Wanneer je Teamleader Focus integreert met je boekhoudsoftware (Yuki, Exact Online of Octopus) via de Boekhoudconnector-Booster, kunnen er soms fouten optreden waardoor facturen of creditnota's niet gesynchroniseerd worden met je boekhoudprogramma, bv. door een ontbrekende grootboekrekening voor (commerciële) kortingen of een verkeerd geformatteerd btw-nummer. In dit artikel kan je vinden waar je dergelijke fouten kan controleren in Teamleader Focus.

Controleer of de Boekhoudconnector-Booster beschikbaar is voor jou:

✔️ Je hebt een Belgische of Nederlandse Teamleader Focus-account
✔️ Je gebruikt Exact Online, Octopus of Yuki
✔️ Je hebt momenteel geen van onze oudere bestaande boekhoudintegraties (anders is dit artikel niet van toepassing voor jou en kan je hier meer informatie vinden).

Ben je op zoek naar probleemoplossing voor specifieke fouten die je ontvangt? Vind hier een oplossing:

Interne problemen oplossen in de Boekhoudconnector in Teamleader Focus
- Voor problemen die opgelost moeten worden in Teamleader Focus
Externe problemen oplossen in de Boekhoudconnector in Teamleader Focus
- Voor problemen die opgelost moeten worden in je boekhoudprogramma

Controleren op fouten

Als je merkt dat sommige uitgaande of inkomende facturen of creditnota's niet synchroniseren met je boekhoudprogramma, moet je je synchronisatiegeschiedenis controleren op fouten. Weet dat je gebruikerstoegang nodig hebt tot de 'Instellingen' hiervoor.

Volg deze stappen om op fouten te controleren:

Navigeer naar Instellingen > Bedrijfsinformatie > klik op je bedrijfsentiteit
Klik op de tab Boekhouding > klik op je integratie
Klik op de Synchronisatietab
Klik op de knop Synchroniseren rechtsboven om handmatig te synchroniseren, of bekijk je recentste synchronisaties.

Telkens je manueel synchroniseert, ontvang je een in-app notificatie (via het notificatiebelletje rechtsboven in je account) en een e-mail zodra een manuele synchronisatie is voltooid.
- Als automatische synchronisatie is ingeschakeld, wordt er geen notificatie gestuurd om te voorkomen dat er te veel notificaties worden verzonden.
- Alleen de gebruiker die de manuele synchronisatie heeft gestart, ontvangt notificaties.
- De notificatie toont hoeveel items zijn gesynchroniseerd en, als er problemen waren, hoeveel documenten zijn overgeslagen.
Om te zien wat er mis is gegaan, kan je hieronder de ‘Synchronisatiegeschiedenis’ raadplegen. Hier zie je een synchronisatiegeschiedenis van de afgelopen 7 dagen. Deze geschiedenis toont de status van elke synchronisatie en geeft aan of deze succesvol was of niet. Als een synchronisatie succesvol was, blijft de laatste sync hier zichtbaar, zelfs als deze meer dan 7 dagen geleden heeft plaatsgevonden. Lees ‘Synchronisatiestatussen’ hieronder om te controleren wat elke status betekent.

Een andere manier om te zien welke documenten al naar je boekhoudprogramma werden gesynchroniseerd is vanuit het overzicht Inkomsten of Uitgaven.

Facturen en creditnota's: voeg de kolom Boekstuknummer toe via het tandwieltje rechtsonder in het overzicht van facturen of creditnota's.
- Documenten zonder boekstuknummer zijn nog niet gesynchroniseerd.
- Boekstuknummers worden toegekend in de volgorde waarin facturen succesvol werden gesynchroniseerd. Als een factuur door een fout niet kan worden gesynchroniseerd en daarom werd overgeslagen, krijgt deze pas later een boekstuknummer, zodra de synchronisatie wel lukt. Daardoor is het mogelijk dat boekstuknummers niet in de chronologische volgorde van de facturen lopen. Dit is volledig normaal, zolang een bepaalde factuur hetzelfde boekstuknummer heeft in zowel Teamleader Focus als je boekhoudprogramma.
Uitgaven: gesynchroniseerde uitgaven krijgen de status Verzonden naar boekhouder. Je kan deze kolom toevoegen aan het uitgavenoverzicht om snel te zien welke uitgaven nog niet naar je boekhoudprogramma werden gestuurd.

