En Teamleader Focus, puedes vincular fácilmente un gasto a un proyecto. Esto te ayuda a mantener una visión clara de todos los costos relacionados con el proyecto, ya sean facturas entrantes o recibos. Al conectar estos costos con los proyectos correctos, mantienes presupuestos precisos y obtienes una mejor visión de la rentabilidad de tu proyecto. Aprende cómo funciona a continuación.
 

Cómo

Vincular gastos a proyectos aporta más transparencia, precisión y flexibilidad a tus flujos financieros, manteniendo el presupuesto del proyecto organizado y actualizado.

Además, obtienes una visión más precisa de la rentabilidad real del proyecto, ya que todos los costos se reflejan inmediatamente en el margen del proyecto que visualizas en los detalles del mismo.

Hay tres formas de vincular un gasto a un proyecto:

1. Desde el módulo de Gastos
2. Desde la página de información del proyecto
3. Desde una línea de material del proyecto

¡Permisos!

Para poder añadir un proyecto a tus gastos debes:

• Tener acceso de usuario a "Gastos"
• Tener acceso de usuario a "Proyectos", y más específicamente a los controles deslizantes "Mostrar datos financieros de los proyectos y "Mostrar costes en proyectos"
   

Desde el módulo de gastos

La primera forma de añadir un gasto a un proyecto es a través del propio gasto. 

1. Ve a Gastos y selecciona el gasto que quieres vincular a tu proyecto
   ¡Tu gasto debe estar aprobado antes de que puedas vincularlo a un proyecto!
2. Haz clic en la pestaña Elementos vinculados
3. Haz clic en Vincular elementos al gasto o en el + en la esquina superior derecha:
   
    

4. Primero elige si quieres vincular el monto total, un monto parcial o solo el documento. 

   
   

   • Vincular monto total: ten en cuenta que no puedes asignar más del monto disponible en un gasto.
   • Vincular monto parcial: esto es útil si tienes costos compartidos como compras al por mayor, etc.
   • Vincular solo documento: esta opción solo adjunta el documento al proyecto como referencia, sin afectar los costos del proyecto.
      
5. En el siguiente paso busca y elige el proyecto correcto de la lista.
   • Al vincular, puedes seleccionar un grupo o material existente del proyecto elegido, o crear nuevos sobre la marcha. Si creas nuevos, estos se añaden automáticamente al proyecto cuando el gasto se vincula.
     

   • Cuando seleccionas un cliente que aún no está vinculado al proyecto, también se añadirá automáticamente al proyecto, en cuyo caso te informaremos a través del mensaje que visualizas en la siguiente imagen.

     
     

   • Añade una descripción al gasto si lo deseas.
6. Haz clic en Vincular elementos al gasto ¡y listo! El gasto ya está vinculado al proyecto. Puedes visualizarlo tanto en el gasto como en el proyecto (cf. "Después de vincular").
    

Desde la página de información del proyecto

También puedes hacerlo al revés y comenzar desde el proyecto en lugar de hacerlo desde el módulo de gastos:

1. Navega al proyecto al que quieres vincular tu gasto
2. Ve a la pestaña Información del proyecto
3. Ve a ‘Gastos vinculados’

4. Haz clic en Vincular los gastos al proyecto o en el botón + en la esquina superior derecha del widget:

   

    

5. En la siguiente pantalla, selecciona el documento de gasto que quieres vincular y elige si deseas vincular el monto total, un monto parcial o solo el documento.
6. Haz clic en Vincular elementos al gasto
    

Desde una línea de material en un proyecto

Una forma final de vincular un proyecto a un gasto es directamente desde una línea de material en un proyecto:

1. Ve al proyecto 
2. Asegúrate de que haya un material en la pestaña División del trabajo
   
    
3. Haz clic en los tres puntos junto al material que quieres vincular
4. Haz clic en Vincular gasto:
   
    
5. En la siguiente pantalla, selecciona el documento de gasto que quieres vincular y elige si deseas vincular el monto total o un monto parcial.
   • Asegúrate de elegir un documento de gasto que aún tenga un monto disponible para vincular. De lo contrario, recibirás una advertencia indicando que el monto del gasto seleccionado ya está completamente vinculado.  
   • El proyecto, el grupo y la línea del proyecto se completarán automáticamente en segundo plano según el material que seleccionaste.
   • El cliente es visible y se completa automáticamente con el cliente principal del proyecto. Si seleccionas un cliente nuevo aquí, este se añadirá automáticamente al proyecto.
      
6. Haz clic en Vincular elementos al gasto.
    

Después de vincular

Una vez que hayas vinculado el gasto al proyecto, podrás ver la vinculación en el propio gasto, en la página del CRM del contacto o la empresa vinculados, en la sección "Gastos vinculados a través de proyectos", en la vista general del proyecto y en el panel lateral del material del proyecto.
 

Gasto - widget de elementos vinculados

Ve de un vistazo qué proyectos están vinculados a tu gasto junto con el monto vinculado y el monto restante por vincular en el widget ‘Elementos vinculados’ en tu gasto:

La etiqueta junto al título de tu gasto también mostrará claramente si un gasto está completamente vinculado, mejorando la transparencia.

Ten en cuenta que cuando has vinculado un gasto a un proyecto ya no puedes eliminar el gasto. Por supuesto, puedes desvincular el gasto del proyecto nuevamente (cf. ‘Editar o desvincular’).

Para recibos, el total con IVA no se puede editar después de vincularlo a un proyecto, y para facturas el campo total sin IVA está bloqueado para edición.

CRM - Gastos vinculados a través del proyecto

Accede fácilmente al gasto desde la página del contacto o la empresa a través del widget "Gastos vinculados a través de proyectos". 

Proyecto - pestaña de información del proyecto
Ve inmediatamente tus gastos vinculados en tu proyecto en la pestaña Información del proyecto en un proyecto > "Gastos vinculados".

Las "Notas" en la información del proyecto también mostrarán qué gasto fue vinculado o desvinculado de un proyecto y por quién. 

Proyecto - línea de material
Accede al gasto vinculado en una línea de material haciendo clic en ella. Se abrirá el panel lateral y en "Coste" visualizarás "Ver gastos vinculados":

Una vez que un gasto está vinculado a un proyecto, puedes revisar su impacto en la rentabilidad en "Información del proyecto" > Margen. Esta vista muestra exactamente cómo tus gastos afectan el margen general del proyecto.

Editar o desvincular

Después de vincular un gasto a tu proyecto, puedes editar o eliminar el vínculo entre ambos en cualquier momento haciendo clic en el lápiz o en el botón de desvincular junto a él.
 

Recibirás una advertencia si esto afecta los costos del proyecto, especialmente si el gasto ya había sido facturado.

En una línea de material del proyecto, puedes desvincular un gasto haciendo clic en los tres puntos junto al material > Desvincular.
 

Notas

• Los gastos relacionados con un cliente específico siempre son visibles en la página de información del cliente en la pestaña "Gastos vinculados", facilitando el seguimiento de costos por cliente.
• Al exportar un informe de proyecto en PDF puedes elegir incluir los gastos vinculados:
  
   
• Al vincular un gasto a un proyecto también se realizará una comprobación de la divisa. Si la divisa de la línea del proyecto seleccionada no coincide con la divisa del gasto, el coste expresado estará en la divisa del proyecto.
• De manera similar, si un gasto ya está vinculado a un proyecto, ya no podrás cambiar la divisa del gasto.