Cet article décrit les fonctionnalités de notre nouveau module de projet. Ce module sera déployé progressivement, il est donc possible que vous n'ayez pas encore accès aux fonctionnalités décrites ici. Si c'est le cas, vous pouvez toujours trouver de la documentation sur l'ancien module de projet ici.
La gestion des budgets de projet peut être complexe, mais avec les bons outils, vous gagnez en visibilité, flexibilité et contrôle. Du suivi de ce qui reste dans votre budget à la surveillance de la santé du projet et la prévention des dépassements de coûts, vous saurez toujours où en sont vos finances. Lisez tout sur la gestion de votre budget de projet dans Teamleader Focus ici.
Budget du projet
Pour gérer efficacement un budget de projet, il est important de comprendre ce que signifie chaque champ de budget dans un projet. Voici un aperçu des principaux champs :
! Pour voir ces champs, vous devez avoir un accès utilisateur à « Situation financière sur les projets ». Trouvez plus d’informations ici.
- Budget : le montant maximum convenu que le client peut être facturé pour l’ensemble du projet.
- Budget des coûts : une limite interne sur le montant des coûts pouvant être engagés pour le projet.
- Budget dépensé : la partie du budget client qui a déjà été utilisée, basée sur le travail réellement effectué.
-
Budget restant : la partie du budget client qui reste encore.
- Budget - budget dépensé = Budget restant
- Sachez que ce champ peut être négatif et lorsqu’il l’est, une icône d’avertissement sera affichée
- Avancement du budget : une barre de progression visuelle qui suit l’avancement du budget dépensé par rapport au budget fixé.
-
Budget temps : un seuil défini par le propriétaire du projet pour le temps total suivi sur un projet. Utilisez-le si vous souhaitez vous assurer que le temps total suivi sur le projet subsiste dans un certain seuil.
Trouvez plus d’informations sur les autres aspects financiers du projet dans Teamleader Focus ici.
Widget de santé du projet
Dans chaque projet, vous trouverez un widget de santé du projet.
Il suffit de naviguer vers un projet et de cliquer sur l’onglet « Infos projet ».
Dans « Santé du projet », vous trouverez un aperçu des indicateurs financiers et temporels suivants :
- Budget restant
- Budget temps restant
- Montant non facturé : la partie du prix total du projet qui reste à facturer.
- Marge : différence entre l’argent qu’une entreprise gagne et l’argent qu’elle dépense (coûts).
- Travail en attente : toutes les tâches, réunions et matériaux dont le statut est défini sur À faire, En cours ou En attente.
-
Budget coût restant : montant du budget des coûts restant après déduction des coûts.
Les utilisateurs peuvent choisir quelles tuiles afficher ici (minimum 1, maximum 6) via la roue dentée en haut à droite. Ce paramètre est enregistré par utilisateur.
Gestion du budget descendante
Dans les projets, les budgets peuvent exister à différents niveaux :
- Le budget global du projet ;
- Les groupes au sein du projet ;
-
et les éléments au sein de ces groupes tels que les tâches, matériaux ou réunions.
La gestion du budget descendante vous permet de décider si les budgets des groupes ou des éléments (tâches/matériaux/réunions) restent indépendants ou influencent le budget total du groupe ou du projet.
Exemple
Disons que le budget de votre projet est de 1000 €, et que le budget de votre premier groupe est de 500 €. Maintenant, vous ajoutez une tâche à ce groupe avec un budget de 1500 €. À ce moment, vous verrez le message suivant :
« Nous avons remarqué que certains budgets ne sont pas encore définis. Souhaitez-vous les mettre à jour ? »
Vous pouvez alors choisir de :
- Augmenter automatiquement le budget du projet ;
- Augmenter automatiquement le budget du groupe ;
- Faire les deux, ou
-
Ne rien faire.
Si vous enregistrez votre choix, il s’appliquera également aux modifications futures. Vous pouvez toujours ajuster ce paramètre plus tard dans les préférences de votre projet.
Pour revenir à notre exemple : si vous cochez les deux cases, le budget du projet et le budget du groupe augmenteront tous deux à 1500 €. Si vous ajoutez ensuite une autre tâche dans le même groupe pour 200 €, les deux budgets augmenteront à nouveau à 1700 €. Vous serez averti à chaque fois que cela se produit.
Lorsque vous déplacez des lignes de projet vers un autre groupe, le budget du nouveau groupe augmentera si le budget total des lignes de projet dépasse le budget précédent. Cependant, les budgets ne diminuent jamais automatiquement. Donc, si vous déplacez toutes les tâches hors du groupe d’origine, le budget de ce groupe restera tel quel.