Synchroniseer financiële gegevens van Teamleader Focus naar je boekhoudsoftware met behulp van de Boekhoudconnector-Booster. Door deze Booster te activeren worden facturen, creditnota's, uitgaven, klanten en leveranciers automatisch naar je boekhoudprogramma gestuurd. Dit vermindert handmatig werk, voorkomt dubbele invoer en houdt je boekhouding up-to-date. Dit artikel behandelt wat de Booster is, hoe je deze aan je licentie toevoegt en tenslotte hoe je de integratie per bedrijfsentiteit instelt.
 

Controleer of deze Booster voor jou beschikbaar is:

• ✔️ Je hebt een Belgische of Nederlandse Teamleader Focus-account
• ✔️ Je gebruikt Exact Online, Octopus of Yuki
• ✔️ Je hebt momenteel geen bestaande boekhoudintegratie (anders is dit artikel niet van toepassing en kan je meer informatie vinden hier).
  OPMERKING: Je hebt al een bestaande boekhoudintegratie maar wil overstappen naar de Boekhoudconnector-Booster? In dit artikel vind je alle informatie over hoe je kan overstappen.
   

Klik op de titels om naar een ander onderdeel van dit helpartikel te gaan:

• Functionaliteiten van de Boekhoudconnector-Booster
• De Booster toevoegen aan je licentie
• Een integratie instellen
• Synchronisatie
• Betaalstatus
• Probleemoplossing
• De integratie wijzigen of verwijderen
   

Functionaliteiten van de Boekhoudconnector-Booster

De Boekhoudconnector-Booster maakt boekhouden moeiteloos door je Teamleader Focus-gegevens automatisch te synchroniseren met je boekhoudsoftware. Geen handmatige exports, geen dubbele invoer, alleen nauwkeurige en actuele financiële gegevens.
 

Met deze Booster kan je:

• Verbinden met Exact Online, Octopus of Yuki. 
• Je boekhouder automatisch up-to-date houden met deze kernfunctionaliteiten:
  • Synchroniseer uitgaande facturen en creditnota's (“Inkomsten”) naar je boekhoudprogramma
  • Synchroniseer inkomende facturen en creditnota's (“Uitgaven”) naar je boekhoudprogramma
  • Maak klanten en leveranciers aan en werk deze bij in je boekhoudprogramma
  • Synchroniseer de betaalstatus van inkomende facturen of creditnota's vanuit je integratie naar Teamleader Focus
  • Synchroniseer de betaalstatus van uitgaande facturen of creditnota's vanuit je integratie naar Teamleader Focus 
• Verminder fouten en administratief werk: grootboekrekeningen en btw-tarieven worden per bedrijfsentiteit correct gekoppeld. 
• Bespaar tijd met flexibele synchronisaties: voer synchronisaties handmatig uit of laat ze automatisch op de achtergrond plaatsvinden. 
• Focus op je bedrijf: besteed minder tijd aan boekhouden en meer aan wat echt belangrijk is.
   

Bovendien is het activeren van de Booster eenvoudig en betaalbaar. Je betaalt een vast bedrag van €5 per maand per account in een jaarlicentie, en €6 per maand/account in een kwartaallicentie. 
Als je meerdere bedrijfsentiteiten hebt, kan de Booster maximaal 4 bedrijfsentiteiten koppelen aan een integratie. Als je meer entiteiten wil koppelen, neem dan contact op met support.
 

De Booster toevoegen aan je licentie

De Boekhoudconnector-Booster is beschikbaar voor alle pakketten en kan aan je licentie worden toegevoegd door een accountadmin. 

Voeg de Booster toe aan je account door de volgende stappen te volgen:

1. Klik op je gebruikersicoon rechtsboven
2. Klik op Licentie beheren
3. Klik in 'Jouw Boosters' op Toevoegen naast de Boekhoudconnector. 
   
   
   Opmerking: het is niet mogelijk om een proefperiode voor deze Booster te starten, deze wordt direct aan je abonnement toegevoegd.
    
4. Klik in het volgende scherm op Koop nu om direct toegang te krijgen tot de functionaliteiten van de Booster.
   
    
5. Ga door met het afrekenen en bevestig je aankoop. De Booster is nu toegevoegd aan je licentie en je wordt pro rata gefactureerd voor de resterende periode van je facturatiecyclus.
    

De Booster kan ook van je licentie worden verwijderd volgens dezelfde logica als de andere Boosters, zoals beschreven in dit artikel.
In dat geval worden de actieve boekhoudintegraties in de account gedeactiveerd en verwijderd vanaf de volgende vernieuwingsdatum.

