Cet article décrit une fonctionnalité de notre nouveau module des projets. Ce module est actuellement. Ce module sera déployé progressivement au cours des prochains mois. Il est donc possible que vous n'ayez pas encore accès aux fonctionnalités décrites ici. Si c'est le cas, vous pouvez toujours retrouver la documentation sur la version antérieure des projets ici.
La facturation d'un projet est une étape cruciale pour garantir le paiement en temps voulu de votre dur labeur et maintenir un flux de trésorerie sain. Lisez cet article pour savoir comment facturer un projet dans Teamleader Focus.
Depuis l'onglet factures
Vous pouvez facturer un projet à partir de l'onglet Factures de la page de détail du projet.
Allez dans "Factures" et cliquez sur Ajouter une facture dans le coin supérieur droit ou cliquez sur + Ajouter une facture :
Vous avez maintenant trois possibilités : facturer les lignes de projet, créer une facture vierge ou créer une facture d'acompte.
Faites un choix et cliquez sur Ajouter facture.
Créer une facture à partir des lignes du projet
Dans l'écran suivant, vous pouvez sélectionner les groupes, les tâches ou les articles à facturer. Vous pouvez également choisir de ne facturer que jusqu'à une certaine date. Une fois ce choix effectué, seuls les suivis de temps jusqu'à la date choisie seront sélectionnés.
Sélectionnez les éléments que vous désirez facturer en cochant la case à côté de ces derniers et cliquez ensuite sur Créer facture :
- Si vous n'avez pas encore renseigné de client pour le projet, vous pouvez sélectionner un client ici. Si vous avez ajouté plusieurs clients à votre projet, vous devrez choisir celui pour lequel vous créez la facture.
- Vous avez également une option "Ensemble de groupes"
Sélectionnez cette option si vous souhaitez que seul le groupe, et non le travail au sein du groupe, apparaisse sur la facture.
Notez que les lignes du projet sans groupe seront affichées sur la facture comme d'habitude.
Une facture "brouillon" sera créée. Le comportement est le suivant :
- Les groupes deviennent des sous-titres dans la facture, et les tâches/matériaux deviennent des éléments de la facture.
- Si votre groupe possède une méthode de facturation de type prix fixe, vous pouvez sélectionner quelle tâche et les suivis de temps spécifiques que vous souhaitez marqué comme facturé. Notez que le travail faisant partie d'un prix fixe ne sera pas affiché sur la facture, mais vous pouvez ajouter le rapport du suivi du temps en pièce jointe à la fatcure liée.
Facturation partielle
Si la méthode de facturation de votre tâche/matériel/groupe est du type "Prix fixe", il est possible de ne facturer qu'une partie du montant du prix fixe sur base d'un pourcentage.
Lors de la facturation d'un prix fixe, 100 % du montant est rempli par défaut, mais vous pouvez facilement modifier ce pourcentage :
Créer une facture vierge
Vous pouvez également ajouter une facture vierge à votre projet. Cela signifie que vous ajoutez simplement une facture qui n'est liée à aucun élément du projet (comme le temps, les matériaux ou un prix fixe).
Il vous suffit de remplir les champs comme vous le feriez pour une facture normale :
Créer une facture d'acompte
La troisième option est de créer une facture d'acompte. Une facture d'acompte est une demande pour une partie du paiement avant qu'un produit ou service ne soit livré.
Vous pouvez déduire cette facture d'acompte des factures ultérieures liées à ce projet - par exemple, des factures créées à partir des lignes de projet.
- Cliquez sur Créer une facture d'acompte.
- Choisissez le montant ou le pourcentage spécifique du prix du projet pour lequel vous souhaitez ajouter une facture d'acompte.
- Cliquez sur Ajouter facture.
- Par défaut, la case à cocher à côté de « Marquer comme facture d'acompte » est cochée :
- Remplissez les éléments de votre facture.
- Enregistrez et validez.
- Vous trouverez la facture dans votre aperçu avec une étiquette « Facture d'acompte » à côté :
- À un stade ultérieur, vous souhaiterez facturer les lignes de votre projet comme expliqué ci-dessus.
Sélectionnez d'abord les lignes de projet que vous souhaitez facturer. Ensuite, vous pourrez déduire votre(s) facture(s) d'acompte de ce montant en cochant la case à côté de la facture d'acompte :- Choisissez combien de vos factures d'acompte vous souhaitez déduire de votre nouvelle facture. Vous pouvez soit adapter le montant, soit modifier le pourcentage :
- Assurez-vous que la facture d'acompte est déjà validée avant de l'utiliser pour déduire.
- La déduction totale des factures d'acompte ne peut pas être supérieure au total des montants facturables des lignes de projet sélectionnées. Cela signifie que si le montant total facturable de vos lignes de projet est déjà de 2000 €, vous ne pouvez pas déduire une facture d'acompte plus élevée de 2500 € par exemple.
- Vous trouverez le « Montant à facturer » de la nouvelle facture dans le coin supérieur droit. Si vous cliquez sur le point d'interrogation à côté de « Déduire les factures d'acompte », vous verrez comment ce montant est calculé.
- Choisissez combien de vos factures d'acompte vous souhaitez déduire de votre nouvelle facture. Vous pouvez soit adapter le montant, soit modifier le pourcentage :
- Si vous avez tout sélectionné, cliquez sur Créer une facture.
- Si vous ouvrez votre nouvelle facture, vous verrez qu'une remarque a été ajoutée à la facture, indiquant que la facture d'acompte « xxxx » a été ajoutée.
D'autres façons de lier une facture à votre projet
Il existe d'autres moyens de s'assurer que votre facture est liée à votre projet et se retrouve dans l'onglet "Factures" :
- Créez une facture depuis le menu "Factures" directement, et grâce au bouton "Ajouter une facture" vous pouvez manuellement sélectionner le projet.
- Créez un abonnement lié à votre projet.
En masse via la page d'aperçu des projets
Sur la page d'aperçu des projets, vous pouvez créer des factures pour plusieurs projets à la fois en cliquant sur la coche à côté de vos projets pour sélectionner ceux que vous souhaitez facturer > Facturer X projets :
Remarques :
- Seuls les projets avec un montant non facturé peuvent être facturés.
- Dans l'écran suivant de création des factures, le client principal du projet sera sélectionné par défaut, mais il est possible de le modifier.
- Les projets sans client seront ignorés et ne seront pas visibles dans l'écran "Créer des factures".
- Tout utilisateur ayant accès au module des projets et au module des factures est en mesure de créer des factures groupées pour les projets.
Notes de crédit
Si vous créditez une facture liée à un projet, votre note de crédit sera également visible dans l'onglet des factures du projet :
- Les montants facturés et non facturés se mettent à jour automatiquement lorsqu'une facture liée à un projet est créditée. Cela signifie que le budget est recalculé lorsque vous créditez une facture de projet.
- De plus, les factures partiellement créditées et leurs montants seront affichés ici, et les montants facturés/non facturés seront mis à jour en conséquence.