Dieser Artikel beschreibt die Funktionalität unseres neuen Projektmoduls. Dieses Modul wird in den kommenden Monaten schrittweise eingeführt, daher ist es möglich, dass Sie noch keinen Zugriff auf die hier beschriebenen Funktionen haben. In diesem Fall finden Sie hier weiterhin die Dokumentation zum vorherigen Projektmodul.
Die Wiederverwendung von Projekten über Vorlagen spart Zeit und sorgt für eine bessere Standardisierung der Arbeitsabläufe. In diesem Artikel erfahren Sie alles über Vorlagen in Teamleader Focus.
Warum
Projektvorlagen in Teamleader Focus sind ein entscheidender Faktor für Effizienz und Konsistenz. Wenn Sie häufig ähnliche Arten von Projekten verwalten, ersparen Ihnen Vorlagen die Mühe, jedes Mal von vorne anfangen zu müssen. Durch die Wiederverwendung eines vordefinierten Layouts können Sie schnell neue Projekte mit allen erforderlichen Aufgaben, Besprechungen und Materialien einrichten, die bereits vorhanden sind.
Dies optimiert nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern stellt auch sicher, dass jedes Projekt einer standardisierten Struktur folgt, wodurch Fehler reduziert werden und nichts übersehen wird. Mit Vorlagen für Projekte können Sie sich mehr auf die Erzielung großartiger Ergebnisse konzentrieren und weniger auf sich wiederholende Einrichtungsaufgaben.
Darüber hinaus können Sie einem Projekt, das aus einer Vorlage generiert wurde, ganz einfach Angebotselemente hinzufügen.
Vorlagen erstellen
Um Vorlagen für Projekte erstellen zu können, müssen Sie zuallererst:
- Ein Administrator Benutzer sein oder;
- als Nicht-Administrator Administrator-Zugang für alle Projekte haben
Zweitens können nur geschlossene Projekte als Vorlage markiert werden.
- Wenn eine Projektvorlage aus einem aktiven Projekt erstellt werden muss, besteht eine gute Abhilfe darin, das aktive Projekt zu duplizieren , es zu schließen und es dann als Vorlage zu markieren.
Um eine Vorlage für ein Projekt zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu dem Projekt , das Sie als Vorlage markieren möchten
- Schließen Sie es
- Gehen Sie zu den drei Punkten in der Kopfzeile des Projekts und wählen Sie Als Vorlage markieren
- Geben Sie an, was von der Vorlage übernommen werden soll
Anmerkungen
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Budgets: Wenn Sie sich dafür entscheiden, auch Budgets zu übernehmen, sollten Sie wissen, dass Sie, wenn Sie ein neues Projekt aus einer Vorlage erstellen und dann das Budget des Projekts/der Gruppe erhöhen oder verringern, eine Warnung wie diese erhalten, in der Sie wählen können, ob Sie die Budgets in Ihren Projektzeilen proportional erhöhen oder verringern oder ob Sie die aktuellen Werte beibehalten möchten:
- Besprechungen: Es wird nur der Platzhalter der Besprechung kopiert, nicht die Besprechung selbst.
- Start-/Enddatum des Projekts: Der gleiche Zeitraum wird für ein neues Projekt aus dieser Vorlage proportional geändert. Liegt z.B. eine Woche zwischen dem Start- und Enddatum Ihres Projekts, dann liegt auch eine Woche zwischen Start- und Enddatum im neuen Projekt.
- Der Status von Elementen wie Aufgaben wird nicht kopiert, d.h. der Status von Elementen im neuen Projekt wird immer auf 'Zu erledigen' stehen.
5. Speichern Sie die Vorlage.
- Neben dem Titel des Projekts erscheint das Label 'Vorlage'.
- Auch in der Projektübersicht sehen Sie das obige Label, und Admin-Benutzer + Benutzer mit Admin-Zugang zu Projekten können ihre Vorlagen wiederfinden, indem Sie zur Projektübersicht gehen und nach 'Vorlagen' filtern.
- Alle Vorlagen finden Sie auch unter Einstellungen > Projekte > Projektvorlagen.
Vorlagen bearbeiten
Wenn ein Projekt als Vorlage markiert ist, werden alle daran vorgenommenen Änderungen auf zukünftige Projekte angewendet, die mit dieser Vorlage erstellt werden.
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Vorlagenpräferenzen konfigurieren: Nur Administratoren und Benutzer mit Admin- Zugang zu einem Projekt können die Vorlagen ansehen und die Vorlagenpräferenzen bearbeiten.
Vorlagen löschen
Um eine Vorlage zu löschen, müssen Sie die Vorlage als Vorlage löschen.
- Gehen Sie zum Projekt Vorlage
- Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Als Vorlage löschen
Angebot in Projekt umsetzen
Sie können auch die Zeilen eines Angebots zu einem Projekt hinzufügen, das aus einer Vorlage generiert wurde. Folgen Sie diesen Schritten:
- Ausgehend von einem Angebot
- Setzen Sie es in ein Projekt um
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf den Pfeil neben 'Neues Projekt erstellen'.
- Wählen Sie Aus Vorlage erstellen
- Wählen Sie eine Vorlage für das Projekt
- Klicken Sie auf Hinzufügen
- Die Angebote werden als zusätzliche Projektzeilen zu dem Projekt hinzugefügt, das aus einer Vorlage erstellt wurde.
Hinweis zur Multi-Währung: Wenn in Ihrem Angebot eine andere Währung verwendet wird als im Projekt, wird das Währungssymbol der Projektzeilen aktualisiert, um der Projektvorlage zu entsprechen, aber die Beträge bleiben gleich.
Suchen Sie nach einer Möglichkeit, ein Projekt nur einmal zu duplizieren , anstatt mit einer Projektvorlage zu arbeiten? Lesen Sie alles darüber hier.