How To: Uitgaven toevoegen en scannen in Teamleader Focus

SupportCentre_Howto.png


Met de nieuwe functionaliteit van Uitgavenbeheer in Teamleader Focus is het nog nooit zo eenvoudig geweest om je financiën in de gaten te houden. Van het uploaden van bonnetjes tot het goedkeuren van inkomende facturen, alles gebeurt op één plek—snel, slim en naadloos. Geniet van realtime inzichten, automatisering en een soepele samenwerking met je boekhouder. In dit artikel laten we je zien hoe je uitgaven toevoegt en scant in Teamleader Focus.
 

 

Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier:

 

Wat

Als je Teamleader Focus al gebruikt voor je uitgaande facturen, abonnementen en creditnota's, wil je waarschijnlijk ook een overzicht van je inkomende documenten.

Uitgavenbeheer biedt de volgende voordelen:

  • Upload en hou inkomende facturen, creditnota's en bonnetjes bij
  • Scan uitgaven direct in Teamleader Focus via OCR (Optical character recognition)
    • Sla handmatig werk over: we halen de gegevens uit je document en vullen deze automatisch in de juiste velden in
    • Controleer en bevestig je uitgaven nadat ze zijn geüpload of gescand
  • Markeer je uitgaven als goedgekeurd, als te behandelen of als geweigerd: hou bij welke uitgaven klaar zijn om betaald te worden, welke uitgaven je nog moet controleren of welke uitgaven niet correct zijn. Lees er alles over in dit artikel.
  • Verzend goedgekeurde uitgaven naar je boekhouding en bewaar zo een overzicht over welke uitgaven al werden verzonden. Lees er hier alles over.
  • Zoeken en filteren: zoek eenvoudig de informatie die je nodig hebt of maak filters aan om uitgaven te vinden precies wanneer je ze nodig hebt. Lees er hier alles over.
  • Activiteitenfeed: voor elke uitgave vind je onderaan de ‘Activiteit’ die alle wijzigingen weergeeft, bv. het goedkeuren/weigeren van de uitgave of het verzenden naar je boekhouding.
  • Peppol (voor Belgische bedrijfsentiteiten): Als je Peppol al in je account hebt ingeschakeld, ontvang je je e-invoices rechtstreeks in Teamleader Focus. Keur deze goed of weiger deze en de goedkeuringsstatus wordt ook via Peppol teruggestuurd.

 

Wie

  • Iedereen met toegang tot Facturen heeft standaard ook toegang tot Uitgaven.
  • Je kan eenvoudig de toegang tot uitgaven uitschakelen via Instellingen > Gebruikers > drie puntjes naast de naam van de gebruiker > Bewerken > zet de slider naast ‘Uitgaven’ uit:


     
  • Opmerking: Het is niet mogelijk om de toegang tot facturen voor een bepaalde gebruiker uit te schakelen en alleen uitgaven in te schakelen, aangezien uitgaven een integraal onderdeel van facturen zijn.
     

Hoe

Er zijn drie manieren om uitgaven toe te voegen aan je Teamleader Focus-account:

Upload & scan je uitgaven automatisch

! Belangrijk om te weten is dat in alle Teamleader Focus-accounts uitgaven standaard automatisch worden gescand*, daarom beginnen we eerst deze optie uit te leggen. 

*Het scannen van je uitgaven gebeurt via OCR. OCR staat voor ‘Optische tekenherkenning’ of 'Optical character recognition', wat eigenlijk betekent dat alle informatie uit je bestand wordt opgehaald en automatisch in Teamleader Focus wordt ingevuld.



Je kan deze instelling uitschakelen via Instellingen > Uitgaven > Voorkeuren > Zet de slider naast ‘Automatisch alle uitgaven scannen’ uit.
 

Volg deze stappen om te beginnen met het toevoegen van uitgaven:

  1. Navigeer naar Uitgaven via het navigatiemenu.
  2. Om een bestand of meerdere bestanden te uploaden, klik je op Upload in de rechterbovenhoek of sleep je je bestand(en) hierheen:


    Opmerkingen:
    • Je kan slechts 10 bestanden in één keer uploaden
    • De maximale bestandsgrootte is 20 MB
    • Het formaat moet PDF, PNG, JPG, JPEG, HEIC, of GIF zijn.
       
    • Er zijn maximaal 30 gratis scans per maand. Aan het begin van elke maand wordt de teller in de rechterbovenhoek van je uitgavenoverzicht teruggezet naar 30. Scans die je niet hebt gebruikt, gaan verloren. 

      Zodra de limiet voor gratis scans is bereikt, kan een admin de Teamleader Focus-portefeuille inschakelen om door te gaan met het scannen van documenten. Navigeer naar Instellingen > Uitgaven > Voorkeuren > ‘Gebruik de Teamleader-portefeuille als de gratis scans op zijn’. 


