How To: Aggiungi e scannerizza le spese in Teamleader Focus

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Con la nuova funzione Gestione delle spese di Teamleader Focus, tenere sotto controllo le tue finanze non è mai stato così facile. Dal caricamento delle ricevute all'approvazione delle fatture in arrivo, tutto avviene in un unico posto: in modo veloce, intelligente e senza intoppi. Approfitta di statistiche in tempo reale, automazione e collaborazione fluida con il tuo contabile. In questo articolo ti mostriamo come aggiungere e scansionare le spese in Teamleader Focus.
 

Preferisci guardare il nostro video istruttivo? Puoi farlo qui (EN):

 

Cosa

Se stai già usando Teamleader Focus per le tue fatture in uscita, gli abbonamenti e le note di credito, probabilmente vorrai avere anche una panoramica dei documenti in entrata.


La gestione delle spese offre i seguenti vantaggi:

  • Carica e tieni traccia delle fatture in entrata, delle note di credito e delle ricevute
  • Scansiona le spese direttamente su Teamleader Focus tramite OCR (riconoscimento ottico dei caratteri)
    • Salta il lavoro manuale: estraiamo i dati per te e li inseriamo automaticamente nei campi appropriati
    • Controlla e conferma le tue spese dopo che sono state caricate o scansionate
  • Contrassegna le tue spese come approvate, in attesa o rifiutate: tieni traccia delle spese pronte per essere pagate, di quelle che devi ancora controllare o di quelle non corrette. Scopri tutto in questo articolo.
  • Invia le spese approvate al tuo contabile e tieni traccia di quelle già inviate. Scopri tutto qui.
  • Cerca e filtra: trova facilmente le informazioni che ti servono o crea dei filtri per trovare le spese giuste al momento giusto. Scopri tutto qui.
  • Feed Attività: per ogni spesa troverai una scheda “Attività” che mostra tutte le modifiche, ad esempio l'approvazione/il rifiuto della spesa o l'invio al tuo contabile.
  • Peppol (per unità aziendali belghe): Se hai già attivato Peppol nel tuo account, riceverai le tue fatture elettroniche direttamente in Teamleader Focus. Approva o rifiuta queste fatture e lo stato di revisione verrà inviato anche tramite Peppol.
     

Chi

  • Chiunque abbia accesso a Fatture ha accesso anche a Spese per impostazione predefinita.
  • Puoi disattivare facilmente l'accesso alle spese tramite Impostazioni > Utenti > tre punti accanto al nome dell'utente > Modifica > disattiva il cursore accanto a “Spese”:


     
  • Tieni presente che non è possibile disattivare l'accesso alle fatture per un determinato utente e abilitare solo le spese, poiché le spese sono parte integrante delle fatture.
     

Come

Ci sono tre modi per aggiungere spese al tuo account Teamleader Focus:

Carica e scansiona automaticamente le tue spese

Importante: in tutti gli account Teamleader Focus, le spese vengono scansionate* automaticamente di default, ecco perché iniziamo spiegando prima questa opzione.


*La scansione delle tue spese avverrà tramite OCR. OCR è l'acronimo di “Optical Character Recognition” (riconoscimento ottico dei caratteri), che significa essenzialmente che tutte le informazioni saranno estratte dal tuo file e compilate automaticamente in Teamleader Focus.
 

 

Puoi disattivare questa impostazione tramite Impostazioni > Spese > Preferenze > Disattiva il cursore accanto a “Scannerizza automaticamente tutte le spese” .
 

Segui questi passaggi per iniziare ad aggiungere le spese:

  1. Vai su “Spese” dal menu di navigazione.

  2. Per caricare uno o più file, clicca su “Carica” in alto a destra o trascina i tuoi file qui:



    Note:

    • Puoi caricare solo 10 file alla volta
    • La dimensione massima di un file è di 20 MB
    • Il formato deve essere PDF, PNG, JPG, JPEG, HEIC, o GIF.
       

    • Ogni mese puoi fare al massimo 30 scansioni gratis. All'inizio di ogni mese, il contatore in alto a destra nella panoramica delle spese si azzera a 30. Le scansioni che non hai usato andranno perse.


      Una volta raggiunto il limite di scansioni gratuite, un amministratore può abilitare il portafoglio Teamleader Focus per continuare a scansionare i documenti. Vai su Impostazioni > Spese > Preferenze > “Usa il portafoglio Teamleader quando le scansioni gratuite sono esaurite”.


