Interne problemen oplossen in de Boekhoudconnector in Teamleader Focus

SupportCentre_Howto.png

 

Wanneer je facturen of creditnota’s synchroniseert van Teamleader Focus naar je boekhoudsoftware, ontstaan sommige fouten binnen Teamleader Focus zelf. Deze worden meestal veroorzaakt door onjuiste of onvolledige gegevens op de factuur, in de klantgegevens of in je integratie-instellingen.

In de meeste gevallen kan je deze problemen direct oplossen in Teamleader Focus door de gegevens te corrigeren en opnieuw te synchroniseren. Als het probleem aanhoudt nadat je het document hebt gecontroleerd, kan je contact opnemen met support.


Controleer of de Boekhoudconnector-Booster voor jou beschikbaar is:

  • ✔️ Je hebt een Belgisch of Nederlands Teamleader Focus-account
  • ✔️ Je gebruikt Exact Online, Octopus of Yuki
  • ✔️ Je hebt momenteel geen van onze oudere bestaande boekhoudintegraties (anders is dit artikel niet van toepassing voor jou en vind je meer informatie hier).
     

Als je niet zeker weet hoe en waar je boekhoudintegratiefouten kan controleren in Teamleader Focus, raadpleeg dan eerst dit artikel.

Hier vind je een overzicht van veelvoorkomende interne foutmeldingen en hoe je ze kan oplossen.

 

Fouten met btw-tarieven

Het gebruikte btw-tarief bestaat niet in je boekhoudsoftware. Maak de btw-code aan in het boekhoudprogramma of wijzig de btw-codetoewijzing in de integratie-instellingen.


De btw-code die op de factuur of creditnota wordt gebruikt, kan niet worden gevonden in je boekhoudsysteem. Dit betekent dat de boekhoudsoftware de code die tijdens synchronisatie wordt verzonden niet herkent.

Om dit op te lossen kan je het volgende doen:

  • Maak de ontbrekende btw-code aan in je boekhoudsoftware en zorg dat deze overeenkomt met de code die in Teamleader Focus wordt gebruikt, of
  • Werk de btw-tariefmapping bij in de integratie-instellingen (Instellingen > Bedrijfsinformatie > klik op je bedrijfsentiteit > Boekhouding > klik op de integratie > ‘Btw-codes’ > potloodje) zodat het juiste (bestaande) btw-tarief gekoppeld is.


Als je niet zeker weet welk btw-tarief gebruikt moet worden, neem dan contact op met je boekhouder om de juiste instelling in de boekhoudtool aan te maken of te bevestigen.

 

Het btw-tarief komt niet overeen met de gekoppelde btw-code in je boekhoudsoftware. Wijzig de btw-codetoewijzing in de integratie-instellingen.

De btw-code bestaat wel in je boekhoudsysteem, maar het btw-percentage dat aan die code is gekoppeld, komt niet overeen met het btw-tarief dat op de uitgaande factuur of creditnota wordt gebruikt.
Het boekhoudsysteem koppelt bv. de btw-code aan 21%, terwijl de uitgaande factuur of creditnota 6% gebruikt. Door deze mismatch kan het document niet worden gesynchroniseerd.

Om dit te verhelpen, werk je met de koppeling van btw-tarieven in je integratie-instellingen in Teamleader Focus en zorg je ervoor dat het btw-tarief gekoppeld is aan een btw-code in je boekhoudsoftware die hetzelfde percentage gebruikt.
 

Het btw-tarief dat voor deze uitgave wordt gebruikt, is niet gekoppeld aan een btw-code in je integratie-instellingen. Koppel het btw-tarief aan de juiste btw-code in de instellingen.

Het btw-tarief dat op de uitgave wordt gebruikt, is in de integratie-instellingen niet gekoppeld aan een btw-code. Hierdoor kan de uitgave niet worden gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware.

Om dit op te lossen, configureer je de btw-koppeling in je integratie-instellingen in Teamleader Focus en koppel je het btw-tarief dat op de uitgavelijn wordt gebruikt aan de juiste btw-code in je boekhoudsysteem. Dit probleem lijkt op het vorige, maar geldt specifiek voor uitgaven in plaats van uitgaande facturen of creditnota’s.

 

Fouten met kortingen

Deze uitgave bevat een commerciële korting, maar er is geen grootboekrekening ingesteld voor commerciële kortingen in je integratie-instellingen. Stel de rekening in via de integratie-instelingen.

De uitgavefactuur bevat een algemene (commerciële) korting, maar er is geen grootboekrekening geconfigureerd in de integratie-instellingen om deze korting te boeken in je boekhoudsoftware. Dit betreft een korting die op de hele uitgavefactuur wordt toegepast, niet op afzonderlijke lijnen. Omdat er geen grootboekrekening is gedefinieerd voor commerciële kortingen, kan de uitgave niet worden gesynchroniseerd.

