Wil je beter grip krijgen op je uitgaven? Met betalingsregistratie in Teamleader Focus weet je altijd welke uitgaven betaald zijn, gedeeltelijk betaald zijn of welke nog openstaan. Filter eenvoudig op betalingsstatus en betaal inkomende facturen snel via QR-code. Lees verder om te leren hoe je je uitgavenbetalingen kan beheren.

Een uitgave als betaald markeren

Alle gebruikers (admins en niet-admins) kunnen betalingen toevoegen aan elk type uitgave: inkomende facturen, creditnota’s of bonnetjes. Volg deze stappen om een betaling aan een uitgave toe te voegen:
! Uitgaven kunnen automatisch als betaald worden gemarkeerd als je een integratie hebt met een boekhoudpakket. Lees hier meer.

1. Ga naar je uitgave
2. Klik op Betaling toevoegen rechtsboven, of ga naar het tabblad Betalingen > Gelinkte betalingen > Betaling toevoegen.
   
   
   
   Opmerkingen:
   • Als je uitgave nog niet is goedgekeurd, vind je de optie om een betaling toe te voegen door op het pijltje naast ‘Markeren als goedgekeurd’ te klikken.
     
   • Je kan indien nodig ook steeds een betaling toevoegen aan uitgaven die geweigerd of te behandelen zijn.
   • Je kan geen betaling toevoegen aan uitgaven zonder een totaalbedrag inclusief btw. Bewerk de uitgave en vul eerst het totaalbedrag in.
     
      
3. Er opent een pop-up waarin je de details van je betaling kan invoeren.
   
    
   • Vul een betaaldatum in. Dit kan ook een datum in de toekomst zijn.
   • Kies een betaalmethode of voeg een nieuwe toe. Nieuwe betaalmethodes worden ook toegevoegd aan de lijst van beschikbare betaalmethodes voor uitgaande facturen. Meer informatie over betaalmethodes vind je hier.
   • Volledige betaling: standaard staat de toggle naast ‘Volledige betaling’ aan en dit is ook de enige optie bij het toevoegen van een betaling aan een bonnetje of een inkomende creditnota. Voor inkomende facturen kan je ook gedeeltelijke betalingen toevoegen:
     • Schakel de toggle naast ‘Volledige betaling’ uit en voer het ‘Betaald bedrag’ in.
       
     • Als het bedrag van de betalingen het totale bedrag van de uitgave overschrijdt of er gelijk aan is, is het niet meer mogelijk om een extra betaling toe te voegen.
     • Uitgaven zijn volledig betaald als de som van alle toegevoegde betalingen gelijk is aan het volledige bedrag inclusief btw van de uitgave. Let op: je kan het totaal inclusief btw van een uitgave niet meer wijzigen nadat deze volledig is betaald.
        
   • Voor interne doeleinden kan je een opmerking over deze betaling invullen.
   • Betalen via QR-code [ALLEEN VOOR INKOMENDE FACTUREN]: voor snelle en veilige betalingen van je inkomende facturen kan je altijd betalen door de hier weergegeven QR-code te scannen. (Let op dat voor België Payconiq by Bancontact/Bancontact Pay niet wordt ondersteund). Controleer na het scannen van de code altijd of de betalingsgegevens correct zijn in je bankapp voordat je betaalt.
     • Een QR-code wordt alleen gegenereerd als verplichte velden zoals het IBAN-nummer van de leverancier en het bedrag zijn ingevuld. Zo niet, dan wordt een gebroken QR-code weergegeven.
     • Wanneer je het ‘Betaald bedrag’ van de betaling wijzigt, wordt er meteen een nieuwe QR-code gegenereerd.
        
4. Klik op Betaling toevoegen.
5. Op de detailpagina van je uitgave wordt een nieuw statuslabel zoals ‘Betaald’ of ‘Gedeeltelijk betaald’ toegevoegd naast de titel van de uitgave.
6. In het tabblad ‘Betalingen’ worden je betaling(en) gekoppeld.
   
    
7. Activiteitenlog: in het 'details'-tabblad van je uitgave > ‘Activiteit’ kan je terugvinden wanneer betalingen werden toegevoegd, bewerkt of verwijderd voor een uitgave en door wie. 
   
    

Een betaling wijzigen

Het is altijd mogelijk om een betaling van een uitgave te bewerken of te verwijderen.

• Om een betaling te wijzigen klik je op het potloodje naast de betaling.
• Klik op het koppelingsicoontje om een betaling los te koppelen. Let op: dit maakt de betaling zelf niet ongedaan.
   

Overzicht van uitgaven

In het uitgavenoverzicht kan je kolommen toevoegen die meer inzicht geven in de betalingsstatus van je uitgaven. Voeg deze kolommen toe aan je uitgavenoverzicht door te klikken op het tandwieltje rechtsboven.

 

• Betalingsstatus
  • Betaald: een uitgave is volledig betaald als de som van alle toegevoegde betalingen (= het ‘betaald bedrag’) gelijk is aan het totaal inclusief btw van de uitgave.
  • Deels betaald (alleen voor inkomende facturen): de betaling is gekoppeld, maar er is nog een openstaand deel dat betaald moet worden.
  • Niet betaald: geen betalingen gekoppeld.
  • Onbekend: de betalingsstatus wordt weergegeven als ‘Onbekend’ als het totaal inclusief btw ontbreekt (zelfs als het totaal exclusief btw is ingevuld).
• Betaald bedrag: totaalbedrag van gekoppelde betalingen
• Datum betaald: datum waarop de uitgave volledig werd betaald
   

Filter eenvoudig op betalingsstatus of betaaldatum door te klikken op Filters in je uitgavenoverzicht:

 

Je kan ook meerdere uitgaven tegelijk als betaald markeren door de selectievakjes ernaast aan te vinken > Markeren als betaald. Hou er rekening mee dat deze uitgaven dan volledig worden betaald, omdat het niet mogelijk is om gedeeltelijke betalingen in bulk toe te voegen.

Vind meer informatie over uitgaven in het algemeen in deze folder.