Synchronisatiestatussen

Wanneer een synchronisatie plaatsvindt, wordt elk onderdeel afzonderlijk verwerkt (bv. grootboekrekeningen, klanten, facturen, creditnota's,...). Zo kan je duidelijk zien welke onderdelen succesvol zijn gesynchroniseerd en waar eventuele problemen zijn opgetreden.

Daarnaast krijgt de synchronisatie zelf een algemene status, weergegeven met een duidelijk label (bv. Succesvol, Waarschuwing, Vastgelopen), zodat je in één oogopslag het algemene resultaat van de synchronisatie ziet.

Hieronder vind je een voorbeeld van een synchronisatie met verschillende statussen:

'Vastgelopen' betekent dat de synchronisatie niet meer verdergaat. Dit kan gebeuren wanneer sommige onderdelen in de status 'In behandeling' blijven en niet verder worden verwerkt, bijvoorbeeld als de externe dienst tijdelijk niet beschikbaar is of niet reageert. Hierdoor kan de synchronisatie niet worden voltooid en blijft deze vastlopen totdat het probleem is opgelost.

De individuele statussen van elk onderdeel kunnen zijn:

Succesvol: de gegevens zijn zonder problemen succesvol gesynchroniseerd.
Fout: de gegevens zijn gestopt met synchroniseren (bv. een rate limit-probleem, boekhoudprogramma is niet beschikbaar of er is een probleem met gebruikersrechten).
Waarschuwing: de gegevens konden niet worden gesynchroniseerd door een fout en aandacht is vereist.
! Als er een probleem is met een factuur of creditnota tijdens de synchronisatie, wordt de hele synchronisatie niet geblokkeerd. Alleen de items met een fout worden overgeslagen.
Voorbeeld: Als je 10 facturen hebt die gesynchroniseerd moeten worden en de 7e bijvoorbeeld ontbrekende grootboekrekeningen heeft, wordt factuur 7 overgeslagen terwijl facturen 8-10 wel worden gesynchroniseerd.
In behandeling: het individuele onderdeel wacht om verwerkt te worden. Omdat de synchronisatie stap voor stap verloopt, staat dit item als volgende in de rij.
Lopend: de gegevens worden momenteel verwerkt.

Klik op Details bekijken naast een waarschuwing om meer informatie te zien over bij welk item het probleem precies optreedt en hoe je het kan oplossen. Een voorbeeld hiervan voor uitgaande facturen:

Bij sommige fouten kan je ook doorklikken naar het item (bv. het contact of de factuur) om het probleem op te lossen.

! Soms kan de knop ‘Details bekijken’ ook verschijnen naast items met de status 'Succesvol'. In deze gevallen informeren we je dat je mogelijk toch actie moet ondernemen, ook al is er technisch gezien geen echte fout. Een uitgave bijvoorbeeld die nog niet is goedgekeurd, wordt niet gesynchroniseerd met je boekhoudtool. Die moet dus eerst worden goedgekeurd voor dat kan gebeuren. Dit is verwacht gedrag, omdat aan bepaalde voorwaarden moet worden voldaan voordat een item kan worden gesynchroniseerd.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

In de volgende twee artikelen sommen we enkele mogelijke problemen en hun oplossingen op, afhankelijk van de aard van de fout. Er zijn problemen die je binnen Teamleader Focus moet oplossen ('Interne problemen oplossen') en problemen die je in je boekhoudtool moet aanpakken ('Externe problemen oplossen'):