Con la nueva funcionalidad de gestión de gastos de Teamleader Focus, mantener las finanzas bajo control nunca ha sido tan fácil. Desde la carga de recibos hasta la aprobación de facturas, todo sucede en un solo lugar, de forma rápida, inteligente y sin problemas. Disfrute de información en tiempo real, automatización y colaboración fluida con su contable. En este artículo, te mostraremos cómo añadir y escanear gastos en Teamleader Focus.
 

• Qué
• Quién
• Cómo
  • Subir y escanear gastos automáticamente
  • Subir gastos y rellenar la información manualmente
  • Integración con Peppol (sólo facturas electrónicas): Disponible únicamente para entidades de empresa belgas.
     

¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):

Qué

Si ya utilizas Teamleader Focus para tus facturas salientes, suscripciones y abonos, probablemente te gustaría tener también una visión general de los documentos entrantes.

La gestión de gastos ofrece las siguientes ventajas:

• Carga y realiza el seguimiento de las facturas entrantes, abonos y recibos
• Escanea los gastos directamente a Teamleader Focus mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres)
  • Sáltate el trabajo manual: extraeremos los datos por ti y los rellenaremos automáticamente en los campos correspondientes
  • Revisa y confirma tus gastos una vez cargados o escaneados
• Marca tus gastos como aprobados, pendientes o rechazados: realiza el seguimiento de los gastos que están listos para ser pagados, los que aún debes comprobar o los que no son correctos. Lee todo sobre este tema en este artículo.
• Envía los gastos aprobados a tu contable y, en consecuencia, mantén una visión general de los gastos que ya han sido enviados. Lee todo sobre este tema aquí.
• Buscar y filtrar: busca fácilmente la información que necesitas o crea filtros para encontrar los gastos justo cuando los necesitas. Más información aquí.
• Registro de actividades: para cada gasto encontrarás una pestaña de "Actividades" en la que se muestran todos los cambios, por ejemplo, la aprobación/rechazo del gasto o su envío al contable.
• Peppol (sólo para empresas belgas): Si ya has habilitado Peppol en tu cuenta, recibirás tus facturas electrónicas directamente en Teamleader Focus. Apruébalas o recházalas y este estado de revisión también se enviará a través de Peppol. 

Quién

• Todos los usuarios con acceso a Facturas también tendrán acceso a la gestión de los Gastos de manera predeterminada.
• Puedes desactivar fácilmente el acceso a los gastos a través de Parametrización > Usuarios > Clic sobre los 3 puntos junto al nombre del usuario > Editar > desactivar el control deslizante junto a "Gastos": 

  

• Recuerda que no es posible deshabilitar el acceso a las facturas para un determinado usuario y habilitar sólo los gastos, ya que los gastos forman parte integrante de las facturas.

Cómo

Existen tres formas de añadir gastos a tu cuenta de Teamleader Focus:

• Subir y escanear los gastos automáticamente
• Subir los gastos y rellenar la información manualmente
• Integración con Peppol (sólo facturas electrónicas de empresas belgas )

Nota: Actualmente no es posible añadir gastos a tu cuenta enviando un correo electrónico a una bandeja de entrada de Teamleader Focus (reenvío).

Subir y escanear los gatos automáticamente

¡Es importante saber que en todas las cuentas de Teamleader Focus, los gastos se escanearán* automáticamente por defecto, por eso empezamos explicando esta opción primero!

*El escaneado de los gastos se realizará mediante OCR. OCR es la abreviatura en inglés de "reconocimiento óptico de caracteres", lo que esencialmente significa que toda la información se obtendrá del documento y se rellenará automáticamente en Teamleader Focus.

Puedes desactivar esta opción a través de Parametrización > Gastos > Preferencias > Desactivar el control deslizante situado junto a "Escanear automáticamente todos los gastos".

Sigue estos pasos para empezar a añadir gastos:

1. Dirígete a Gastos a través del menú de navegación:

2. Para cargar uno o varios archivos, haz clic en Cargar en la esquina superior derecha o arrastra y suelta tu(s) archivo(s) aquí:

   Notas

   • Sólo se pueden cargar 10 archivos de una vez
   • El tamaño máximo de un archivo es de 20 MB
   • El formato debe ser PDF, PNG, JPG, JPEG, HEIC o GIF.
      

   • Tienes un máximo de 30 escaneos gratuitos disponibles al mes. Al principio de cada mes, el contador de la esquina superior derecha de su resumen de gastos se reinicia a 30. Los escaneos que no hayas utilizado se perderán.

     Una vez alcanzado el límite de escaneos gratuitos, el administrador puede habilitar el monedero de Teamleader Focus para continuar escaneando documentos. Dirígete a Parametrización > Gastos > Preferencias “Utilizar el monedero de Teamleader cuando se agoten los escaneos gratuitos”. 

