How To: Meerdere bedrijfsentiteiten in Teamleader Focus


Bestaat je onderneming uit meerdere afdelingen of departementen? Wil je die graag tot op zekere hoogte gescheiden houden? Of ben je actief in twee bedrijven, en wil je nog steeds alles kunnen zien in een oogopslag? De optie om verschillende bedrijfsentiteiten aan te maken in Teamleader Focus komt je ongetwijfeld van pas!

 

 

1. Een nieuwe bedrijfsentiteit aanmaken

  1. Om een nieuwe bedrijfsentiteit toe te voegen, ga je naar Instellingen > Bedrijfsinformatie  > + naast 'Bedrijfsentiteiten'. In het volgende scherm kan je alle bedrijfsinformatie aanvullen, net zoals je deed voor je eerste bedrijfsentiteit.
  2. Zoals je kan zien kan je de bedrijfsinformatie invullen zoals bedrijfsadres, bankgegevens en bedrijfslogo. Lees hier meer over het invullen van je bedrijfsinformatie.
  3. Zodra je alle relevante gegevens hebt ingevuld voor je nieuwe bedrijfsentiteit, klik je op Opslaan en sluiten om te bevestigen.
  4. Wil je deze bedrijfsentiteit instellen als standaard bedrijfsentiteit? Klik dan op de drie puntjes naast je entiteit en kies voor Instellen als standaard.

 

2. Verschil tussen bedrijfsentiteiten

 

Bedrijfsinformatie

Een nieuwe entiteit aanmaken is de eerste stap. Je kan niet alleen een verschillend bedrijfslogo uploaden, maar wanneer je naar Instellingen > Bedrijfsinformatie > drie puntjes naast de bedrijfsentiteit gaat, krijg je ook de optie om ook algemene voorwaarden toe te voegen voor deze entiteit.

 

Document lay-out

Je kan per entiteit ook verschillende layouts aanmaken voor offertes, facturen, enz. Hiervoor ga je naar Instellingen > Document layout. Je krijgt vervolgens een keuzemenu te zien met de verschillende bedrijfsentiteiten. Selecteer de nieuwe bedrijfsentiteit, en stel de juiste layout in voor offertes, facturen, ... 

  • Deze layout zal automatisch geselecteerd worden wanneer je een factuur aanmaakt voor deze bedrijfsentiteit. 
  • Bij offertes moet je de bedrijfsentiteit en de bijbehorende layout manueel selecteren.


E-mailhandtekening en e-mails vanuit verschillende bedrijfsentiteiten versturen

 

Een e-mailhandtekening instellen

Iedere bedrijfsentiteit heeft haar eigen e-mailadres en eventueel een eigen facturatie e-mailadres. Via "Instellingen" > "Email" heb je de optie om een algemene handtekening in te stellen voor elke bedrijfsentiteit. Opgelet: deze handtekening is geen persoonlijke handtekening, maar een algemene handtekening voor je volledige Teamleader Focus-account, dus voor alle e-mails verstuurd vanuit één bedrijfsentiteit.

Door deze handtekening in te stellen, is het meteen visueel duidelijk voor je klanten van welke bedrijfsentiteit ze precies mail ontvangen.

 

E-mails vanuit bedrijfsentiteiten versturen

Facturen, offertes en bestelbonnen zijn al aan een bedrijfsentiteit gelinkt vooraleer ze verzonden zijn. Wanneer je je document verstuurt, kan je als gebruiker het e-mailadres zien waaruit je verstuurt. Bij het versturen van een offerte zal je het te gebruiken e-mailadres kunnen selecteren. Dit kan een van de volgende e-mailadressen zijn:

  • het primaire e-mailadres van het gelinkte bedrijf 
  • het e-mailadres van de gebruiker die is ingelogd
  • het e-mailadres van de eerste verantwoordelijke van de deal

Op hetzelfde moment zal de e-mailhandtekening van de juiste bedrijfsentiteit worden toegevoegd. Als je de handtekening/bedrijfsentiteit wil aanpassen, ga dan terug naar de factuur (als ze nog niet is ingeboekt), offerte of bestelbon om de bedrijfsentiteit manueel aan te passen.

 

Uitnodigingen voor afspraken en afzonderlijke e-mails naar contacten zijn niet standaard gelinkt aan een bedrijfsentiteit vooraleer ze verzonden zijn.

  • Het 'Afzender'-e-mailadres is standaard het primaire e-mailadres dat aan je gebruiker gelinkt is. Als je gebruik maakt van ons Boost-pakket dan kan je er ook voor kiezen om een e-mailadres uit één van je alternatieve e-mailadressen te kiezen. Lees dit artikel om er meer te weten over te komen.
    Je kan kiezen welke handtekening je wil toevoegen voor deze mails.
  • Je kan het 'Afzender'-e-mailadres ook aanpassen naar een e-mailadres van één van je bedrijfsentiteiten. De handtekening die aan de gekozen bedrijfsentiteit is gelinkt, zal dan aan je e-mail toegevoegd worden.

 

Waarom is mijn 'Afzender' email@teamleader.be'?

Als er nog geen custom domein voor je account is ingesteld, dan worden alle mails vanuit het Teamleader Focus-domein verzonden en kan je ook geen ander e-mailadres als verzender selecteren. Lees dit artikel om te weten te komen hoe je je eigen domeinnaam kan instellen wanneer je e-mails met Teamleader Focus verstuurt. Als je je eigen domein niet instelt, dan kan je wel nog steeds de handtekening kiezen (tenzij het document dat je per e-mail wil versturen aan een bedrijfsentiteit is gelinkt, dan zal in dat geval de handtekening van die bedrijfsentiteit gebruikt worden).

 

E-mail templates voor facturen

Via "Instellingen" > "Facturen" > "Templates voor verzendingen" heb je de optie om e-mail templates aan te maken voor elke bedrijfsentiteit. 

 

Nummering van facturen en creditnota's

De nummering van facturen en creditnota's is afhankelijk van de bedrijfsentiteit. Wanneer je een factuur opstelt, vraagt Teamleader Focus je om een bedrijfsentiteit kiezen. 

 

Wanneer je de eerste factuur of creditnota aanmaakt voor een nieuwe bedrijfsentiteit, moet je het startnummer kiezen. Nieuwe facturen of creditnota's krijgen automatisch het daarop volgende nummer.

 

Statistieken

Onder Statistieken kan je alle rapporten filteren op basis van je verschillende bedrijfsentiteiten. 

 

Opmerkingen: 

  • Je kan geen medewerkers aan een bedrijfsentiteit toewijzen. Het is verder ook niet mogelijk om de toegang tot CRM, deals, facturen, enz. van een bedrijfsentiteit afhankelijk te maken. Indien je een collega toegang verleent tot facturen, dan ziet hij/zij alle facturen van alle bedrijfsentiteiten.
  • Contacten en bedrijven kunnen niet gelinkt worden aan een specifieke bedrijfsentiteit.

Was dit artikel nuttig?