Om dit op te lossen:

  • Ga naar je integratie-instellingen
  • Configureer in de tab ‘Kortingen’ de ‘Commerciële korting voor uitgaven’
  • Zorg dat deze rekening bestaat en correct is ingesteld in je boekhoudsysteem
     

Dezelfde fout kan ook optreden bij uitgaande facturen. Volg in dat geval dezelfde oplossing. (“Deze uitgaande factuur bevat een commerciële korting, maar er is geen grootboekrekening ingesteld voor commerciële kortingen in je integratie-instellingen. Stel de rekening in via de integratie-instelingen.”)
 

Een of meer lijnen in deze uitgave bevatten een korting, maar er is geen grootboekrekening voor lijnkortingen geconfigureerd in je integratie-instellingen. Wijs de juiste grootboekrekening toe in de instellingen.

Een of meer lijnen op de uitgave bevatten een korting op lijnniveau, maar er is geen grootboekrekening geconfigureerd in de integratie-instellingen om deze lijnkortingen in te boeken in je boekhoudsoftware. In tegenstelling tot commerciële kortingen (toegepast op het gehele document), gaat dit probleem over kortingen die per individuele lijn worden toegepast.

Om dit op te lossen:

  • Ga naar je integratie-instellingen
  • Configureer in de tab ‘Kortingen’ de ‘Korting op lijnniveau voor uitgaven’
  • Zorg dat deze rekening bestaat en correct is ingesteld in je boekhoudsysteem
     

Opmerking: je maakt deze kortingen meestal zelf niet aan voor uitgaven, ze komen van de leveranciersfactuur. Je moet ze echter wel correct koppelen in je integratie-instellingen zodat ze correct gesynchroniseerd kunnen worden.

Dezelfde fout kan ook optreden bij uitgaande facturen. Volg in dat geval dezelfde oplossing. (“Een of meer lijnen in deze uitgaande factuur bevatten een korting, maar er is geen grootboekrekening voor lijnkortingen geconfigureerd in je integratie-instellingen. Wijs de juiste grootboekrekening toe in de instellingen.”)

 

Fouten met grootboekrekeningen

Er ontbreekt een grootboekrekening voor een of meer lijnen van deze factuur. Wijzig het item in Teamleader Focus en zorg ervoor dat voor elke lijn een grootboekrekening is geselecteerd.

Aan een of meer factuuritems is geen grootboekrekening gekoppeld. Elke factuurlijn moet aan een grootboekrekening worden verbonden, zodat deze correct in je boekhoudsoftware kan worden geboekt. Als er een grootboekrekening ontbreekt, kan de factuur niet worden gesynchroniseerd.


Om dit op te lossen:

  • Open de factuur in Teamleader Focus
  • Controleer elke factuurlijn en zorg dat er een grootboekrekening is geselecteerd
  • Grootboekrekeningen kunnen ook automatisch en in bulk worden toegewezen via de integratie-instellingen > tab ‘Grootboekrekeningen’ in Teamleader Focus. Stel een grootboekrekening in per btw-tarief. Zet de toggle ‘Stel grootboekrekeningen in voor bestaande factuurlijnen zonder grootboekrekening’ aan om deze grootboekrekeningen achteraf toe te passen op reeds bestaande factuurlijnen. 

 

Het btw-tarief dat voor deze uitgave wordt gebruikt is niet gekoppeld aan een grootboekrekening in je integratie-instellingen. Stel de rekening in via de integratie-instelingen of maak eerst het btw-tarief aan.

Het btw-tarief dat op je uitgave wordt gebruikt, is niet toegewezen aan een grootboekrekening in je integratie-instellingen. Daardoor kan de uitgave niet worden gesynchroniseerd.

Om dit op te lossen:

  • Ga naar je integratie-instellingen > tab 'Grootboekrekeningen' > 'Grootboekrekening uitgaven'
  • Koppel het btw-tarief aan de juiste grootboekrekening. Maak indien nodig eerst de grootboekrekening aan in je boekhoudsoftware. Als je de grootboekrekeningen niet in je lijst ziet staan, moet je eerst een manuele synchronisatie starten. Het systeem haalt dan de rekeningen voor uitgaven op, waarna je de btw-tarieven zou moeten kunnen koppelen.
  • ! In tegenstelling tot voor uitgaande facturen kan je geen grootboekrekeningen toewijzen aan individuele uitgaveregels.
     

Zodra dit is geconfigureerd, kan de uitgave succesvol worden gesynchroniseerd.

 

Mogelijkheid om extra grootboekrekeningen toe te voegen die niet beginnen met ‘7’ of ‘8’.

Grootboekrekeningen worden automatisch overgezet van je boekhoudprogramma naar Teamleader Focus zolang ze beginnen met ‘70’ voor BE, FR en ES, ‘8’ voor NL, en ‘8 of 4’ voor DE.


