Een uitgave linken aan een project


In Teamleader Focus kan je eenvoudig een uitgave linken aan een project. Dit helpt je om een duidelijk overzicht te houden van alle projectgerelateerde kosten, of deze nu afkomstig zijn van inkomende facturen of bonnetjes. Door deze kosten aan de juiste projecten te linken, behoud je nauwkeurige budgetten en krijg je beter inzicht in je projectwinstgevendheid. Lees hieronder alles over hoe het werkt.
 

Hoe

Het linken van uitgaven aan projecten zorgt voor meer transparantie, nauwkeurigheid en flexibiliteit in je financiële workflows, waardoor elk projectbudget georganiseerd en up-to-date blijft.

Bovendien krijg je een nauwkeuriger beeld van je werkelijke projectwinstgevendheid, aangezien alle kosten direct worden weergegeven in de marge van het project in de projectanalyse.

Er zijn drie manieren om een uitgave aan een project te linken:

  1. Via de module Uitgaven
  2. Via de projectinfopagina
  3. Via een materiaallijn in een project


! Rechten

Om een project aan je uitgave te kunnen toevoegen, moet je:

Via de module uitgaven

De eerste manier om een project aan een uitgave toe te voegen is via de uitgave zelf. 

  1. Ga naar Uitgaven en selecteer de uitgave die je aan je project wil linken
    ! Je uitgave moet goedgekeurd zijn voordat je deze aan een project kan linken.
  2. Klik op de tab Gelinkte items
  3. Klik op Items aan uitgave linken of op de + rechtsboven

     
  4. Kies eerst of je het volledige bedrag, een deel van het bedrag of enkel het document wil linken. 

     
    • Volledig bedrag linken: let op dat je niet méér kan linken dan het beschikbare bedrag van een uitgave.
    • Deelbedrag linken: dit is handig als je gedeelde kosten hebt zoals aankopen in bulk enz.
    • Enkel document linken: deze optie linkt alleen het document aan het project ter referentie, zonder invloed op de projectkosten.
       
  5. In de volgende stap zoek en selecteer je het juiste project uit de lijst.
    • Bij het linken kan je een bestaande groep of materiaal van het geselecteerde project kiezen, of nieuwe aanmaken. Als je nieuwe aanmaakt, worden deze automatisch aan het project toegevoegd wanneer de uitgave wordt gelinkt.


       
    • Wanneer je een klant selecteert die nog niet aan het project gelinkt is, wordt deze ook automatisch aan het project toegevoegd en krijg je hiervan een melding.
    • Voeg een beschrijving toe indien nodig.
  6. Klik op Items aan uitgave linken en je bent klaar! Het project is nu gelinkt aan je uitgave. Dit is visueel te zien in zowel de uitgave als in het project (zie. 'Na linken').
     

Via de projectinfopagina

Je kan ook andersom werken en beginnen vanuit het project in plaats van vanuit de uitgave:

  1. Navigeer naar het project waaraan je je uitgave wil linken
  2. Ga naar de tab Projectinfo
  3. Ga naar ‘Gelinkte uitgaven’
  4. Klik op Uitgaven aan project linken of op de + rechtsboven in de widget


     
  5. Selecteer in het volgende scherm het uitgavedocument dat je wil linken en kies of je het volledige bedrag, een deelbedrag of enkel het document wil linken.
  6. Klik op Items aan uitgave linken.
     

Via een materiaallijn in een project

Een laatste manier om een uitgave aan een project te linken is direct vanuit een materiaallijn in een project:

  1. Ga naar het project 
  2. Zorg dat er een materiaal is in de tab Werkoverzicht
     
     
  3. Klik op de drie puntjes naast het materiaal dat je wil linken
  4. Klik op Uitgave linken

     
  5. Selecteer in het volgende scherm het uitgavedocument dat je wil linken en kies of je het volledige bedrag of een deelbedrag wil linken.
    • Zorg ervoor dat je een uitgavedocument kiest dat nog een beschikbaar bedrag heeft om te linken. Anders krijg je een waarschuwing dat het bedrag van de geselecteerde uitgave al volledig gelinkt is. 
    • Het project, de groep en de materiaallijn worden op de achtergrond vooraf ingevuld op basis van het geselecteerde materiaal.
    • De klant is zichtbaar en vooraf ingevuld met de primaire klant van het project. Als je hier een nieuwe klant selecteert, wordt deze automatisch aan het project toegevoegd.
       
