En Teamleader Focus, la gestión de los gastos de la empresa no tiene por qué ser un engorro. Añade tus gastos, apruébalos y, por último, envíalos a tu contabilidad con un solo clic. Lee todo sobre la creación de una dirección de correo electrónico de contabilidad y el envío de tus gastos en este artículo.

¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):

Por qué

Algunas de las mayores ventajas de configurar una dirección de correo electrónico de contabilidad para sincronizar tus gastos son las siguientes:  

• Ya no tendrás que perder el tiempo con recibos sueltos y abriendo tu correo electrónico para enviar correos manualmente a tu contable
• Al revisar y aprobar tus gastos primero, mantienes el control y decides lo que realmente pertenece a la contabilidad
• Envía tus gastos a tu contable o contabilidad con un solo clic, ya no necesitas hacer nada manualmente.

Cómo

Sigue estos pasos para enviar los gastos a tu contable:

1. Añade los gastos en Teamleader Focus y asegúrate de aprobarlos primero. 
2. En el gasto, haz clic en Configurar correo electrónico de contabilidad.

   

3. Se te redirigirá a Parametrización > Gastos, donde podrás configurar una dirección de correo electrónico contable para sincronizar tus gastos.
4. Haz clic en el icono +.

5. Rellena una dirección de correo electrónico, selecciona una entidad de la empresa, y confirma que esta es la dirección de correo electrónico de contabilidad.

   

   Puedes elegir múltiples entidades de empresa para la misma dirección de correo electrónico.

6. Haz clic en Guardar.
7. Después de añadir una dirección de correo electrónico, recibirás el siguiente mensaje indicando que tus gastos se enviarán desde esta dirección de correo electrónico «de». Añade esta dirección como remitente permitido en tu herramienta de contabilidad, ya que muchas de ellas bloquean las direcciones de correo electrónico externas.

   

8. Vuelve al gasto que deseas enviar y pulsa el botón Enviar al contable.

   

9. Revisa la dirección de correo electrónico y haz clic en Enviar.
   • El correo electrónico en sí no tendrá contenido (cuerpo), salvo el archivo adjunto. Si se trata de una factura a través de Peppol, el archivo adjunto será un archivo UBL, de lo contrario será un archivo PDF.
   • Actualmente no es posible enviar gastos en bloque a tu contable, ni enviar los gastos automáticamente (por ejemplo, de un día para otro).
10. Después, podrás volver a enviar el documento, pero te avisaremos de que ya lo has enviado.

11. El "Estado contable" en el encabezado del gasto habrá cambiado a "Enviado".

    Notas:

    • Si el envío falla, el estado cambiará a "Fallido" y también recibirás una notificación en la aplicación y un correo electrónico informándote de ello.
    • Si has enviado el gasto a varias direcciones de correo electrónico pero solo una ha llegado correctamente, marcaremos el estado como "Enviado".
12. En la pestaña "Detalles" de tus gastos también se habrá actualizado el feed de actividad (Notas) de la parte inferior.