      Ogni scansione costerà 0,20 € e verrà detratta dal tuo portafoglio. Ricarica il tuo portafoglio qui o leggi tutte le informazioni in questo articolo.
       

  3. Dopo aver selezionato i file, inizierà la scansione del documento:

     
  4. Il file è ora scansionato e pronto per essere rivisto. Clicca su Verifica:

     

  5. Nella schermata successiva troverai una rappresentazione visiva del tuo file a sinistra, con i dettagli del documento a destra dello schermo.


    Grazie all'OCR, tutti i campi saranno compilati automaticamente (come importo, data di scadenza, riferimento di pagamento o tipo di documento - fattura, nota di credito o ricevuta), ma puoi ovviamente modificare i dati manualmente in qualsiasi momento.


    Nota: il campo “fornitore” verrà selezionato automaticamente se il fornitore è già un cliente conosciuto nel tuo account. Ti ricordiamo che non distinguiamo tra contatti/società regolari o fornitori nel tuo account, ma se desideri cercare le spese per fornitore puoi sempre farlo tramite la panoramica delle spese. Trovi maggiori informazioni sulla ricerca e il filtraggio delle spese qui.

  6. Quando hai controllato tutto, clicca su Salva in alto a destra. Verrai reindirizzato alla pagina dettagli della spesa dove troverai:
    • Un'intestazione con tutte le informazioni relative alla spesa. Qui puoi ancora modificare la spesa tramite la matita, scaricare il PDF della tua spesa, personalizzare l'intestazione o eliminare la spesa.

       
    • Contrassegna la spesa come approvata, in attesa o rifiutata: con questo pulsante puoi tenere traccia delle spese pronte per il pagamento, di quelle che devi ancora controllare o di quelle non corrette. Scopri tutto in questo articolo.

       
    • Configura l'e-mail di contabilità/Invia alla contabilità: solo i documenti approvati possono essere inviati al tuo contabile. Scopri tutto su come impostare un indirizzo e-mail di contabilità e inviare le tue spese al tuo contabile qui.
    • Nella scheda Dettagli trovi una lista delle attività relative alla tua spesa, che ti permette di tenere traccia di tutte le azioni relative alla tua spesa (ad esempio, modifica dello stato di revisione, invio al tuo contabile, ecc.
       

Cosa succede se la scansione non va a buon fine?

Se si verifica un errore tecnico durante la scansione, non perderai una scansione gratuita o, se hai già utilizzato tutte le scansioni gratuite, non ti verrà addebitato alcun costo per la scansione.

Ci sono due eccezioni in cui una scansione gratuita verrà comunque sottratta, quindi fai attenzione alle seguenti cose prima di caricare un file:

  • Quando il file è protetto da password
  • Quando il file è una pagina vuota
     

Carica le tue spese e compila le informazioni manualmente

Se disattivi la scansione automatica delle tue spese in Impostazioni > Spese, puoi comunque caricare le tue spese e cliccare su Scansiona manualmente (o, quando le scansioni gratuite sono esaurite, inserisci tutte le informazioni manualmente).
 

 

  1. Vai su Fatture > Spese e clicca su Carica per caricare uno o più file.
  2. Il file verrà aggiunto alla sezione “In revisione” con l'etichetta “Nuovo”:

     
  3. Clicca su Verifica per rivedere il documento e compilare i campi rimanenti.

    Puoi comunque scegliere di scansionare questo file selezionando la casella accanto alla spesa nella panoramica delle spese e scegliendo “Scannerizza”, oppure cliccando su Scannerizza nei dettagli del documento.


     
  4. Quando tutti i campi sono compilati, salva il file per aggiungere la spesa alla tua panoramica.
     

Integrazione Peppol (solo fatture elettroniche)

! Questa sezione è rilevante solo se hai un'unità aziendale belga.
 

Un terzo modo per aggiungere spese, e più specificamente fatture in entrata, al tuo account Teamleader Focus è quello di lasciarle aggiungere automaticamente tramite Peppol.
 

Clicca qui per configurare Peppol o segui i passaggi in questo articolo per abilitare Peppol nel tuo account. Non solo potrai inviare le tue fatture in uscita tramite Peppol, ma le fatture in entrata finiranno anche nella tua panoramica Spese.

 


Se il fornitore della fattura non è ancora noto, verrà creata automaticamente una nuova società nel tuo CRM.

 

Ora che sai tutto sull'aggiunta delle spese, è il momento di passare ai passaggi successivi. Clicca qui per maggiori informazioni su:

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