Gestire le spese aziendali non deve essere una seccatura che richiede tanto tempo con Teamleader Focus. Aggiungi le tue spese, approvale e infine invia quelle approvate alla tua contabilità con un solo clic. Scopri tutto su come impostare un indirizzo email per la contabilità e inviare le tue spese qui.
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Perché
Alcuni dei vantaggi più grandi di impostare un indirizzo email per la contabilità a cui sincronizzare le tue spese sono i seguenti:
- Non dovrai più perdere tempo con ricevute sparse e aprire la tua email per inviare manualmente le email al tuo contabile
- Rivedendo e approvando prima le tue spese, mantieni il controllo e decidi cosa deve effettivamente essere inserito nella tua contabilità
- Invia le tue spese al tuo contabile o alla tua contabilità con un solo clic, non dovrai più fare nulla manualmente
Come
Segui questi passaggi per inviare le tue spese al tuo contabile:
- Aggiungi le tue spese a Teamleader Focus e assicurati di approvarle prima.
- Nella tua spesa, clicca su Configura e-mail contabilità.
- Verrai reindirizzato a Impostazioni > Spese, dove potrai impostare un indirizzo email di contabilità per sincronizzare le tue spese.
- Clicca sull'icona +.
-
Inserisci un indirizzo email e seleziona un'unità aziendale, quindi conferma che questo è il tuo indirizzo email di contabilità.
Tieni presente che puoi selezionare più unità aziendali per lo stesso indirizzo email.
- Clicca su Salva.
- Dopo aver aggiunto un indirizzo email, riceverai il seguente messaggio che ti informa che le tue spese saranno inviate da questo indirizzo email. Aggiungi questo indirizzo come mittente autorizzato nel tuo strumento di contabilità, poiché molti strumenti di contabilità bloccano gli indirizzi email esterni.
- Torna alla spesa che desideri inviare e clicca sul pulsante Invia alla contabilità.
- Controlla l'indirizzo email e clicca su Invia.
- L'e-mail non avrà alcun contenuto (corpo) ad eccezione del file allegato. Se si tratta di una fattura tramite Peppol, l'allegato sarà un file UBL, altrimenti sarà un file PDF.
- Al momento non è possibile inviare più spese in blocco al tuo contabile, né inviare le spese automaticamente (ad esempio durante la notte).
- In seguito potrai inviare nuovamente il documento, ma ti avviseremo che l'hai già inviato.
-
Lo “Stato contabilità” nell'intestazione della tua spesa sarà cambiato in “Inviato”.
Note:
- Se l'invio non va a buon fine, lo stato diventa “Fallito” e riceverai anche una notifica nell'app e un'e-mail che ti informa di questo.
- Se hai inviato la spesa a più indirizzi e-mail ma solo uno è arrivato, lo stato sarà comunque “Inviato”.
- Nella scheda “Dettagli” della tua spesa, vedrai che anche il feed delle attività in fondo è stato aggiornato.