Een integratie instellen 

Na het toevoegen van de Boekhoudconnector-Booster kan je een integratie instellen tussen je account en Exact Online, Octopus of Yuki. 
 

! Voordat je begint, zorg dat je:

• Toegang hebt tot Instellingen in Teamleader Focus
• Toegang hebt tot het boekhoudprogramma dat je wil koppelen met Teamleader Focus.
   

Volg deze stappen om een boekhoudintegratie in te stellen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie
2. Klik op de naam van de bedrijfsentiteit waarvoor je de integratie wil instellen
3. Klik op de tab Boekhouding
   
    
4. Klik op de integratie van jouw keuze en log in met de boekhoudtool. In dit voorbeeld tonen we de stappen voor Octopus, maar de belangrijkste stappen zijn vergelijkbaar voor alle integraties. Sommige velden kunnen per boekhoudintegratie iets verschillen. 
5. Er opent een nieuw scherm met de volgende informatie:
    
   • Vul de vereiste gegevens in zoals gebruikersnaam en wachtwoord en klik op Verbinden.
     
     Opmerking voor Yuki: in plaats van je gebruikersnaam moet je je API-sleutel van Yuki invullen. Om deze codes te vinden, log je in bij Yuki en ga je naar je Instellingen in de linkerbenedenhoek. Vervolgens ga je naar Integraties > Webservices en hier vind je het Administratie-ID en API-sleutels van je account (of al je accounts, als je er meerdere hebt).
     
     Opmerkingen voor Exact Online: 
     
     Zorg er, voor je de integratie legt, zeker voor dat je gebruikersaccount in Exact Online toegang heeft tot de volgende boekhoudingsrechten:
     • Relaties beheren
     • Verkoopboekingen invoeren, bewerken en verwijderen
     • Klantenrapportage/debiteurenrapportage bekijken
     • Leveranciersrapportage/crediteurenrapportage bekijken

     • Financiële stamgegevens bekijken
       
       Indien dit niet het geval is, contacteer je best Exact Online/je boekhouder om deze rechten voor jou te activeren.  
        

       Selecteer daarnaast de administraties waarvoor je Teamleader Focus toegang wil verlenen. Selecteer ‘Alle huidige en toekomstige administraties’.
       

   • Kies een boekhoudfolder of administratie en klik op Verzenden.
   • Na succesvolle verbinding word je teruggeleid naar Teamleader Focus, waar je de integratie kan voltooien.
      
6. Vul in het volgende scherm bij ‘Integratiedetails’ eerst een begindatum in. Dit bepaalt vanaf welke datum Teamleader Focus je facturen en creditnota's gaat synchroniseren.
    
   • Bepaal de dagboeken voor uitgaande/inkomende facturen en voor uitgaande/inkomende creditnota's. We filteren al op de geaccepteerde types (inkomend/uitgaand) in je boekhoudprogramma en filteren de niet-geaccepteerde eruit, zodat je deze gemakkelijk kan kiezen zonder fouten te maken. 
   • ‘Synchronisatie’: 
     • Je kan kiezen om facturen/creditnota's automatisch te synchroniseren. Deze synchronisatie wordt dan elke nacht automatisch op de achtergrond uitgevoerd. 
       ! Opmerking: We raden aan de automatische synchronisatie pas in te schakelen nadat de verbinding succesvol tot stand is gebracht en je de volgende stappen hebt doorlopen.

     • Je kan ervoor kiezen om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe betalingen op facturen of creditnota's door de toggle "Houd me op de hoogte van nieuwe factuurbetalingen" in te schakelen. Wanneer deze optie is ingeschakeld, krijg je zowel in-app als via e-mail een notificatie wanneer er een nieuwe betaling wordt toegevoegd, op voorwaarde dat e-mailnotificaties zijn ingeschakeld in je account.
       

       Lees hieronder meer in ‘Notificaties en probleemoplossing’.

7. In ‘Rekeningen voor kortingen’ kan je instellen welke grootboekrekeningen in je boekhoudprogramma geselecteerd moeten worden voor kortingen.
8. In ‘Link btw-codes’, kan je de btw-tarieven uit Teamleader Focus koppelen aan de btw-codes van je boekhoudprogramma.
9. De laatste stap is ‘Grootboekrekeningen instellen’. Hier koppel je de btw-tarieven in Teamleader Focus aan de bijbehorende grootboekrekeningen in je boekhoudsoftware. Deze grootboekrekeningen worden dan automatisch gebruikt voor factuurregels met dat btw-tarief.
   
