Het beheren van zakelijke uitgaven hoeft geen tijdrovende klus te zijn in Teamleader Focus. Voeg je uitgaven toe, keur ze goed en stuur je goedgekeurde uitgaven automatisch of slechts in één klik naar je boekhouding. Lees hier alles over het instellen van een e-mailadres voor je boekhouding en het (automatisch) verzenden van je uitgaven.
Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier:
Waarom
Enkele van de grootste voordelen van het instellen van een boekhoude-mailadres om je uitgaven mee te synchroniseren zijn de volgende:
- Geen gedoe meer met losse bonnetjes en het openen van je e-mail om handmatig e-mails naar je boekhouder op te stellen
- Door je uitgaven eerst te controleren en goed te keuren, blijf je in controle en beslis je wat er daadwerkelijk in je boekhouding hoort
- Stuur je uitgaven automatisch of slechts in één klik naar je boekhouder of boekhouding, je hoeft niets meer handmatig te doen
Hoe
Volg deze stappen om je uitgaven naar je boekhouding te sturen:
- Voeg je uitgaven toe aan Teamleader Focus en zorg ervoor dat je ze eerst goedkeurt.
- Klik in je uitgave op Verzenden naar boekhoudprogramma inschakelen.
- Je wordt doorgestuurd naar Instellingen > Uitgaven waar je een boekhoudprogramma-e-mailadres kan instellen voor het synchroniseren van je uitgaven.
- Klik op het + Icoontje.
- Vul een e-mailadres in en selecteer een bedrijfsentiteit. Weet dat je meerdere bedrijfsentiteiten voor hetzelfde e-mailadres kan kiezen.
- 'Automatisch synchroniseren naar boekhoudprogramma': je kan dit instellen op ‘Wanneer goedgekeurd’. In dat geval worden je uitgaven automatisch na 1 uur naar het e-mailadres van je boekhoudprogramma gestuurd, op voorwaarde dat ze zijn goedgekeurd en nog niet eerder zijn verzonden. Let op: dit geldt alleen voor nieuwe uitgaven die aan deze voorwaarde voldoen. Er vindt geen verzending van eerdere uitgaven plaats.
- Bevestig dat dit je e-mailadres van je boekhoudprogramma is.
- Klik op Opslaan.
- Nadat je een e-mailadres hebt toegevoegd, ontvang je de volgende melding dat je uitgaven vanuit dit 'van' e-mailadres zullen worden verzonden. Voeg dit adres toe als een toegestane afzender in je boekhoudprogramma, aangezien veel boekhoudprogramma's externe e-mailadressen blokkeren.
-
Als je het automatisch verzenden van uitgaven hebt uitgeschakeld en je wil een uitgave manueel verzenden, keer dan terug naar die uitgave en klik op de knop Verzenden naar boekhouding.
Controleer het e-mailadres en klik op Verzenden.
-
De e-mail zelf zal geen inhoud (body) hebben, behalve het bestand in de bijlage. Als het een factuur via Peppol is, zal de bijlage een UBL-bestand zijn. Voor uitgaven die niet via Peppol worden verzonden, is het een PDF-bestand. Opmerking: in het geval van een Peppol-factuur: als de leverancier in het UBL/XML-bestand een code heeft opgenomen voor het genereren van een PDF en/of extra bijlagen, blijft deze code ook behouden.
- Daarna kan je het document opnieuw verzenden, maar we zullen je een waarschuwing geven als je het al hebt verzonden.
- De ‘Boekhoudstatus’ in de header van je uitgave zal zijn veranderd in ‘Verzonden’.
Opmerkingen:- Als het verzenden mislukt, verandert de status in ‘Mislukt’ en ontvang je zowel in-app een notificatie als een e-mail waarin je hierover wordt geïnformeerd.
- Als je de uitgave naar verschillende e-mailadressen hebt verzonden, maar slechts één succesvol is aangekomen, dan markeren we de status nog steeds als ‘Verzonden’.
- In het tabblad ‘Details’ van je uitgave zie je ook dat de 'Activiteit' onderaan is bijgewerkt.
- Als het automatisch synchroniseren van goedgekeurde uitgaven uitstaat, is er ook een manier om meerdere uitgaven in één keer te selecteren en ze naar je boekhouding te verzenden. Lees er hier alles over.
Meerdere bedrijfsentiteiten
Als je meerdere bedrijfsentiteiten hebt in Teamleader Focus, moet je voor elke entiteit een e-mailadres voor de boekhouding instellen. Als er een e-mailadres is ingesteld voor bedrijfsentiteit A, maar niet voor bedrijfsentiteit B, blijft de knop ‘Verzenden naar boekenhoudprogramma inschakelen’ zichtbaar voor uitgaven van entiteit B. Dit geeft aan dat er nog een e-mailadres moet worden ingesteld.