Una volta che le spese sono state aggiunte a Teamleader Focus, puoi approvarle o rifiutarle. In questo modo, puoi tenere traccia delle spese pronte per essere pagate, di quelle che devi ancora controllare o di quelle che non sono corrette o che non approvi. In questo articolo ti guideremo attraverso il processo di revisione, così potrai mantenere il controllo e andare avanti.
Preferisci guardare il nostro video istruttivo? Puoi farlo qui (EN):
Ci sono 3 stati di revisione per le spese:
- Approvato
- In attesa
- Rifiutato
Tutte le spese aggiunte al tuo account avranno lo stato di revisione “In sospeso”. Questo stato è particolarmente utile per uso interno, come promemoria per ricordarti che devi ancora controllare se le informazioni nella spesa sono corrette, ad esempio una fattura che hai ricevuto dal tuo fornitore.
Modifica lo stato di una spesa seguendo questi passaggi:
- Vai alla spesa e aprila
- Clicca su Contrassegna come approvata (o sulla freccia accanto al pulsante per contrassegnarla come rifiutata)
- Se vai ai dettagli della spesa, troverai la sezione “Storico” che mostra anche la cronologia delle revisioni:
- Successivamente, puoi inviare le spese approvate al tuo contabile. Leggi tutto qui.
! Se hai un'unità aziendale belga e hai abilitato Peppol per ricevere fatture elettroniche nel tuo account, allora:
- Inizialmente, il tuo fornitore saprà che hai ricevuto la fattura;
- Inoltre, il tuo fornitore saprà anche quando hai approvato o rifiutato la fattura, poiché lo stato di revisione verrà inviato al tuo fornitore tramite Peppol;
- Nella sezione “Attività” della tua fattura in entrata troverai anche tutte le attività relative a Peppol:
Domande frequenti (FAQ)
Cosa succede se ho ricevuto una fattura già pagata tramite addebito diretto? Perché devo comunque approvarla?
Se hai ricevuto una fattura già pagata tramite addebito diretto, è comunque utile controllarla e approvarla, per verificare che ciò che ti è stato fatturato sia corretto. In caso contrario, puoi contattare il tuo fornitore per creare una nota di credito e modificare la fattura di conseguenza.
Cosa succede se ho commesso un errore e ho approvato la mia spesa invece di rifiutarla?
- Se si tratta di una spesa che non è una fattura in entrata tramite Peppol: nessun problema! Basta tornare alla spesa e modificare lo stato di revisione di conseguenza.
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Se si tratta di una fattura in entrata tramite Peppol: lo stato di revisione viene inviato una sola volta al tuo fornitore. Il rifiuto della fattura dopo l'approvazione non verrà inviato al tuo fornitore. In questo caso, contatta il tuo fornitore per accreditare la fattura e crearne un'altra.
Note
- Stato di revisione ≠ stato di pagamento: ricorda che approvare una spesa non è la stessa cosa che pagare effettivamente o contrassegnarla come pagata. Stiamo lavorando su questa funzionalità.
- Fatture in entrata tramite Peppol: se rifiuti una fattura tramite Peppol, non è possibile condividere il motivo del rifiuto con il tuo fornitore. Contattalo se hai bisogno di fornire ulteriori feedback.
- Chiunque abbia accesso a Spese avrà anche i diritti di approvazione/rifiuto.