In Teamleader Focus, puoi facilmente collegare una spesa a un progetto. Questo ti aiuta a mantenere una chiara panoramica di tutti i costi legati al progetto, che provengano da fatture in entrata o ricevute. Collegando questi costi ai progetti, mantieni i budget sotto controllo e ottieni una migliore comprensione della redditività del progetto. Scopri come funziona in questo articolo.
 

Come

Collegare le spese ai progetti porta maggiore trasparenza, precisione e flessibilità ai tuoi flussi finanziari, mantenendo i budget dei tuoi progetto organizzati e aggiornati.

Inoltre, ottieni una visione più accurata della reale redditività del progetto, poiché tutti i costi sono immediatamente riflessi nel margine del progetto che trovi nei dettagli del progetto stesso.

Ci sono tre modi per collegare una spesa al progetto:

1. Dal modulo Spese
2. Dalla pagina dei dettagli del progetto
3. Da una linea di materiale in un progetto

Permessi!

Per poter aggiungere spese ai tuoi progetti devi:

• Avere accesso utente a "Spese"
• Avere accesso utente a "Progetti", e più specificamente agli slider "Mostra dati finanziari sui progetti" e "Mostra costi sui progetti"
   

Dal modulo spese

Il primo modo per aggiungere una spesa a un progetto tramite il modulo spese. 

1. Vai a Spese e seleziona la spesa che vuoi collegare al tuo progetto
   La tua spesa deve essere approvata prima di poterla collegare a un progetto.
2. Clicca sulla scheda Elementi collegati
3. Clicca su Collega elementi alla spesa o sul + nell'angolo in alto a destra
   
    
4. Per prima cosa scegli se vuoi collegare l'importo totale, un importo parziale o solo il documento. 
   
   • Collega importo totale: nota che non puoi allocare più dell'importo disponibile su una spesa.
   • Collega importo parziale: è utile se hai costi condivisi come acquisti all'ingrosso ecc.
   • Collega solo documento: questa opzione allega solo il documento al progetto come riferimento, senza influire sui costi del progetto.
      
5. Nel passaggio successivo cerca e scegli il progetto giusto dalla lista.
   • Durante il collegamento, puoi selezionare un gruppo esistente o materiale del progetto selezionato, o crearne di nuovi al volo. Se ne crei di nuovi, questi vengono aggiunti automaticamente al progetto quando la spesa viene collegata.
     
   • Quando selezioni un cliente non ancora collegato al progetto, verrà aggiunto automaticamente anche al progetto e ti informeremo di questo tramite il messaggio che visualizzi nella seguente immagine:
     
   • Inserisci una descrizione se vuoi.
6. Clicca su Collega elementi alla spesa e hai finito! La spesa è ora collegata al tuo progetto. Puoi visualizzarlo sia nella spesa che nel progetto (cfr. "Dopo il collegamento").
    

Dalla pagina dei dettagli del progetto

Puoi anche lavorare al contrario e partire dal progetto invece che dalla spesa:

1. Naviga al progetto a cui vuoi collegare la tua spesa
2. Vai alla scheda Dettagli progetto
3. Vai a "Spese collegate"
4. Clicca su Collega spese al progetto o sul pulsante + nell'angolo in alto a destra del widget
   
   
    
5. Nella schermata successiva, seleziona il documento di spesa che vuoi collegare e scegli se collegare l'importo totale, un importo parziale o solo il documento.
6. Clicca su Collega elementi alla spesa
    

Da una linea di materiale in un progetto

L'ultimo modo per collegare una spesa a un progetto è direttamente da una linea di materiale in un progetto:

1. Vai al progetto 
2. Assicurati che ci sia un materiale nella scheda Suddivisione del lavoro
   
    
3. Clicca sui tre puntini accanto al materiale che vuoi collegare
4. Clicca su Collega spesa
   
    
5. Nella schermata successiva, seleziona il documento di spesa che vuoi collegare e scegli se collegare l'importo totale o un importo parziale.
   • Assicurati di scegliere un documento di spesa che abbia ancora un importo disponibile per il collegamento. Altrimenti riceverai un avviso che l'importo della spesa selezionata è già completamente collegato.  
   • Il progetto, il gruppo e la linea del progetto saranno precompilati nel background in base al materiale selezionato.
   • Il cliente è visibile e precompilato con il cliente principale del progetto. Se selezioni un nuovo cliente qui, verrà aggiunto automaticamente al progetto.
      
6. Clicca su Collega elementi alla spesa.
    

Dopo il collegamento

Dopo aver collegato la spesa al progetto, potrai visualizzare il collegamento nella scheda della spesa, nella pagina CRM del contatto/società collegato alla voce “Spese vincolate tramite progetti”, nella panoramica del progetto e nel pannello laterale dei materiali del progetto. 

Spesa - widget elementi collegati

Vedi a colpo d'occhio quali progetti sono collegati alla tua spesa insieme all'importo collegato e all'importo rimasto da collegare nel widget ‘Elementi collegati’ nella tua spesa:

L'etichetta accanto al titolo della tua spesa mostrerà chiaramente se una spesa è completamente collegata, migliorando la trasparenza.

Tieni presente che una volta collegata una spesa a un progetto non puoi più eliminare la spesa. Puoi ovviamente scollegare la spesa dal progetto (cfr. "Modifica o scollega").

Per le ricevute, il totale IVA inclusa non può più essere modificato dopo il collegamento a un progetto, e per le fatture il campo totale IVA esclusa è bloccato per la modifica.

CRM - Spese vincolate tramite progetti

Accedi facilmente alle tue spese dalla pagina del contatto o dell'azienda tramite il widget "Spese vincolate tramite progetti». 

Progetto - scheda informazioni progetto
Vedi immediatamente le tue spese collegate nel progetto nella scheda Informazioni progetto in un progetto > ‘Spese collegate’.

Le "Attività" nei dettagli del progetto mostreranno anche quale spesa è stata collegata o scollegata al progetto e da chi. 

Progetto - linea di materiale
Accedi alla tua spesa collegata in una riga materiale cliccandoci sopra. Si apre il pannello laterale e in ‘Costo’ vedrai ‘Visualizza spese collegate’:

Una volta che una spesa è collegata a un progetto, puoi rivederne l'impatto sulla redditività sotto "Dettagli progetto" > Margine. Questa vista mostra esattamente come le tue spese influenzano il margine complessivo del progetto.

 

Modifica o scollega

Dopo aver collegato una spesa al tuo progetto puoi modificare o rimuovere il collegamento in qualsiasi momento cliccando sull'icona della matita o sul pulsante di scollegamento accanto ad essa.
 

Riceverai un avviso se questo influisce sui costi del progetto, specialmente se la spesa era già stata fatturata.

In una linea materiale del progetto, puoi scollegare una spesa cliccando sui tre puntini accanto al materiale > Scollega.
 

Note

• Le spese relative a un cliente specifico sono sempre visibili nella pagina delle informazioni del cliente nella scheda ‘Spese collegate’, facilitando il monitoraggio dei costi per cliente.
• Quando esporti un rapporto di progetto in PDF puoi scegliere di includere le spese collegate:
  
   
• Quando colleghi una spesa a un progetto verrà effettuato un controllo anche sulla valuta. Se la valuta della riga progetto selezionata non corrisponde alla valuta della spesa, il costo sarà nella valuta del progetto.
• Analogamente, se una spesa è già collegata a un progetto, non potrai più modificare la valuta della tua spesa.