E-invoicing wordt verplicht in alle Europese landen tegen 2030. Voor België is de deadline voor e-invoicing 01/01/2026. In dit artikel bespreken we de basisprincipes van e-invoicing en Peppol, en bieden we een stapsgewijze handleiding om Peppol in Teamleader Focus in te schakelen, zodat factureren eenvoudiger, compliant en toekomstbestendig wordt. 
 

In dit artikel: 

• E-invoicing & specifieke implementatie per land
• Wat is Peppol?
• Peppol inschakelen in Teamleader Focus
• Facturen verzenden en ontvangen via Peppol
• Peppol uitschakelen
• UBL-bestanden 

Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier:

E-invoicing & specifieke implementatie per land

De Europese Unie heeft besloten dat tegen 2030 alle lidstaten digitale facturatie in een B2B (Business to Business)-context moeten doorvoeren om fraude tegen te gaan. Elke lidstaat heeft enige vrijheid om te bepalen hoe en wanneer dit in werking treedt.  
 

België

In België was e-invoicing enige tijd alleen verplicht in een B2G (Business to Government)-context. De Belgische overheid maakt gebruik van de software Mercurius om e-facturen en andere documenten in UBL-formaat te ontvangen, te verwerken en te verzenden. 
 

Voor B2B wordt digitale facturatie ook verplicht. De deadline voor e-invoicing is 01/01/2026. België heeft gekozen voor het Peppol-netwerk om te voldoen aan de EU-regelgeving.  
 

In de praktijk betekent dit dat vanaf januari 2026 alle B2B-facturen in België digitaal moeten worden verzonden.

• Een Belgisch bedrijf dat een factuur naar een ander Belgisch bedrijf stuurt, moet dit doen via het Peppol-netwerk. 
• Facturen die via Word of Excel zijn gemaakt en in pdf-formaat worden verzonden, worden vanaf januari 2026 niet meer aanvaard in België.  
   

Als Belgische klant moet je dus beschikken over een softwaretool die facturen kan verzenden en ontvangen om te voldoen aan de wetgeving rond e-invoicing. Teamleader Focus kan je daarbij helpen! 
 

Nederland

De Nederlandse overheid heeft nog geen deadline gecommuniceerd voor de implementatie van e-invoicing voor B2B, dus voor nu verandert er niets voor onze Nederlandse klanten. 
 

Facturen naar de Nederlandse overheid (die de software Digipoort gebruikt) moeten al verplicht via Peppol worden verzonden. 
 

Frankrijk

De deadline voor e-invoicing in Frankrijk is 01/09/2026. 
 

Momenteel hebben we geen verdere informatie over wanneer e-invoicing via Teamleader Focus beschikbaar zal zijn voor Frankrijk. 
 

Duitsland

De deadline voor e-invoicing in Duitsland is 01/01/2027.
 

Momenteel hebben we geen verdere informatie over wanneer e-invoicing via Teamleader Focus beschikbaar zal zijn voor Duitsland. 
 

Italië

In sommige landen, zoals Italië, heeft de overheid e-invoicing al opgelegd voor het uitwisselen van facturen in zowel een B2G- als een B2B-context.

Raadpleeg dit artikel voor specifieke informatie over e-invoicing in Italië.
 

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties elektronische documenten veilig kunnen verzenden en ontvangen. Het belangrijkste doel van Peppol is om elektronische verbindingen met partners (bijvoorbeeld e-invoicing) sneller en eenvoudiger te maken door universele formaten voor een breed scala aan documenten te bieden.

Peppol biedt zowel de formele vereisten waaraan verschillende documenten (zoals facturen) moeten voldoen, als het netwerk waarover ze moeten worden uitgewisseld. Een e-factuur is een factuur die is gemaakt in de UBL-standaard en via het Peppol-netwerk is verzonden of ontvangen. De formele vereisten zijn beschreven in elke UBL*-versie, het netwerk bestaat uit access points die officieel zijn gecertificeerd door de Peppol-organisatie. 

*UBL: Universal Business Language. UBL is een standaardformaat dat wordt gebruikt voor elektronische facturatie en het stelt computers in staat om zogenaamde XML-bestanden te lezen. 

Peppol-ID

Kort samengevat is dit hoe het werkt:

1. Je hebt software nodig om e-invoices via Peppol te verzenden en ontvangen, en daarmee kan Teamleader Focus je helpen. 
2. Je klant moet ook geregistreerd zijn op Peppol, ongeacht via welke tool (kan Teamleader Focus zijn of niet).
3. De software geeft je iets om jezelf te identificeren: een Peppol-ID. Voor België is dit een unieke code die bestaat uit het prefix 0208 in combinatie met je KBO-nummer, of 9925 in combinatie met je btw-nummer.
4. Je kan de UBL samen met de pdf vanuit Teamleader Focus naar de software van je klant sturen, en dit is gewoon leesbaar. Je verzendt op basis van je Peppol-ID naar de Peppol-ID van de andere deelnemer.

Peppol-registratie vs Peppol-verbinding

Het is belangrijk om te weten dat er een verschil is tussen Peppol-registratie en verbonden zijn met Peppol. 

