Una vez que los gastos se han añadido a Teamleader Focus, puedes aprobarlos o rechazarlos. De esta forma, puedes hacer el seguimiento de los gastos que están listos para ser pagados, los que tienes pendientes de revisión o los que no son correctos o los que no deseas aprobar. En este artículo, te guiaremos a través del proceso de revisión, para que puedas mantener el control y trabajar de manera más eficiente.
¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):
Existen 3 estados de revisión para los gastos:
- Aprobado
- Pendiente
- Rechazado
Todos los gastos añadidos a tu cuenta tendrán el estado de revisión "Pendiente". Este estado es especialmente útil para uso interno, como recordatorio de que aún debes verificar si la información del gasto es correcta, por ejemplo, una factura que has recibido de su proveedor.
Para cambiar el estado de los gastos, sigue estos pasos:
- Dirígete al gasto y accede al mismo
- Haz clic en Marcar como aprobado (o en la flecha junto al botón para Marcar como rechazado)
- Si vas a los detalles del gasto, encontrarás la sección "Notas" (actividades) en la parte inferior, que también mostrarán el historial de revisiones:
- A continuación, puedes enviar los gastos aprobados a su contable. Lee todo al respecto aquí.
¡Atención! Si tienes una entidad de empresa belga y has habilitado Peppol para recibir facturas electrónicas en tu cuenta, entonces;
- Inicialmente, tu proveedor sabrá que has recibido la factura;
- Además, tu proveedor también sabrá cuándo has aprobado o rechazado la factura, ya que el estado de revisión se enviará a tu proveedor a través de Peppol
- En las "Notas" de tu factura recibida también visualizarás todas las actividades relacionadas con Peppol:
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué ocurre si he recibido una factura que ya se ha pagado por domiciliación bancaria? ¿Por qué tengo que aprobarla? Si has recibido una factura que ya ha sido pagada mediante domiciliación bancaria, sigue siendo útil verificar y aprobar la factura, para evaluar si lo que se le ha facturado es correcto. Si no es así, puedes ponerse en contacto con tu proveedor para crear un abono y ajustar la factura en consecuencia.
¿Qué ocurre si me he equivocado y he aprobado el gasto en lugar de rechazarlo?
- Si se trata de un gasto que no es una factura recibida a través de Peppol: ¡no hay problema! Sólo tienes que volver al gasto y modificar el estado de revisión en consecuencia.
- Si se trata de una factura recibida a través de Peppol: el estado de revisión sólo se envía una vez al proveedor. Al rechazar la factura después de aprobarla, no se enviará a tu proveedor. En este caso, ponte en contacto con tu proveedor para abonar la factura y crear otra.
Notas
- Revisar estado ≠ estado de pago: Ten en cuenta que aprobar un gasto no es lo mismo que pagarlo realmente o marcarlo como pagado. Actualmente estamos trabajando en esta funcionalidad.
- Facturas recibidas a través de Peppol: si rechazas una factura a través de Peppol, no es posible compartir también el motivo del rechazo con tu proveedor. Ponte en contacto con ellos si necesitas proporcionarles información adicional.
- Todos los usuarios con acceso a Gastos también tendrán derechos de aprobación/rechazo.