   Als je de toggle ‘Stel grootboekrekeningen in voor bestaande factuurlijnen zonder grootboekrekening’ inschakelt, worden alle bestaande factuurlijnen zonder grootboekrekening automatisch bijgewerkt met de gekoppelde rekening.
   
10. Na het doorlopen van deze stappen zie je de overzichtspagina van de integratie, waar je altijd de instellingen kan openen en bewerken.
11. Als je teruggaat naar Instellingen > Bedrijfsinformatie > je bedrijfsentiteit > Boekhouding, wordt hier de status van de integratie weergegeven:
     
    • Als de koppeling succesvol was, is de status ‘Verbonden’.
    • Als de koppeling niet voltooid is, is de status ‘Configuratie nodig’.
    • Tijdens de installatie is de status ‘Verbinden’ en verandert deze in ‘Verbonden’ zodra de verbinding tot stand is gebracht.
       

Meerdere bedrijfsentiteiten

• Als je meerdere bedrijfsentiteiten hebt, moet voor elke entiteit dezelfde configuratie uitgevoerd worden.
• De entiteiten die je koppelt, kunnen hetzelfde of verschillende btw-nummers hebben.
• Houd er rekening mee dat zelfs verschillende boekhoudtools (van de drie beschikbare tools die hierboven worden genoemd) per entiteit kunnen worden gekoppeld. Je kan bijvoorbeeld Exact Online gebruiken voor bedrijfsentiteit A en Yuki voor bedrijfsentiteit B.
• Je kan ook een van onze 3 ingebouwde integraties gebruiken voor de ene entiteit en een andere uit de beschikbare integraties in onze Marketplace voor een andere entiteit, afhankelijk van hoe die integratie is opgebouwd. Neem contact met ons op als je nog vragen hebt.
   

Synchronisatie

Na het tot stand brengen van de verbinding is het tijd om de informatie van Teamleader Focus naar je boekhoudprogramma te synchroniseren en andersom.
 

Ter herhaling, er zijn 7 soorten items die worden gesynchroniseerd naar je boekhoudtool:

1. Grootboekrekeningen: deze worden opgehaald uit de boekhoudtool zodat ze gebruikt kunnen worden op facturen in Teamleader Focus, en worden teruggesynchroniseerd naar de boekhoudtool
2. Contacten en bedrijven gelinkt aan uitgaande/inkomende facturen en creditnota's
3. Uitgaande facturen: 
   • alleen ingeboekte facturen worden gesynchroniseerd
   • negatieve facturen worden automatisch gesynchroniseerd als creditnota’s
4. Uitgaande creditnota's
5. Leveranciers gekoppeld aan uitgaven
6. Inkomende facturen (via Peppol): 
   • Alleen goedgekeurde inkomende facturen via Peppol worden gesynchroniseerd

   • Als je ook bonnetjes of niet-Peppol facturen handmatig of via OCR in je uitgavenmodule uploadt, worden deze niet gesynchroniseerd naar je boekhoudtool via de Boekhoudconnector. Je kan echter instellen dat deze andere goedgekeurde uitgaven met één druk op een knop naar het e-mailadres van je boekhoudprogramma worden gestuurd. Lees er hier alles over.

     Opmerking: Als je de Boekhoudconnector-Booster hebt ingeschakeld, stuur je best de niet-Peppoluitgaven handmatig naar het e-mailadres van je boekhoudtool, en niet automatisch.
     Als je de automatische optie zou inschakelen, worden ook je Peppoluitgaven via e-mail verzonden, waardoor dit niet via de Boekhoudconnector verloopt. Daardoor verlies je de voordelen van de Booster voor die Peppoluitgaven, zoals betalingssynchronisatie.

7. Inkomende creditnota's (via Peppol)
    

Wat betreft de gegevens die vanuit je boekhoudprogramma worden gesynchroniseerd naar Teamleader Focus, gaat het over de betaalstatus van inkomende en uitgaande facturen en creditnota's die via de integratie in Teamleader Focus worden geïmporteerd. Lees hieronder meer over deze betaalstatus.
 

