Zodra uitgaven zijn toegevoegd aan Teamleader Focus, kan je ze goedkeuren of weigeren. Op die manier kan je bijhouden welke uitgaven klaar zijn om betaald te worden, welke uitgaven je nog moet controleren of welke uitgaven niet correct zijn of waar je het niet mee eens bent. In dit artikel begeleiden we je door het goedkeuringsproces zodat je de controle kan behouden.

Bekijk je liever eerst onze video? Dat kan hier:

Er zijn 3 goedkeuringsstatussen voor uitgaven:

• Goedgekeurd
• Te behandelen
• Geweigerd
   

Alle uitgaven die je aan je account toevoegt zullen eerst de goedkeuringsstatus 'Te behandelen' hebben. Deze status is vooral handig voor intern gebruik; als herinnering voor jezelf dat je nog moet controleren of de informatie in de uitgave correct is, bv. een factuur die je van je leverancier hebt ontvangen. 
 

Wijzig de status van een uitgave door de volgende stappen te volgen:

1. Navigeer naar de uitgave en open deze
2. Klik op Markeren als goedgekeurd (of op het pijltje naast de knop om deze als geweigerd te markeren)
    
    
3. Als je naar de details van de uitgave gaat, vind je onderaan de 'Activiteit' die de goedkeuringsgeschiedenis weergeeft:
   
   
    
4. Vervolgens kan je goedgekeurde uitgaven naar je boekhouding sturen. Lees er hier alles over.
    

! Als je een Belgische bedrijfsentiteit hebt en je Peppol hebt ingeschakeld voor het ontvangen van e-invoices in je account, dan; 

• Zal je leverancier in eerste instantie weten dat je de factuur hebt ontvangen;
• Bovendien zal je leverancier ook weten wanneer je de factuur hebt goedgekeurd of geweigerd, aangezien de goedkeuringsstatus via Peppol naar je leverancier wordt teruggestuurd;
• Vind je in de 'Activiteit' van je inkomende factuur ook alle Peppol-gerelateerde activiteit:
  
   

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Wat als ik een factuur heb ontvangen die al via automatische incasso/domiciliëring is betaald? Waarom moet ik deze nog steeds goedkeuren? 
Als je een factuur hebt ontvangen die al via automatische incasso/domiciliëring is betaald, is het nog steeds nuttig om de factuur te controleren en goed te keuren, om te evalueren of wat aan jou in rekening is gebracht correct is. Zo niet, dan kan je contact opnemen met je leverancier om een creditnota aan te maken en de factuur aan te passen.
 

Wat als ik een fout heb gemaakt en mijn uitgave heb goedgekeurd in plaats van deze te weigeren? 

• Als het een uitgave is die geen inkomende factuur via Peppol is: geen probleem! Ga gewoon terug naar je uitgave en pas de goedkeuringsstatus aan.
• Als het een inkomende factuur via Peppol is: de goedkeuringsstatus wordt slechts één keer naar je leverancier verzonden. Het weigeren van de factuur na initiële goedkeuring wordt niet meer naar je leverancier verzonden. Neem in dat geval contact op met je leverancier om de factuur te crediteren en een nieuwe aan te maken. 
   

Opmerkingen

• Goedkeuringsstatus ≠ betaalstatus: Hou er rekening mee dat het goedkeuren van een uitgave niet hetzelfde is als het daadwerkelijk betalen ervan of het als betaald markeren. We werken momenteel aan deze functionaliteit.
• Inkomende facturen via Peppol: als je een factuur via Peppol weigert, is het niet mogelijk om ook de reden van weigering terug te zenden naar je leverancier. Neem contact met hen op als je aanvullende feedback moet geven.
• Iedereen met toegang tot Uitgaven heeft ook goedkeurings-/weigeringsrechten.