Als grootboekrekeningen met een ander cijfer beginnen, laat ons dan weten welke grootboekrekening je wil gebruiken en wij kunnen deze toevoegen.

 

Fouten met facturen of creditnota’s

Het btw-nummer is niet geldig. Haal alle punten en spaties weg en pas het nummer aan naar het juiste formaat.

Het btw-nummer op deze factuur voldoet niet aan het verwachte formaat. Het kan extra tekens, punten of spaties bevatten, of het nummer zelf kan onjuist zijn. Het corrigeren van het btw-nummer zorgt ervoor dat de factuur correct kan worden gesynchroniseerd.

Om dit op te lossen:

  • Verwijder eventuele punten of spaties
  • Zorg dat het btw-nummer het standaardformaat volgt, bijvoorbeeld: 
    • Belgische klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: BE0999999999 of BE1999999999. 
      Één blok van 10 tekens, het eerste teken na de prefix is altijd 0 of 1 (bijvoorbeeld BE0000000097)
    • Nederlandse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: NL999999999B99
      Één blok van 14 tekens, het 12e teken moet altijd een B zijn (bijvoorbeeld NL000000000B00)
    • Franse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: FRXX 999999999
      Één blok van 2 tekens + één blok van 9 cijfers (bijvoorbeeld FR12 000000000)
    • Italiaanse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: IT99999999999
      Één blok van 11 tekens (bijvoorbeeld IT00000000000)
    • Spaanse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: ESX9999999X
      Één blok van 9 tekens, de eerste en laatste tekens kunnen een letter of een cijfer zijn, maar beide kunnen niet numeriek zijn (bijvoorbeeld ES00000000T)
    • Zwitserse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: CHE-999.999.999 TVA
      Één blok van CHE- en 9 cijfers gevolgd door TVA/MWST/IVA (bijvoorbeeld CHE-000.000.000 TVA)
        

Het totaalbedrag van de factuur klopt niet. Controleer de prijzen en btw-tarieven van de factuuritems. Contacteer support als het probleem zich blijft voordoen.

Het totaalbedrag op de factuur komt niet overeen met de som van de lijnen plus btw. Dit kan gebeuren als bijvoorbeeld individuele prijzen onjuist zijn of btw-tarieven verkeerd zijn toegepast.

Controleer alle lijnen en btw-tarieven om te zorgen dat het totaal klopt. Als de totalen correct zijn in Teamleader Focus maar de fout blijft, neem dan contact op met support.
 

Er ontbreekt een leverancier op deze creditnota. Voeg een leverancier toe aan het item in Teamleader Focus.

De inkomende creditnota kan niet worden gesynchroniseerd omdat er geen leverancier aan gekoppeld is. Elke creditnota voor uitgaven moet aan een leverancier zijn gekoppeld.

Om dit op te lossen:

  • Open de creditnota voor uitgaven in Teamleader Focus en klik op het potloodicoontje in de header
  • Selecteer de juiste leverancier en sla de uitgave op
     

Er ontbreekt een leverancier op deze factuur. Voeg een leverancier toe aan het item in Teamleader Focus.

De inkomende factuur kan niet worden gesynchroniseerd omdat er geen leverancier aan gekoppeld is. Elke factuur voor uitgaven moet aan een leverancier zijn gekoppeld.
 

Om dit op te lossen:

  • Open de factuur voor uitgaven in Teamleader Focus en klik op het potloodicoontje in de header
  • Selecteer de juiste leverancier en sla de uitgave op


     

“Ik zie een betaalde factuur in mijn boekhouding, maar niet in Teamleader Focus”

Dit is geen foutmelding die je in Teamleader Focus krijgt, maar een probleem dat zich kan voordoen. Als je een betaalde factuur in je boekhoudprogramma ziet, maar de betaling niet in Teamleader Focus wordt geregistreerd, dan is de factuur in Focus nooit volledig gesynchroniseerd met je boekhoudprogramma, of vond de synchronisatie plaats voordat de factuur als betaald werd gemarkeerd. Daardoor heeft Teamleader Focus geen gegevens over de betaling of de factuur zelf.

Controleer het volgende om het probleem op te lossen:

  1. Heeft er al een synchronisatie plaatsgevonden nadat de factuur in de boekhoudsoftware werd gemarkeerd als betaald?
  2. Werd de originele factuur in Teamleader Focus ooit succesvol gesynchroniseerd?
  3. Zien we gedeeltelijke betalingsactiviteit in de activiteitenfeed van de factuur in Teamleader Focus?


Zorg ervoor dat je handmatig opnieuw synchroniseert. Contacteer support als het probleem zich blijft voordoen.

 

Kom je een andere fout tegen die hier niet vermeld staat? Bekijk dan dit artikel over externe problemen in de Boekhoudconnector-Booster of neem contact op met support.

Was dit artikel nuttig?