  6. Klik op Items aan uitgave linken.
     

Na linken

Nadat je je uitgave aan je project hebt gelinkt, kan je die link zien in de uitgave, op de CRM-pagina van het gelinkte contact/bedrijf onder ‘Gelinkte uitgaven via projecten’, in het overzicht van het project en in het zijpaneel van het projectmateriaal.
 

Uitgave - widget gelinkte items

Zie in één oogopslag welke projecten aan je uitgave gelinkt zijn, samen met het gelinkte bedrag en het resterende bedrag om te linken in de widget ‘Gelinkte items’ in je uitgave:


Het label naast de titel van je uitgave toont ook duidelijk of een uitgave volledig gelinkt is, wat de transparantie verbetert.

Hou er rekening mee dat je een uitgave die aan een project gelinkt is niet meer kan verwijderen. Je kan de uitgave natuurlijk wel weer ontkoppelen van het project (zie. 'Bewerken of ontkoppelen').

Voor bonnetjes kan het totaal incl. btw na linken aan een project niet meer worden aangepast, en voor facturen is het veld totaal excl. btw geblokkeerd om te bewerken.
 

CRM - Gelinkte uitgaven via projecten

Bekijk eenvoudig je uitgaven vanaf de contact- of bedrijfspagina via de widget ‘Gelinkte uitgaven via projecten’.


Project - tab projectinfo
Zie direct je gelinkte uitgaven in je project in de tab Projectinfo van een project > 'Gelinkte uitgaven'.

Onder ‘Activiteit’ in je projectinfo zie je ook welke uitgaven aan een project zijn gelinkt of ontkoppeld en door wie.
 

Project - materiaallijn
Bekijk je gelinkte uitgave in een materiaallijn door erop te klikken. Het zijpaneel opent en bij ‘Kosten’ zie je ‘Gelinkte uitgaven bekijken’:

 

Zodra een uitgave aan een project gelinkt is, kan je de impact ervan op je winstgevendheid bekijken onder ‘Projectanalyse’ > Marge. Deze weergave toont precies hoe je uitgaven de totale marge van het project beïnvloeden.

 

Bewerken of ontkoppelen

Na het linken van een uitgave aan je project kan je de link tussen beide op elk moment bewerken of verwijderen door op het potloodje ernaast te klikken of op het icoontje 'ontkoppelen'.


Je krijgt een waarschuwing als dit invloed heeft op de projectkosten, vooral als de uitgave al gefactureerd was.

In een materiaallijn van een project kan je een uitgave ontkoppelen door op de drie puntjes naast het materiaal te klikken > Ontkoppelen.
 

Opmerkingen

  • Uitgaven die aan een specifieke klant gerelateerd zijn, zijn altijd zichtbaar op de klantinformatiepagina in de tab ‘Gelinkte uitgaven’, wat het gemakkelijker maakt om de kosten per klant op te volgen.
  • Bij het exporteren van een projectrapport in PDF kan je ervoor kiezen om ook gelinkte uitgaven op te nemen:

     
  • Bij het linken van een uitgave aan een project wordt ook gecontroleerd op munteenheid. Als de munteenheid van de geselecteerde projectlijn niet overeenkomt met de munteenheid van de uitgave, wordt de kost in de munteenheid van het project weergegeven.
  • Bovendien kan je de munteenheid van je uitgave niet meer wijzigen als deze al aan een project gelinkt is.

Was dit artikel nuttig?