      Elke scan kost €0,20 en wordt van je portefeuille afgetrokken. Vul hier je portefeuille aan of lees er alles over in dit artikel. 
       
  3. Na het selecteren van je bestand(en) begint het scannen van het document:

     
  4. Het bestand is nu gescand en klaar voor jou om te controleren. Klik op Controleren:

     
  5. Op het volgende scherm vind je een visuele weergave van je bestand aan de linkerkant, met de documentdetails aan de rechterkant van het scherm. 



    Dankzij OCR worden alle velden automatisch ingevuld (zoals bedrag, vervaldatum, betalingsreferentie of het documenttype - factuur, creditnota of bonnetje), maar je kan de gegevens natuurlijk altijd handmatig wijzigen. 

    Opmerking: Het veld ‘leverancier’ wordt ook automatisch ingevuld als een leverancier al een bekende klant in je account is. Weet dat we geen onderscheid maken tussen reguliere contacten/bedrijven of leveranciers in je account, maar als je op uitgaven per leverancier wil zoeken, kan je dat altijd doen via je uitgavenoverzicht. Vind meer informatie over zoeken en filteren in uitgaven hier.
     
  6. Wanneer je alles hebt gecontroleerd, klik je op Opslaan in de rechterbovenhoek. Je wordt doorgestuurd naar de detailpagina van de uitgave. Hier vind je:
    • Een header met alle informatie met betrekking tot de uitgave. Hier kan je de uitgave nog steeds bewerken via het potloodje, de pdf van je uitgave downloaden, de header personaliseren of de uitgave verwijderen.

       
    • Markeer de uitgave als goedgekeurd, te behandelen of geweigerd: via deze knop kan je bijhouden welke uitgaven klaar zijn om betaald te worden, welke uitgaven je nog moet controleren of welke uitgaven niet correct zijn. Lees er alles over in dit artikel.

       
    • E-mailadres boekhouding instellen/Verzenden naar boekhouding: alleen goedgekeurde documenten kunnen naar je boekhouder worden verzonden. Lees hier alles over hoe je een e-mailadres voor de boekhouding instelt en je uitgaven naar je boekhouding verzendt.
    • In het Details-tabblad vind je de 'Activiteit' van je uitgave, waardoor het mogelijk is om elke actie met betrekking tot je uitgave bij te houden (bv. het wijzigen van de goedkeuringsstatus, het verzenden naar je boekhouding, enz.). 
       

Wat als mijn scan mislukt?

Als er een technische fout optreedt tijdens het scannen, verlies je geen gratis scan, of - als je je gratis scans al hebt gebruikt - zullen we je scan niet in rekening brengen.

Er zijn twee uitzonderingen wanneer een gratis scan toch wordt afgetrokken, dus wees voorzichtig met de volgende dingen voordat je een bestand uploadt:

  • Wanneer het bestand met een wachtwoord is beveiligd
  • Wanneer het bestand een lege pagina is
     

Upload je uitgaven en vul de informatie handmatig in

Als je het automatisch scannen van je uitgaven in je Instellingen > Uitgaven uitschakelt, kan je natuurlijk nog steeds je uitgaven uploaden en manueel op Scannen klikken (of wanneer je gratis scans zijn opgebruikt, vul je gewoon alle informatie handmatig in).

 
 

  1. Navigeer naar Facturen > Uitgaven en klik op Uploaden om één of meerdere bestanden te uploaden.
  2. Het bestand wordt toegevoegd aan de sectie ‘Te controleren' met het label ‘Nieuw’:

     
  3. Klik op Controleren om het document te controleren en de resterende velden in te vullen.

    Je kan er nog steeds voor kiezen om dit bestand te scannen door het vakje naast de uitgave in het uitgavenoverzicht aan te vinken en ‘Scannen’ te kiezen, of door op Scannen te klikken in de documentdetails.


     
  4. Wanneer alle velden zijn ingevuld, sla je het bestand op om de uitgave aan je overzicht toe te voegen.
     

Peppol-integratie (alleen e-invoices)

! Dit is alleen relevant als je een Belgische bedrijfsentiteit hebt.
 

Een derde manier om uitgaven toe te voegen, en meer specifiek inkomende facturen, aan je Teamleader Focus-account is om ze automatisch via Peppol te laten toevoegen.
 

Klik hier om Peppol in te stellen of volg de stappen in dit artikel om Peppol in je account in te schakelen. Niet alleen kan je je uitgaande facturen via Peppol verzenden, je inkomende facturen komen ook in je Uitgavenoverzicht terecht.
 


Als de leverancier van de factuur nog niet bekend is, wordt er automatisch een nieuw bedrijf in je CRM aangemaakt.

Nu je alles weet over het toevoegen van uitgaven, is het tijd voor de volgende stappen. Klik hier voor meer informatie over: 

Was dit artikel nuttig?