• Désignez un "coach en migration" chargé de recueillir les questions et d'y répondre. Cette personne est également chargée de mettre en place/réviser le flux de travail.
• Comment utilisez-vous actuellement les projets ? Quels sont les processus internes actuels ?
• Testez votre nouveau flux de travail à l'avance en créant un compte de test. Vous aurez besoin d'une adresse e-mail différente de votre login actuel pour activer ce compte.
• Créez un exemple de projet dans l'ancien module de projet. Visualisez-le dans les nouveaux projets en activant le curseur. Si vous activez le curseur, vous ne migrez pas encore vers les nouveaux projets. Après la migration, ce "projet idéal" sera un exemple de projet facile à modifier et à utiliser comme " prototype ".
• Assurez-vous que vos projets actifs sont à jour, vous aurez ainsi plus de temps pour appliquer votre nouveau flux de travail après la migration.
• Documentez votre nouveau processus : Utilisez ce document comme guide pour votre nouveau flux de travail. Pour chaque section, nous discuterons des innovations les plus importantes.
• Êtes-vous un utilisateur admin ?
  • Alors, regardez cette vidéo (en anglais)
• Formez vos collègues pour qu'ils puissent commencer tout de suite :
  • Découvrez comment cela fonctionne dans notre centre d'aide :
    • Vieux projets versus nouveaux projets
    • Mode d'emploi: Ajouter un projet sur Teamleader Focus
    • Vidéo: Projets dans Teamleader Focus
    • FAQ projets
    • Vidéos Explicatives
  • Communiquer la date à laquelle la nouvelle méthode de travail prendra effet

• Définissez vos préférences : Avez-vous besoin des champs concernant la fixation de votre propre objectif chiffré pour le budget des coûts ? Pour le budget temps ?
   
• Préférences de méthode de facturation :
  Déterminer une méthode de facturation par défaut pour l'ensemble du compte et les méthodes de facturation pouvant être sélectionnées.

• Dupliquez des lignes de projet, des groupes et des projets entiers.
• Attribuez un statut (à faire/en attente/en cours/effectué) à chaque ligne de projet.
• Filtrez la vue en fonction du type de ligne de projet (tâche, matériel, réunion), du statut et/ou de l'employé.
• Attribuez plusieurs utilisateurs à une seule tâche d'un projet.
• Les phases sont désormais appelées groupes
• Les tâches, les matériaux et les réunions peuvent être ajoutés séparément des groupes.
• Déterminez quelles informations sont importantes pour vous dans cet aperçu en sélectionnant les colonnes qui vous concernent (via la roue dentée en haut à droite des lignes de projet).

Mode d'emploi: Ajouter un projet sur Teamleader Focus

Mode d'emploi : Méthodes de facturation dans un projet

• Définissez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans l'en-tête, y compris les champs personnalisés.
• Définissez la méthode de facturation du projet via l'en-tête du projet.
  • Vous pouvez en dévier pour chaque ligne de projet (tâche, réunion, matériel, groupe).

Mode d'emploi: Convertir une opportunité ou un devis en projet

ASTUCE : convertissez un ou plusieurs devis existants en un nouveau projet.

• Utilisez les filtres intelligents : statut/en retard/budget dépassé/facturable
• ASTUCE : Facturez tous les projets facturables en bloc (filtre facturable + sélectionner tout).

• Avant la migration, ajoutez 'Modèle' au titre des projets qui sont actuellement des modèles, afin de pouvoir les retrouver facilement par la suite.
• Après la migration, vous pouvez marquer manuellement ces projets comme modèles.

Dans la liste des projets, les segments ont été remplacés par des filtres.
 

Vous aviez des segments que vous utilisiez régulièrement ? Vérifiez dans votre compte de test comment obtenir le même résultat, éventuellement en combinaison avec de nouvelles colonnes (via la roue en bas à droite de la liste).
 

N'oubliez pas non plus de jeter un coup d'œil aux nouvelles Statistiques ; il y a de fortes chances que vous puissiez y accéder au rapport que vous souhaitez.