Een synchronisatie kan op vijf plaatsen worden gestart:

1. De facturenpagina: klik op de dubbele pijlen naast de titel ‘Facturen’:
   
    
2. De uitgavenpagina: klik op de dubbele pijlen naast de titel ‘Uitgaven’:
   
3. De creditnotapagina: klik op de dubbele pijlen naast de titel ‘Creditnota's’:
   
    
4. Via Instellingen > Bedrijfsinformatie > Bedrijfsentiteit > Boekhouding > de dubbele pijlen naast de integratie:
   
    
5. Via de boekhouddetailpagina (Instellingen > Bedrijfsinformatie > Bedrijfsentiteit > Boekhouding > Klik op de integratie): hier klik je op de Synchroniseren-knop rechtsboven:
   
    

• Afhankelijk van de pagina van waaruit je de synchronisatie start, wordt de synchronisatie gestart voor alle gekoppelde bedrijfsentiteiten (via facturen-, uitgaven- of creditnotapagina) of voor een specifieke bedrijfsentiteit (via Instellingen > Bedrijfsentiteit). 
• Als een synchronisatie start, worden alle items gesynchroniseerd (dus alleen uitgaande facturen synchroniseren is bijvoorbeeld niet mogelijk).
• Als een synchronisatie actief loopt, wordt de synchronisatieknop uitgeschakeld op alle plaatsen voor elke gebruiker.
• Elke gebruiker met toegang tot een pagina kan ook de synchronisatie starten: bv. iemand met toegang tot uitgaven kan de synchronisatie starten vanaf de uitgavenpagina. 
  Alle documenten worden gesynchroniseerd, ook als die persoon bijvoorbeeld geen toegang heeft tot facturen.

Zodra de eerste synchronisatie succesvol is afgerond, kan je teruggaan naar de integratie-instellingen om automatische synchronisatie in te schakelen. Deze wordt elke nacht automatisch uitgevoerd zonder tussenkomst van een gebruiker, hoewel manuele synchronisatie nog steeds mogelijk is indien nodig.

• Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie
• Klik op je bedrijfsentiteit > Boekhouding
• Klik op de integratie
• Ga naar het tabblad Synchronisatie
• Schakel de toggle in naast ‘Automatisch uitgaande en inkomende facturen en creditnota's synchroniseren’
  
   

Betaalstatus

Als je tijdens de configuratie niet hebt gekozen om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe betalingen (zie hierboven), kan je dit later nog steeds activeren. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie > Bedrijfsentiteit > Boekhouding, open de integratie, ga naar ‘Synchronisatie’ en schakel ‘Houd me op de hoogte van nieuwe factuurbetalingen’ in.

• ! Je krijgt alleen meldingen voor betalingen op uitgaande facturen of creditnota's, niet voor betalingen op uitgaven.
• Deze instelling is gebruikersspecifiek, wat betekent dat alleen de gebruiker die de toggle inschakelt, deze notificaties ontvangt. Andere gebruikers kunnen dezelfde optie voor zichzelf inschakelen door naar de integratie-instellingen te gaan en de toggle in het tabblad "Synchronisatie" in te schakelen:
  
• Wanneer je een melding ontvangt dat er een betaling is toegevoegd, betekent dit niet per se dat een factuur volledig is betaald, bv. in het geval van herinneringskosten wanneer een klant de factuur heeft betaald, maar misschien niet de extra kosten.
• Gedeeltelijke betalingen in de boekhoudintegratie zetten de betaalstatus alleen op Betaald in Teamleader Focus als de betaling helemaal is afgehandeld in de boekhoudtool.
• We raden je aan om betalingen in de boekhoudintegratie te beheren, omdat betalingen die handmatig in Teamleader Focus worden ingevoerd, niet worden gesynchroniseerd naar de boekhoudintegratie.
  • Als je bv. een factuur op ‘Betaald’ zet in Teamleader Focus, wordt deze niet als betaald weergegeven in de boekhoudintegratie.
  • Als je toch besluit om een factuur handmatig op ‘Betaald’ te zetten in Teamleader Focus, zal de boekhoudsynchronisatie deze status in Teamleader Focus niet wijzigen (ook al staat deze op ‘Onbetaald’ in de boekhoudintegratie).
• Betaalstatus uitgaven: je kan altijd de betaalstatus van al je uitgaven bekijken in je uitgavenoverzicht.
• Betaalstatus uitgaande facturen/creditnota's: controleer de betaalstatus van uitgaande facturen of creditnota's in je factuuroverzicht door de kolom ‘Betaald’ (Ja/nee) toe te voegen aan je overzicht.
  • Voor facturen: Teamleader Focus laat de status ‘Open’ zien als de factuur onbetaald of gedeeltelijk betaald is in de boekhoudtool, of ‘Betaald’ als de factuur helemaal betaald is.
  • Voor creditnota's: Teamleader Focus laat de creditnota zien als ‘Betaald’ als deze ‘gematcht’ is met een factuur in de boekhoudtool.

Probleemoplossing

In de Instellingen van je integratie > tabblad Synchronisatie vind je een synchronisatie overzicht van de afgelopen 7 dagen. Dit overzicht toont de status van elke synchronisatie en geeft aan of deze al dan niet is geslaagd.

