Cet article décrit les fonctionnalités de notre nouveau module de projet. Ce module sera déployé progressivement dans les mois à venir, il est donc possible que vous n'ayez pas encore accès aux fonctionnalités décrites ici. Si c'est le cas, vous pouvez toujours trouver de la documentation sur l'ancien module de projet ici.
Lorsque vous naviguez vers votre module de projet, vous trouverez tous vos projets dans une vue d'ensemble pratique. Cette fonction est très utile, car elle permet un suivi efficace des projets ouverts ou en cours et un filtrage efficace en fonction du statut du projet.
Qu'est-ce que c'est ?
Vous trouverez la liste de vos projets en allant dans vos projets et en cliquant sur cette icône :
Vous pouvez personnaliser votre aperçu de projet en ajoutant ou en supprimant des colonnes, ou en filtrant le statut d'un projet. Il est également possible de créer des factures en masse pour vos projets à partir de l'aperçu des projets.
Configuration des colonnes
Choisissez les colonnes que vous souhaitez ajouter à votre aperçu en cliquant sur la roue dentée dans le coin en bas à droite :
Par exemple, ajoutez facilement les colonnes "Prix", "Coût" ou "Marge" si vous souhaitez savoir comment se portent vos projets d'un point de vue financier.
Quelques définitions
- Montant non facturé (HT) : le montant ouvert qui est prêt à être facturé sur le projet.
- Montant facturé (HT) : le montant déjà facturé sur le projet (la somme des factures liées).
- Montant payé (TTC) : le montant payé sur le projet (la somme des montants payés des factures liées).
- Budget temps : La limite de temps qui doit être investie dans le projet, qui peut être définie par l'utilisateur.
- Temps estimé : La somme du temps estimé pour les tâches et les réunions du projet.
- Temps suivi : La somme du temps suivi sur le projet. Si le temps suivi dépasse le budget, un avertissement s'affiche.
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Progression : Il s'agit de la barre de statut des travaux du projet, qui permet d'avoir une vue d'ensemble rapide de l'avancement des travaux. Vous pouvez passer la souris dessus pour obtenir des informations plus détaillées sur le statut des travaux dans la répartition du travail.
Filtres de projet
Créez des filtres dans la vue d'ensemble des projets pour rechercher certains projets ou les retrouver facilement.
Cliquez sur Filtres > + Ajouter filtre.
- Collaborateur
- Filtrez sur les participants de votre projet
- Montant facturable (HT)
- Utilisez l'un des opérateurs avancés (par exemple, 'Inférieur à' ou 'Supérieur à') pour filtrer en détail
- Statut du budget
- Dans les limites du budget
- Budget dépassé
- Entité d'entreprise
- Client
- Date de fin
- Gestionnaire
- Filtrez sur le(s) gestionnaire(s) du projet
- Numéro de commande
- Statut du projet
- Ouvert
- Clôturé (= les projets clôturés ne peuvent pas être sélectionnés lors de l'ajout de tâches, de suivis de temps, d'opportunités ou de factures)
- Modèle
- Date de début
- Champs personnalisés
- Trouvez ici tous vos champs personnalisés de projet (sauf ceux de type 'Texte multiligne')
Cliquez sur Supprimer filtres pour supprimer le filtre ou sur l'icône de croix pour supprimer une ligne dans le filtre :
Vous pouvez également copier la configuration du filtre sous forme de lien URL. Vous pouvez ainsi le partager avec d'autres personnes ou l'enregistrer en tant que signet distinct pour y revenir.
Enregistrer un filtre
Il est également possible d’enregistrer un filtre pour retrouver facilement certaines informations. Il est important de savoir que les filtres sont spécifiques à chaque utilisateur. Cela signifie que les filtres que vous créez ne seront pas visibles dans le compte de votre collègue, et inversement.
Pour enregistrer un filtre, suivez ces étapes :
- Après avoir créé un filtre, cliquez sur Enregistrer le filtre dans le coin supérieur droit :
- Dans l'écran suivant, saisissez un nom pour le filtre dans le champ de titre.
- Ce champ est obligatoire.
- Par défaut, le nom sera "Filtres de projet X".
- Le nom du filtre doit être unique par utilisateur (si le nom existe déjà, un message d’erreur s'affichera).
- Vous verrez également un aperçu des "filtres appliqués", affichant tous les filtres actuellement actifs:
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le filtre.
Cliquez sur Annuler pour revenir à la boîte de dialogue des filtres sans enregistrer. - Vous pouvez accéder à vos filtres enregistrés par la suite en naviguant vers l'aperçu du projet et en cliquant sur Filtres enregistrés à côté du bouton Filtres. Les filtres sont affichés par ordre alphabétique et vous pouvez les parcourir.
Cliquez sur un filtre enregistré pour l'utiliser et pour vous assurer que les filtres sont appliqués. Modifiez un filtre en l'ouvrant. Ajoutez des lignes, modifiez les lignes ou supprimez des lignes. Effectuez quelques modifications et cliquez sur « Mettre à jour le filtre enregistré » lorsque vous avez terminé.
Cliquez sur la flèche située à côté du bouton « Mettre à jour le filtre enregistré » pour soit- Sauvegarder le filtre modifié en tant que nouveau filtre ;
- Supprimer le filtre.
Facturation de projets en masse
(Il n'est pas possible de facturer des projets si vous utilisez le forfait SMART, car la facturation n'est pas disponible sur SMART).
Les filtres peuvent également vous aider à créer des factures pour plusieurs projets en une seule fois. De cette façon, vous pouvez par exemple facturer plusieurs projets pour le même client ou des projets dont la date de fin se situe dans la même période.
Cliquez sur la coche à côté de vos projets pour sélectionner ceux que vous souhaitez facturer > Facturer X projets :
Pour en savoir plus sur la facturation d'un projet, cliquez ici.
En plus d'une liste de vos projets, vous pouvez aussi les retrouver sur une ligne de temps. En savoir plus sur la visualisation des projets sur la ligne du temps.