¿Quieres tener un mejor control sobre tus gastos? Con el seguimiento de pagos en Teamleader Focus, siempre sabrás qué gastos están pagados, parcialmente pagados o aún pendientes. Filtra fácilmente por estado de pago e incluso paga facturas entrantes rápidamente mediante código QR. Sigue leyendo para aprender exactamente cómo gestionar y rastrear los pagos de tus gastos.

Marcar un gasto como pagado

Todos los usuarios (administradores y no administradores) pueden añadir pagos a cualquier tipo de gasto: facturas entrantes, notas de crédito o recibos. Sigue estos pasos para añadir un pago a un gasto:

1. Accede al gasto

2. Haz clic en Añadir pago en la esquina superior derecha, o ve a la pestaña Pagos > Pagos vinculados > Añadir pago.
   

   
   
   
   
   Notas:

   • Si tu gasto aún no está aprobado, visualizarás la opción para añadir un pago si haces clic en la flecha junto a "Marcar como aprobado"

     
      

   • También puedes añadir un pago a gastos que estén rechazados o pendientes, si es necesario.
   • No puedes añadir un pago a gastos sin un importe total que incluya IVA. Edita el gasto y completa el total primero.
     
      

3. Se abrirá una ventana emergente donde puedes añadir los detalles de tu pago.
   

   
    

   • Rellena una fecha de pago. Esta también puede ser una fecha futura.
   • Elige un método de pago o añade uno nuevo. Los nuevos métodos de pago se añadirán a la lista de métodos disponibles para facturas salientes también. Encuentra más información sobre métodos de pago aquí.
   • Pago completo: por defecto, el deslizador junto a ‘Pago completo’ está activado y esta es también la única opción al añadir un pago a un recibo o una nota de crédito entrante. Para facturas entrantes, también puedes añadir pagos parciales:
     • Desactiva el deslizador junto a ‘Pago completo’ e introduce el ‘Importe pagado’.
       
     • Si el importe de los pagos excede o es igual al importe total monetario del gasto, entonces ya no será posible añadir un pago adicional.
     • Los gastos se considerarán completamente pagados si la suma de todos los pagos añadidos es igual al importe total incluyendo IVA del gasto. Ten en cuenta que no puedes editar el total con IVA de un gasto después de que haya sido completamente pagado.
        

• Para fines internos, puedes añadir información adicional sobre este pago, en el campo Observaciones.
• Pagar mediante código QR [SOLO PARA FACTURAS ENTRANTES]: para realizar pagos rápidos y seguros de tus facturas entrantes, siempre puedes pagar escaneando el código QR que se muestra aquí. (Ten en cuenta que en Bélgica no se admite Payconiq by Bancontact). Después de escanear el código, comprueba siempre que los datos del pago sean correctos en su aplicación bancaria antes de pagar.
  • Solo se generará un código QR si se rellenan los campos obligatorios, como el número IBAN del proveedor y el importe. De lo contrario, se mostrará un código QR erróneo.

  • Cuando se modifica el "Importe pagado" del pago, se generará instantáneamente un nuevo código QR.

     

4. Haz clic an Añadir pago.

5. En la página de detalles del gasto, se añadirá una nueva etiqueta de estado como "Pagado" o "Parcialmente pagado" junto al título del gasto.

6. En la pestaña ‘Pagos’, tu (s) pago(s) estarán vinculados.
 

7. Registro de actividad: en la pestaña de detalles del gasto > "Notas", puedes visualizar cuándo se añadieron, editaron o eliminaron pagos para un gasto y por quién. 

Editar un gasto

Siempre es posible editar o eliminar un pago de un gasto.

• Para editar un pago, haz clic en el lápiz situado junto al pago.
• Haz clic en el icono del enlace para desvincular un pago. Ten en cuenta que esto no removerá el pago en sí.
   

Resumen de gastos

En el resumen de gastos, puedes añadir columnas que proporcionen más información sobre el estado de pago de tus gastos. Añade estas columnas a tu resumen de gastos haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha.

 

• Estado del pago
  • Pagado: un gasto está completamente pagado si la suma de todos los pagos añadidos (= el ‘importe pagado’) es igual al total con IVA del gasto.
  • Parcialmente pagado (solo para facturas entrantes): el pago está vinculado, pero todavía queda una parte pendiente por pagar.
  • No pagado: no hay pagos vinculados.
  • Desconocido: el estado de pago se muestra como ‘Desconocido’ si falta el total con IVA (incluso si el total sin IVA está rellenado).
• Importe pagado: importe total de pagos vinculados
• Fecha de pago: fecha en que el gasto fue completamente pagado
   

Filtra fácilmente por estado de pago o fecha de pago haciendo clic en Filtros en tu resumen de gastos:

También puedes marcar los gastos como pagados de forma masiva o en bloque haciendo clic en las casillas de verificación situadas junto a ellos > Marcar como pagado. Ten en cuenta que estos gastos se pagarán íntegramente, ya que no es posible añadir pagos parciales de forma masiva.

Para mayor información sobre la gestión de gastos en general, no dejes de consultar el contenido de esta carpeta.