Het beheren van zakelijke uitgaven hoeft geen tijdrovende klus te zijn in Teamleader Focus. Voeg je uitgaven toe, keur ze goed en stuur je goedgekeurde uitgaven met slechts één klik naar je boekhouding. Lees hier alles over het instellen van een e-mailadres voor je boekhouding en het verzenden van je uitgaven.
Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier:
Waarom
Enkele van de grootste voordelen van het instellen van een boekhoude-mailadres om je uitgaven mee te synchroniseren zijn de volgende:
- Geen gedoe meer met losse bonnetjes en het openen van je e-mail om handmatig e-mails naar je boekhouder op te stellen
- Door je uitgaven eerst te controleren en goed te keuren, blijf je in controle en beslis je wat er daadwerkelijk in je boekhouding hoort
- Stuur je uitgaven met slechts één klik naar je boekhouder of boekhouding, je hoeft niets meer handmatig te doen
Hoe
Volg deze stappen om je uitgaven naar je boekhouding te sturen:
- Voeg je uitgaven toe aan Teamleader Focus en zorg ervoor dat je ze eerst goedkeurt.
- Klik in je uitgave op E-mailadres boekhouding instellen.
- Je wordt doorgestuurd naar Instellingen > Uitgaven waar je een boekhoude-mailadres kan instellen voor het synchroniseren van je uitgaven.
- Klik op het + Icoontje.
- Vul een e-mailadres in en selecteer een bedrijfsentiteit, en bevestig dat dit je e-mailadres voor de boekhouding is.
Weet dat je meerdere bedrijfsentiteiten voor hetzelfde e-mailadres kan kiezen. - Klik op Opslaan.
- Nadat je een e-mailadres hebt toegevoegd, ontvang je de volgende melding dat je uitgaven vanuit dit 'van' e-mailadres zullen worden verzonden. Voeg dit adres toe als een toegestane afzender in je boekhoudtool, aangezien veel boekhoudtools externe e-mailadressen blokkeren.
- Ga terug naar de uitgave die je wil verzenden en klik op de knop Verzenden naar boekhouding.
- Controleer het e-mailadres en klik op Verzenden.
- De e-mail zelf zal geen inhoud (body) hebben, behalve het bestand in de bijlage. Als het een factuur via Peppol is, zal de bijlage een UBL-bestand zijn, anders is het een pdf-bestand.
- Momenteel is het niet mogelijk om uitgaven in bulk naar je boekhouding te sturen, of om de uitgaven automatisch te verzenden (bv. 's nachts).
- Daarna kan je het document opnieuw verzenden, maar we zullen je een waarschuwing geven als je het al hebt verzonden.
- De ‘Boekhoudstatus’ in de header van je uitgave zal zijn veranderd in ‘Verzonden’.
Opmerkingen:- Als het verzenden mislukt, verandert de status in ‘Mislukt’ en ontvang je zowel in-app een notificatie als een e-mail waarin je hierover wordt geïnformeerd.
- Als je de uitgave naar verschillende e-mailadressen hebt verzonden, maar slechts één succesvol is aangekomen, dan markeren we de status nog steeds als ‘Verzonden’.
- In het tabblad ‘Details’ van je uitgave zie je ook dat de 'Activiteit' onderaan is bijgewerkt.