En Teamleader Focus, la gestión de los gastos de la empresa no tiene por qué ser engorrosa. Añade tus gastos, apruébalos y, por último, envíalos automáticamente a tu contable o con un solo clic. Lee todo sobre la creación de una dirección de correo electrónico de contabilidad y el envío de tus gastos en este artículo.
¿Prefieres ver nuestro video instructivo? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):
Por qué
Algunas de las mayores ventajas de configurar una dirección de correo electrónico de contabilidad para sincronizar tus gastos son las siguientes:
- Ya no tendrás que perder el tiempo con recibos sueltos y abriendo tu correo electrónico para enviar correos manualmente a tu contable
- Al revisar y aprobar tus gastos primero, mantienes el control y decides lo que realmente pertenece a la contabilidad
- Envía tus gastos a tu contable o contabilidad automáticamente o con un solo clic, ya no necesitas hacer nada manualmente.
Cómo
Sigue estos pasos para enviar los gastos a tu contable:
- Añade los gastos en Teamleader Focus y asegúrate de aprobarlos primero.
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En el gasto, haz clic en Activar el envío al programa de contabilidad.
- Se te redirigirá a Parametrización > Gastos, donde podrás configurar una dirección de correo electrónico contable para sincronizar tus gastos.
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Haz clic en el icono +.
- Rellena una dirección de correo electrónico, selecciona una entidad de la empresa, y confirma que esta es la dirección de correo electrónico de contabilidad. Puedes elegir múltiples entidades de empresa para la misma dirección de correo electrónico.
- "Sincronización automática con la herramienta de contabilidad": puedes configurar esta opción en "Cuando se aprueben". En este caso, tus gastos se enviarán automáticamente al correo electrónico de tu herramienta de contabilidad después de 1 hora, si se aprueban y no se han enviado antes. Ten en cuenta que esto comenzará a funcionar para los nuevos gastos que cumplan esa condición, pero no se enviará el historial de los gastos pasados.
- Confirma que esta es la dirección de correo electrónico de tu herramienta de contabilidad.
- Haz clic en Guardar.
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Después de añadir una dirección de correo electrónico, recibirás el siguiente mensaje indicando que tus gastos se enviarán desde esta dirección de correo electrónico «de». Añade esta dirección como remitente permitido en tu herramienta de contabilidad, ya que muchas de ellas bloquean las direcciones de correo electrónico externas.
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Vuelve al gasto que deseas enviar y pulsa el botón Enviar al contable.
Revisa la dirección de correo electrónico y haz clic en Enviar.
- El correo electrónico en sí no tendrá ningún contenido (cuerpo), salvo el archivo adjunto. Si se trata de una factura de gastos enviada a través de Peppol, el archivo adjunto será un archivo UBL. En el caso de los gastos no enviados a través de Peppol, será un archivo PDF.
Nota: en el caso de una factura de gastos enviada a través de Peppol: si el proveedor ha incluido un código para la generación de un PDF o archivos adjuntos adicionales dentro del archivo UBL/XML, dicho código también se incluirá. - Después, podrás volver a enviar el documento, pero te avisaremos de que ya lo has enviado.
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El "Estado contable" en el encabezado del gasto habrá cambiado a "Enviado".
Notas:
- Si el envío falla, el estado cambiará a "Fallido" y también recibirás una notificación en la aplicación y un correo electrónico informándote de ello.
- Si has enviado el gasto a varias direcciones de correo electrónico pero solo una ha llegado correctamente, marcaremos el estado como "Enviado".
- En la pestaña "Detalles" de tus gastos también se habrá actualizado el feed de actividad (Notas) de la parte inferior.
- Si la sincronización automática de los gastos aprobados está desactivada, también puedes enviar tus gastos en bloque (masivamente) a tu contable. Lee todo al respecto aquí.
Multiples entidades de empresa
Si tienes varias entidades empresariales en Teamleader Focus, debes configurar una dirección de correo electrónico para la herramienta de contabilidad de cada entidad. Si se configura una dirección de correo electrónico para la entidad empresarial A, pero no para la entidad empresarial B, el botón "Activar el envío al programa de contabilidad" seguirá visible para los gastos de la entidad B, lo que indica que aún es necesario configurar una dirección de correo electrónico.