• Benennen Sie einen 'Migrationscoach', der Fragen sammelt und beantwortet. Diese Person ist auch für die Einrichtung/Überarbeitung des Arbeitsablaufs verantwortlich.
• Wie nutzen Sie die Projekte derzeit? Was sind die aktuellen internen Prozesse?
• Testen Sie Ihren neuen Arbeitsablauf im Voraus, indem Sie ein Testkonto erstellen. Um dieses Konto zu aktivieren, benötigen Sie eine andere E-Mail-Adresse als Ihr aktuelles Login.
• Erstellen Sie ein Beispielprojekt im alten Projektmodul. Visualisieren Sie es in den neuen Projekten, indem Sie den Schieberegler einschalten. Wenn Sie den Schieberegler aktivieren, migrieren Sie noch nicht zu den neuen Projekten. Nach der Migration wird dieses "ideale Projekt" ein Beispielprojekt sein, das Sie leicht ändern und als "Dummy" verwenden können.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre aktiven Projekte aktuell sind. Auf diese Weise haben Sie nach der Migration mehr Zeit, Ihren neuen Arbeitsablauf anzuwenden.
• Dokumentieren Sie Ihren neuen Prozess: Verwenden Sie dieses Dokument als Leitfaden für Ihren aktualisierten Workflow. Für jeden Abschnitt werden wir die wichtigsten Neuerungen besprechen.
• Sind Sie ein Administrator? Dann sollten Sie sich dieses Video ansehen.
• Trainieren Sie Ihre Kollegen, damit sie sofort loslegen können:
  • Lesen Sie in unserem Support Center, wie es funktioniert:
    • Alte Projekte vs. neue Projekte
    • How To: Ein Projekt in Teamleader Focus hinzufügen
    • Video: Projekte in Teamleader Focus
    • FAQ Projekte
    • Trainingvideos
  • Kommunizieren Sie, wann die neue Arbeitsweise in Kraft treten wird

• Definieren Sie die Präferenzen:
  • Benötigen Sie die Felder zur Festlegung Ihrer eigenen Zielgröße für das Kostenbudget? Für das Zeitbudget?
     
• Präferenzen für die Abrechnungsmethode:
  • Legen Sie eine Standardabrechnungsmethode für das gesamte Konto fest und welche Abrechnungsmethoden wählbar sind

Video: Projektstrukturplan

How To: Ein Projekt in Teamleader Focus hinzufügen

• Duplizieren von Projektzeilen, Gruppen und ganzen Projekten
• Weisen Sie jeder Projektzeile einen Status zu (To-Do/Aufgeschoben/in Bearbeitung/Fertig)
• Filtern Sie die Ansicht nach Projektzeilentyp (Aufgabe, Material, Besprechung), Status und/oder Mitarbeiter
• Weisen Sie einer Aufgabe in einem Projekt mehrere Benutzer zu
• Die Phasen heißen jetzt Gruppen
• Aufgaben, Materialien und Besprechungen können getrennt von Gruppen hinzugefügt werden.
• Bestimmen Sie, welche Informationen für Sie in dieser Übersicht wichtig sind, indem Sie die für Sie relevanten Spalten auswählen (über das Zahnrad oben rechts in den Projektzeilen)

How To: Ein Projekt in Teamleader Focus hinzufügen

How To: Abrechnungsmethoden in einem Projekt

• Legen Sie fest, welche Felder Sie in der Kopfzeile sehen möchten, einschließlich benutzerdefinierter Felder
• Legen Sie die Abrechnungsmethode für das Projekt über die Projektkopfzeile fest
  • Sie können in jeder Projektzeile (Aufgabe, Meeting, Material, Gruppe) davon abweichen.

TIPP: Die Zeiterfassung ist immer mit einer Aufgabe oder Besprechung verbunden.

TIPP 2: Aus der Planung heraus können Sie auch sofort vorausgefüllte Zeiterfassungen für jede Woche eingeben.

How To: Ihre Planung in Teamleader Focus in Zeiterfassung umsetzen

How To: Einen Deal oder ein Angebot in ein Projekt umsetzen 

TIPP: Setzen Sie ein oder mehrere bestehende Angebote in ein neues Projekt um.

• Verwenden Sie die Smartfilter: Status/überfällig/über dem Budget/abrechenbar
• TIPP: Stellen Sie alle abrechenbaren Projekte zusammen in Rechnung (Filter für abrechenbare Projekte + Massenaktion)

• Fügen Sie vor der Migration „Vorlage“ zum Titel der Projekte hinzu, die derzeit Vorlagen sind, damit Sie sie anschließend leicht wiederfinden können.
• Nach der Migration können Sie diese Projekte manuell als Vorlagen markieren.

In der Listenansicht der Projektübersicht sind die Segmente durch Filter ersetzt worden.

Hatten Sie Segmente, die Sie regelmäßig verwendet haben? Prüfen Sie in Ihrem Testkonto, wie Sie das gleiche Ergebnis erhalten können, möglicherweise in Kombination mit neuen Spalten (über das Zahnrad unten rechts in der Liste).

