La tua azienda è composta da più dipartimenti? Vorresti mantenerli separati in qualche modo? O forse possiedi due aziende, ma vorresti poter avere tutto sott'occhio. In questo caso la possibilità di creare diverse unità aziendali in Teamleader Focus potrebbe aiutarti! Leggi qui per scoprire come creare queste unità e cosa significa avere diverse unità aziendali in Teamleader Focus.
- 1. Crea un altra unità aziendale
- 2. Differenze tra le unità aziendali
1. Crea un'altra unità aziendale
- Per creare una nuova unità aziendale, vai semplicemente su "Impostazioni" > "Informazioni societarie" > "+". Vedrai una schermata dove potrai inserire le informazioni come hai fatto per la prima unità.
- Come puoi vedere, puoi inserire i dettagli dell'azienda, l'indirizzo, le informazioni di pagamento e caricare il logo. In questo articolo trovi come modificare queste informazioni.
- Quando avrai inserito le informazioni della tua seconda unità aziendale, clicca semplicemente su "Salva e chiudi".
- Vuoi impostare un'unità aziendale principale? Clicca sui tre puntini e su Imposta come predefinito
2. Differenze tra le unità aziendali
Informazioni societarie
Impostare un'altra unità aziendale è solo il primo passo. Quando vai su "Impostazioni" > "Informazioni societarie" > tre puntini vicino alla nuova unità e avrai la possibilità di caricare i termini e le condizioni generali per questa unità aziendale.
Layout di documento
Puoi anche creare layout di documento diversi per i preventivi, le fatture, etc. della nuova unità. Vai su "Impostazioni" > "Layout documento". Vedrai un menu a tendina con diverse unità. Scegli quella che hai appena creato ed inizia a settare i layout di documento per i preventivi, le fatture, etc.
- Nota che questo layout sarà selezionato automaticamente quando creerai una fattura da questa unità aziendale.
- Per i preventivi, dovrai scegliere tu l'unità e il corrispondente layout.
Firma delle email e inviare email dalle diverse unità aziendali
Impostare la firma
Ogni unità aziendale ha il suo indirizzo mail e, se necessario, anche il proprio indirizzo mail per la fatturazione.
In "Impostazioni" > "Email" > Firme per email in uscita, hai la possibilità di settare una firma generale per le email che manderai da questa unità aziendale. Nota che la firma che imposti non è una firma personale, ma una generale per l'intero account, per esempio per tutte le email inviate in nome di quell'unità.
Impostando queste firme, sarà immediatamente chiaro ai vostri clienti da quale unità aziendale ricevono un'email.
Inviare email da diverse unità aziendali
Fatture, preventivi e ordini sono tutti collegati a un'unità aziendale prima di essere inviati. Quando si invia il documento, l'utente può vedere l'indirizzo email dell'unità aziendale da cui si invia. Quando si invia un preventivo, sarà possibile selezionare l’indirizzo email da utilizzare. Questo può essere uno dei seguenti indirizzi email:
- l’indirizzo email primario dell’unità aziendale collegata
- l’indirizzo email dell’utente che ha effettuato il login
- l’indirizzo email del responsabile dell’opportunità
Allo stesso tempo, verrà applicata la firma che hai impostato per questa unità aziendale. Se si desidera modificare la firma/unità aziendale, è necessario tornare alla fattura (se non è ancora registrata), al preventivo o l'ordine per modificare manualmente tale unità aziendale.
Gli inviti agli incontri e le email di contatto personalizzate non sono specificamente collegati a un'unità aziendale prima di essere inviati.
- L'indirizzo email 'Da' è per impostazione predefinita l'indirizzo email primario collegato all'utente. Se stai usando il pacchetto BOOST puoi scegliere un indirizzo mail tra i tuoi indirizzi mail alternativi. Ad ogni modo puoi scegliere la firma che desideri. Leggi questo articolo per saperne di più sugli indirizzi mail alternativi. Puoi scegliere la firma che preferisci.
- Puoi anche cambiare l'indirizzo email 'Da' con l'indirizzo email di una delle tue unità aziendali. Verrà quindi applicata la firma legata all'unità aziendale da te scelta.
Perché il mio indirizzo e-mail 'Da' è 'email@teamleader.be'?
Se non hai impostato un dominio personalizzato nel tuo accoount, le email sono sempre inviate dal dominio di Teamleader Focus e non puoi selezionare il mittente. Leggi questo articolo per saperne di più sul dominio personalizzato e su come impostare il tuo nome di dominio quando invii le email in Teamleader Focus.
Se non hai un dominio personalizzato abilitato, potrai comunque selezionare la firma (a meno che il documento non sia collegato ad un'unità aziendale, in questo caso verrà utilizzata la firma di tale unità).
Modelli di email per le fatture
In "Impostazioni" > "Fatture" potrai creare modelli di email per le fatture inviate per ogni unità aziendale.
Numerazione delle fatture e delle note di credito
La numerazione delle fatture e delle note di credito dipende dall'unità aziendale. Quando crei una fattura, devi prima selezionare l'unità.
Quando creai la prima fattura o la prima nota di credito per la nuova unità aziendale, puoi inserire un numero iniziale e le fatture e le note successive saranno numerate incrementando il numero di partenza.
Statistiche
In Statistiche puoi filtrare tutti i rapporti in base alle diverse unità aziendali.
N.B.:
- Non puoi assegnare colleghi ad un'unità aziendale. Non è possibile limitare l'accesso al CRM, alle Opportunità, alle Fatture, etc. sulla base delle unità. Se vuoi far sì che un collega acceda alle fatture, lui vedrà tutte le fatture dell'intera unità.
- I contatti e le società non possono essere assegnati a una specifica unità aziendale.