• Lees dit artikel om meer te weten te komen over het controleren van fouten in je boekhoudintegratie.
• Lees dit artikel als je interne problemen in de boekhoudconnector in Teamleader Focus wil oplossen
• Lees dit artikel als je externe problemen in de boekhoudconnector in Teamleader Focus wil oplossen
   

Synchronisatie

In de Instellingen van je integratie > tabblad Synchronisatie vind je een synchronisatiegeschiedenis van de afgelopen 7 dagen. Dit logboek toont de status van elke synchronisatie en geeft aan of deze succesvol was of niet. Een fout kan optreden als bijvoorbeeld de inloggegevens van je boekhoudprogramma zijn gewijzigd of als je geen toegang meer hebt tot de tool, wat voorkomt dat de synchronisatie wordt voltooid.


Opmerking: als de status van de synchronisatie ‘Succesvol’ is, betekent dit niet dat al je documenten zijn gesynchroniseerd, sommige kunnen zijn overgeslagen. Lees verder voor meer informatie hierover. 

Voor elke bedrijfsentiteit die je synchroniseert, ontvang je een in-app notificatie (via het notificatiebelletje rechtsboven in je account) en een e-mail zodra een manuele synchronisatie is voltooid. 

• Let op: als automatische synchronisatie is ingeschakeld (zie hierboven), wordt er geen notificatie gestuurd om te voorkomen dat er te veel notificaties worden verzonden. 
• Alleen de gebruiker die de manuele synchronisatie heeft gestart, ontvangt notificaties.
• De notificatie toont hoeveel items zijn gesynchroniseerd en, als er problemen waren, hoeveel documenten zijn overgeslagen.
   

Als er een probleem is met een factuur of creditnota tijdens de synchronisatie, wordt de hele synchronisatie niet geblokkeerd. Alleen de items met een fout worden overgeslagen.
Voorbeeld: als je 10 facturen hebt die gesynchroniseerd moeten worden en de 7e bijvoorbeeld ontbrekende grootboekrekeningen heeft, wordt factuur 7 overgeslagen terwijl facturen 8-10 wel worden gesynchroniseerd.
 

Om te zien waar de synchronisatie mogelijk fout gaat en welke documenten zijn overgeslagen, kan je eenvoudig zien welke documenten al naar je boekhoudprogramma werden gesynchroniseerd vanuit het overzicht Inkomsten of Uitgaven.

• Facturen en creditnota's: voeg de kolom Boekstuknummer toe via het tandwieltje rechtsonder in het overzicht van facturen of creditnota's. 
  • Documenten zonder boekstuknummer zijn nog niet gesynchroniseerd.
    
  • Boekstuknummers worden toegekend in de volgorde waarin facturen succesvol werden gesynchroniseerd. Als een factuur door een fout niet kan worden gesynchroniseerd en daarom werd overgeslagen, krijgt deze pas later een boekstuknummer, zodra de synchronisatie wel lukt. Daardoor is het mogelijk dat boekstuknummers niet in de chronologische volgorde van de facturen lopen. Dit is volledig normaal, zolang een bepaalde factuur hetzelfde boekstuknummer heeft in zowel Teamleader Focus als je boekhoudprogramma.
     
• Uitgaven: gesynchroniseerde uitgaven krijgen de status Verzonden naar boekhouder. Je kan deze kolom toevoegen aan het uitgavenoverzicht om snel te zien welke uitgaven nog niet naar je boekhoudprogramma werden gestuurd.
  
   

Zoals vermeld, als er een probleem is, ontvang je hierover een in-app notificatie of zie je dit in de synchronisatiegeschiedenis. Als het niet duidelijk is wat het probleem is of hoe het op te lossen, neem dan contact met ons op. 
 

De integratie wijzigen of verwijderen

Na het instellen van de integratie kan je bepaalde instellingen eenvoudig wijzigen door naar Instellingen > Bedrijfsinformatie > Bedrijfsentiteit > Boekhouding te gaan en op de integratie te klikken.
Houd er rekening mee dat het wijzigen van informatie in het tabblad Details invloed kan hebben op hoe de integratie werkt, dus wees voorzichtig.

Verwijder een integratie door de bovenstaande stappen te volgen om de instellingen van de integratie te bewerken. Klik op de drie puntjes rechtsboven en klik op Integratie verwijderen:

Binnenkort beschikbaar

We zullen in de toekomst meer boekhoudintegraties toevoegen en deze ook beschikbaar maken voor andere landen.