Mode d'emploi : L'aperçu des projets dans Teamleader Focus

Mode d'emploi: Statistiques dans Teamleader Focus

Dans les anciens projets, avez-vous ajouté le suivi du temps à une phase ?

Après la migration, cela sera converti en :

• Par phase avec suivi du temps : un groupe de tâches séparé regroupant le temps suivi avec le même type de travail et le même client.
• Nom de cette tâche : "Suivi du temps - phase - type de travail : xxx".
• Ainsi, si vous aviez plusieurs suivis de temps sur une phase, avec plusieurs types de travail ou clients, vous aurez plusieurs tâches après la migration pour ces suivis de temps. Elles seront regroupées par type de travail et par client.
• Dans les suivis du temps, les suivis du temps séparés sont toujours consultables. Ils n'ont donc pas disparu, mais dans le projet, ils sont regroupés par phase.

Pour suivre le temps passé sur un projet, vous avez maintenant besoin d'une tâche. Les tâches peuvent être préparées à l'avance dans le projet, avec attribution des employés. Chaque employé peut ajouter ses propres tâches au projet.

Si ces tâches sont également pourvues d'une durée estimée, il sera avantageux d'utiliser également la planification.

S'il n'est pas nécessaire de préparer les tâches à l'avance dans un projet, chaque employé peut également ajouter lui-même des tâches au projet.

De plus, il est désormais possible de créer des tâches de projet tout en suivant le temps. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le signe + :

• Le signe + > Suivi du temps
• Suivi du temps > Suivi du temps multiple

Projets à prix fixe :

• Lorsque vous créez une facture basée sur des lignes de projet, vous pouvez facturer même si le travail n'a pas encore été effectué.
• Si vous souhaitez facturer des groupes ou des lignes de projet avec un prix fixe, vous pouvez choisir de facturer un pourcentage du montant total.

Projets avec temps et matériel :

• Contactez-nous et nous serons heureux de vous aider davantage sur la façon de gérer cela dans votre flux de travail spécifique.

Mode d'emploi : Facturer un projet dans Teamleader Focus

Vidéo: Facturer un projet dans Teamleader Focus

Vous aviez l'habitude de facturer en masse des projets avec du suivi du temps à partir de l'aperçu des factures ?

Désormais, vous pouvez le faire en masse à partir de la page d'aperçu des projets (filtre facturable + sélection en masse).

Mode d'emploi : Facturer un projet dans Teamleader Focus

Lorsque le temps est suivi sur une tâche dans un projet, il n'apparaîtra pas dans les factures > temps non facturé comme c'était le cas auparavant. Pour vous assurer que les tâches d'un projet sont incluses dans votre facture globale, vous pouvez :

1. Accéder à un projet et ouvrir l'onglet Facture. Cliquez sur ajouter une facture et sélectionnez "créer une facture à partir des lignes du projet". Vous pouvez segmenter par date et facturer en masse toutes les lignes de projet que vous souhaitez, y compris les tâches avec suivi du temps.
2. La deuxième façon de vous assurer que vous facturez les tâches d'un projet avec suivi du temps est de passer par la vue d'ensemble du projet. Sélectionnez les projets que vous souhaitez facturer en masse, puis cliquez sur « facturer X projets ». Enfin, cliquez sur « créer X factures ».

Utilisez les filtres pour obtenir une meilleure vue d'ensemble du projet que vous souhaitez facturer. Activez le filtre « facturable » pour voir tous les projets qui peuvent être facturés. Combinez-le avec d'autres filtres, tels que le filtre de statut. Vous pouvez également indiquer le nom du client dans la barre de recherche pour ne voir que les résultats concernant ce client.

• La tâche sera alors ajoutée en tant que ligne de projet dans le projet.
• De cette manière, la tâche peut également être facturée à partir du projet.
• Le lien vers le ticket est visible dans les détails de la tâche. Si vous souhaitez que ce lien soit également visible au niveau du projet, il est préférable de mentionner "ticket" dans le titre de la tâche.