     

     Recuerda que cada escaneado te costará 0,20 euros. Recarga tu monedero aquí o infórmate en este artículo.

3. Después de seleccionar tu(s) archivo(s), se iniciará el escaneado del documento:
4. El archivo ya está escaneado y listo para que lo revises. Haz clic en Revisar:

5. En la siguiente pantalla encontrarás una representación visual del documento a la izquierda, con los detalles del documento a la derecha de la pantalla.

   Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), todos los campos se rellenarán automáticamente (como el importe, la fecha de vencimiento, la referencia de pago o el tipo de documento: factura, nota de crédito o recibo), pero, por supuesto, siempre puedes cambiar los datos manualmente aquí.

   Nota: El campo "proveedor" también se seleccionará automáticamente si un proveedor ya es un cliente conocido en su cuenta. Sepa que no distinguimos entre contactos/empresas habituales o proveedores en su cuenta, pero si desea buscar gastos por proveedor siempre puede hacerlo a través de su resumen de gastos. Aquí encontrará más información sobre la búsqueda y el filtrado de gastos.

6. Cuando hayas revisado todo, haz clic en Guardar en la esquina superior derecha. Se te redirigirá a la página de detalles del gasto, donde encontrarás:
   • Un encabezado con toda la información relacionada con el gasto. Aquí, puedes seguir editando el gasto mediante el lápiz, descargar el PDF de tu gasto, personalizar la cabecera o eliminar el gasto.

     

   • Marcar el gasto como aprobado, pendiente o rechazado: a través de este botón puedes realizar el seguimiento de los gastos que están listos para ser pagados, los gastos que aún deben ser revisados o los gastos que no son correctos. Lee todo sobre este tema en este artículo.

     

      

   • Configurar el correo electrónico de contabilidad/Enviar al contable: sólo los documentos aprobados pueden ser enviados a tu contable. Lee todo sobre cómo configurar una dirección de correo electrónico de contabilidad y enviar sus gastos a tu contable aquí.
   • En la pestaña Detalles encontrarás el registro de la actividad del gasto, lo que te permitirá realizar el seguimiento de todas las acciones relacionadas con el gasto (por ejemplo, cambiar el estado de revisión, enviarlo al contable, etc.).

¿Qué ocurre si falla el escaneado?

Si se produce un error técnico durante el escaneado, no perderás un escaneado gratuito o, si ya has agotado tus escaneados gratuitos, no te cobraremos por el escaneado.

Hay dos excepciones en las que se restará un escaneado gratuito de todos modos, así que ten cuidado con lo siguientes aspectos antes de subir un archivo:

• Cuando el archivo está protegido por contraseña
• Cuando el archivo es una página en blanco

Subir gastos y rellenar la información manualmente

Si desactivas el escaneo automático de tus gastos desde Parametrización > Gastos > Preferencias, entonces puedes, por supuesto, seguir cargando tus gastos y hacer clic en Escanear manualmente (o cuando se agoten tus escaneos gratuitos, simplemente rellenar toda la información manualmente).

1. Dirígete a Facturas > Gastos y haz clic en Cargar para cargar uno o varios archivos.
2. El archivo se añadirá a la sección "Para revisar" con la etiqueta "Nuevo":

   

3. Haz clic en Revisar para revisar el documento y rellenar los campos restantes.

   Aún puedes optar por escanear este archivo marcando la casilla situada junto al gasto en el resumen de gastos y seleccionando «Escanear», o haciendo clic en Escanear en los detalles del documento.

   

4. Cuando hayas rellenado todos los campos, guarda el archivo para añadir el gasto a la vista general.

Integración con Peppol (sólo facturas electrónicas)

¡Importante! Esta sección sólo es relevante si tiene una entidad de empresa belga.

Una tercera forma de añadir gastos, y más concretamente facturas entrantes, a tu cuenta de Teamleader Focus es dejar que se añadan automáticamente a través de Peppol.
 

Haz clic aquí para configurar Peppol o sigue los pasos de este artículo para habilitar Peppol en tu cuenta. No sólo podrás enviar tus facturas salientes a través de Peppol, sino que tus facturas entrantes también aparecerán en tu resumen de gastos.

Si aún no se conoce el proveedor de la factura, se creará automáticamente una nueva empresa en tu CRM.
 

Ahora que ya lo sabes todo sobre cómo añadir gastos, es el momento de dar los siguientes pasos. Haz clic aquí para obtener más información sobre:

• Aprobar o rechazar gastos
• Enviar gastos a tu contable
• Filtrar y buscar tus gastos