Schauen Sie sich auch die neuen Statistiken an; die Chancen stehen gut, dass Sie auch dort auf den gewünschten Bericht zugreifen können.

How To: Die Projektübersicht in Teamleader Focus

How To: Statistik in Teamleader Focus

Haben Sie die Zeiterfassung zu einer Phase in den alten Projekten hinzugefügt?

Nach der Migration wird dies umgesetzt in: 

• Pro Phase mit erfasster Zeit: Eine separate Aufgabe gruppiert die mit demselben Arbeitstyp und demselben Kunden erfassten Zeiten.
• Name der Aufgabe: „Zeiterfassung – Phase – Arbeitstyp: xxx“.
• Wenn Sie also mehrere Zeiterfassungen in einer Phase mit unterschiedlichen Arbeitstypen oder Kunden hatten, stehen Ihnen nach der Migration mehrere Aufgaben für diese Zeiterfassungen zur Verfügung. Diese werden nach Arbeitstyp und Kunde gruppiert.
• In den Zeiterfassungen sind die einzelnen Zeiteinträge immer noch einsehbar. Sie sind also nicht verschwunden, im Projekt sind sie nur nach Phasen gruppiert.

Um die Zeit in einem Projekt zu erfassen, brauchen Sie jetzt eine Aufgabe. Aufgaben können im Voraus im Projekt vorbereitet werden, mit Zuweisung von Mitarbeitern. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Aufgaben zu dem Projekt hinzufügen.

Wenn diesen Aufgaben auch eine geschätzte Zeit zugewiesen wird, ist es von Vorteil, auch die Kapazitätsplanung zu nutzen.

Wenn es nicht notwendig ist, Aufgaben in einem Projekt im Voraus vorzubereiten, kann jeder Mitarbeiter auch selbst Aufgaben zum Projekt hinzufügen.

Darüber hinaus können Sie jetzt auch Projektaufgaben erstellen und gleichzeitig die Zeit erfassen. Dies kann erfolgen über:

• das +-Zeichen < Zeiterfassung
• Zeiterfassung < Mehrere Zeiterfassungen hinzufügen

Festpreisprojekte:

• Wenn Sie eine Rechnung auf der Grundlage von Projektzeilen erstellen, können Sie eine Rechnung erstellen, obwohl die Arbeit noch nicht ausgeführt wurde.
• Wenn Sie Gruppen oder Projektzeilen mit einem Festpreis in Rechnung stellen möchten, können Sie wählen, ob Sie einen Prozentsatz des Gesamtbetrags berechnen möchten.

Projekte mit Zeit & Material:

• Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter, wie Sie dies in Ihrem spezifischen Arbeitsablauf handhaben können.

How To: Ein Projekt in Rechnung stellen in Teamleader Focus

Video: Ein Projekt in Rechnung stellen in Teamleader Focus

Waren Sie es gewohnt, mehrere Projekte mit Zeiterfassung in der Übersicht auf einmal abzurechnen?

Ab jetzt können Sie das in der Übersichtsseite der Projekte tun (Filter abrechenbarer Betrag + mehrere Projekte auswählen).

How To: Ein Projekt in Rechnung stellen in Teamleader Focus

Wenn die Zeit für eine Aufgabe in einem Projekt erfasst wird, erscheint sie nicht mehr wie früher unter Rechnungen > Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen. Um sicherzustellen, dass die Aufgaben innerhalb eines Projekts in Ihrer Gesamtrechnung enthalten sind, können Sie Folgendes machen:

1. Gehen Sie zu einem Projekt und öffnen Sie den Tab ‘Rechnungen’. Klicken Sie auf ‘Rechnung hinzufügen’ und wählen Sie ‘Rechnung aus Projektzeilen erstellen’. Sie können nach Datum segmentieren und dann eine Gesamtrechnung für alle gewünschten Projektzeilen erstellen, einschließlich Aufgaben mit Zeiterfassung.
2. Der zweite Weg, um sicherzustellen, dass Sie Aufgaben in einem Projekt mit Zeiterfassung in Rechnung stellen, führt über die Projektübersicht. Wählen Sie die Projekte aus, die Sie in Rechnung stellen möchten, und klicken Sie dann auf ‘X Projekte in Rechnung stellen’. Klicken Sie schließlich auf ‘X Rechnungen erstellen’.
    

Verwenden Sie die Filter, um einen besseren Überblick über das Projekt zu erhalten, das Sie in Rechnung stellen möchten. Aktivieren Sie den Filter ‘Abrechenbar’, um alle Projekte zu sehen, die abgerechnet werden können. Kombinieren Sie ihn mit anderen Filtern, z. B. dem Statusfilter. Geben Sie außerdem den Kundennamen in die Suchleiste ein, um nur die Ergebnisse für diesen Kunden zu sehen.

• Die Aufgabe wird dann als Projektzeile im Projekt hinzugefügt.
• Dadurch kann die Aufgabe auch aus dem Projekt abgerechnet werden.
• Der Link zum Ticket ist in den Details der Aufgabe sichtbar. Wenn Sie diesen Link auch auf Projektebene sichtbar machen möchten, verweisen Sie am besten auf „Ticket“ im Titel der Aufgabe.