• Je kan facturen verzenden via verschillende softwaretools door te verbinden met Peppol. Lees hier meer over het verzenden van facturen via Peppol.
• Je kan je echter slechts met één softwaretool registreren op Peppol. Wanneer je registreert, geef je aan dat je je facturen in die tool wil ontvangen. Lees hier meer over het ontvangen van facturen via Peppol.

Vergelijk het met het verzenden van een brief. Je kan een brief in elke stad in de brievenbus steken, en deze zal de klant bereiken. Je kan zelfs dakloos zijn; je brief zal nog steeds aankomen. Maar als je een pakket (factuur) wil ontvangen, heb je een adres nodig om het te ontvangen (Peppol-ID); dat krijg je wanneer je je registreert op Peppol. 
 

Peppol inschakelen in Teamleader Focus

Klaar om te beginnen met het verzenden en ontvangen van facturen via Peppol in Teamleader Focus? Volg deze stappen om Peppol in te schakelen: 
 

! Allereerst kunnen alleen admingebruikers in Teamleader Focus Peppol inschakelen in de account. Je moet ook een betalend account hebben; Peppol inschakelen in een demo-account is niet mogelijk. 
 

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie
2. Klik op Peppol inschakelen
   Let op dat deze knop alleen verschijnt naast Belgische bedrijfsentiteiten.
   
   
   Zie je in de plaats daarvan de knop Nog niet geverifieerd door Peppol?
   In dat geval moet je mogelijk nog je btw-informatie voor deze bedrijfsentiteit aanvullen, of we kunnen simpelweg niet bevestigen dat deze entiteit toegang heeft tot Peppol. Neem contact met ons op via peppol@teamleader.eu voor verdere ondersteuning.  
    
3. Op het volgende scherm zie je dat je KBO-nummer en btw-nummer automatisch zijn ingevuld op basis van de informatie in je bedrijfsinformatie. 
   Bevestig je IBAN-nummer of vul het in.
   
   
   Opmerkingen
   • Het KBO-nummer wordt automatisch ingevuld op basis van je btw-nummer. Peppol-registratie is gebaseerd op je KBO-nummer, dat verplicht is voor alle bedrijven in België. Het is in feite hetzelfde als een btw-nummer, maar zonder de 'BE' ervoor.
   • Per bedrijfsentiteit kan slechts één uniek KBO-nummer worden gebruikt voor registratie en verzending. Je kan registreren en verzenden met meerdere bedrijfsentiteiten zolang ze verschillende KBO/btw-nummers hebben. 
      
4. Vink het vakje aan naast 'Ik bevestig dat de informatie correct is.' en, indien nodig, het vakje 'Ik begrijp dat de gegevens van mijn bedrijfsentiteit worden gewijzigd.' 
    
5. Klik op Opslaan en doorgaan
   
   Om te herhalen wat hierboven werd vermeld: je kan e-invoices verzenden via Peppol via verschillende softwaretools, maar je kan e-invoices slechts in één tool ontvangen.
   
   Er zijn hier 2 scenario's:
   • Je bent nog niet geregistreerd op Peppol: 
     Je identiteit op het Peppol-netwerk zal worden geverifieerd en je ontvangt de boodschap dat je registratie op het Peppol Access Point succesvol was. 
   • Je bent al ergens anders geregistreerd op Peppol:
     
     
     Op het moment dat je Peppol wil inschakelen, controleren we of zowel je KBO-nummer als btw-nummer niet ergens anders zijn geregistreerd. Als een van beiden dat wel is, kan je Peppol niet inschakelen voor het ontvangen van documenten in Teamleader Focus en kan je alleen facturen verzenden. 
     Lees dit artikel voor meer informatie over hoe verder te gaan.
      
6. Na het opslaan zie je 'Peppol-integratie' onder je bedrijfsentiteit. Hier zie je de status van Verzenden en Ontvangen:
    

Facturen verzenden en ontvangen via Peppol

Nadat je Peppol in je account hebt ingeschakeld, kan je beginnen met het verzenden van facturen via Peppol via Teamleader Focus, of ze in je account ontvangen. Vind meer informatie in deze artikelen: 

• How To: E-facturen verzenden via Peppol in Teamleader Focus
• How To: E-facturen ontvangen via Peppol in Teamleader Focus 
   

Peppol uitschakelen

Volg deze stappen om Peppol voor een bedrijfsentiteit uit te schakelen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinformatie
2. Klik op de drie puntjes naast je bedrijfsentiteit
3. Kies Peppol uitschakelen
   
    

Opmerking: het uitschakelen van Peppol betekent niet dat je inkomende facturen worden verwijderd. Je wordt van het Peppol-netwerk gederegistreerd, en je kan geen e-invoices meer verzenden en ontvangen via Peppol. 
 

UBL-bestanden

In Teamleader Focus-accounts met ten minste één Belgische entiteit kunnen facturen ook (apart) worden gedownload als een UBL/XML-bestand (na deze optie in te schakelen via Instellingen > Facturen > Voorkeuren > Activeer ubl download voor facturen). Deze optie maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de UBL als bijlage via e-mail naar je boekhouder te sturen, die de UBL vervolgens kan uploaden naar het boekhoudprogramma. 

Heb je dit artikel gelezen maar heb je nog vragen? Bekijk hier dan zeker onze FAQ over Peppol!