manuellement l'entité de la société.
Les invitations à des rendez-vous et des e-mails de contact personnalisés ne sont pas spécifiquement liés à une entité de l'entreprise avant leur envoi.
- L'e-mail "De" est par défaut l'e-mail principal lié à votre utilisateur. Si vous avez notre forfait Boost, vous pouvez choisir une adresse e-mail ici parmi les adresses e-mail alternatives. Lisez cet article pour en savoir plus sur les adresses e-mails alternatives.
Vous pouvez choisir la signature que vous souhaitez ici. - Vous pouvez également changer l'e-mail "De" ene-mail d'une des entités de votre entreprise. La signature liée à l'entité de votre entreprise choisie sera alors appliquée.
Pourquoi mon adresse électronique de départ est-elle "email@teamleader.be" ?
Si vous n'avez pas configuré de domaine personnalisé dans votre compte, les e-mails sont toujours envoyés depuis le domaine de Teamleader Focus et vous ne pouvez pas sélectionner l'expéditeur. Lisez cet article pour en savoir plus sur le mode d'emploi de la définition de votre propre nom de domaine lors de l'envoi d'e-mails dans Teamleader Focus.
Si vous ne créez pas votre propre domaine, vous pourrez toujours sélectionner la signature (sauf si le document que vous envoyez par courrier électronique est lié à une entité de l'entreprise, auquel cas c'est la signature de cette entité qui sera utilisée).
Modèles d'e-mail pour les factures
Si vous sélectionnez Paramètres > Factures, vous avez la possibilité de créer des modèles d'e-mail pour l'envoi de factures par service.
Numérotation des factures et des notes de crédit/avoirs
La numérotation des factures et des notes de crédit/avoirs dépend du département. Lorsque vous créez une facture, vous devez d'abord sélectionner un département. Le département par défaut est toujours le premier créé.
Lorsque vous créez la première facture ou la première note de crédit/le premier avoir pour un nouveau service, vous devez saisir un numéro de départ et les factures ou les note de crédit/avoir suivants seront incrémentés en fonction du numéro de départ.
Statistiques
Sous Statistiques, vous pouvez filtrer tous les rapports en fonction des différentes entités de l'entreprise.
Remarques :
- Il n'est pas possible d'affecter des collaborateurs à une entité de l'entreprise. Il n'est pas non plus possible de restreindre l'accès au CRM, aux contrats, aux factures, etc. en fonction des entités de l'entreprise. Si vous autorisez un collègue à accéder aux factures, il/elle verra toutes les factures de toutes les entités de l'entreprise.
- Les contacts et les entreprises ne peuvent pas être liés à une entité spécifique.