How To: Ein Projekt in Rechnung stellen in Teamleader Focus

 

Dieser Artikel beschreibt die Funktionalität unseres neuen Projektmoduls. Dieses Modul wird in den kommenden Monaten schrittweise eingeführt, daher ist es möglich, dass Sie noch keinen Zugriff auf die hier beschriebenen Funktionen haben. In diesem Fall finden Sie hier weiterhin die Dokumentation zum vorherigen Projektmodul.

 

Ein Projekt abrechnen ist ein entscheidender Schritt, um die pünktliche Bezahlung Ihrer harten Arbeit sicherzustellen und einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten. Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie ein Projekt in Teamleader Focus in Rechnung stellen.

 

Über den Tab Rechnungen

Sie können ein Projekt über den Tab „Rechnungen“ auf der Projektdetailseite in Rechnung stellen.

Gehen Sie zu „Rechnungen“ und klicken Sie oben rechts auf „Rechnung hinzufügen“ oder klicken Sie auf +Rechnung hinzufügen:

Jetzt haben Sie drei Möglichkeiten: Projektzeilen in Rechnung stellen, eine freie Rechnung erstellen oder eine Anzahlungsrechnung.

Entscheiden Sie sich und klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.

 

Eine Rechnung aus Projektzeilen erstellen

Im nächsten Bildschirm können Sie auswählen, welche Gruppen, Aufgaben oder Materialien Sie in Rechnung stellen möchten. Optional können Sie auch festlegen, dass Sie nur bis zu einem bestimmten Datum abrechnen. Wenn es ausgefüllt ist, werden nur die Zeiterfassungen bis zum ausgewählten Datum ausgewählt.

 

Wählen Sie die Zeilen aus, die Sie in Rechnung stellen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen daneben aktivieren und dann auf Rechnung erstellen klicken:

 

  • Wenn Sie für das Projekt noch keinen Kunden angegeben haben, können Sie hier einen Kunden auswählen. Wenn Sie Ihrem Projekt mehrere Kunden hinzugefügt haben, müssen Sie auswählen, für welchen von ihnen Sie die Rechnung erstellen möchten.
  • Es gibt auch die Option Gruppen bündeln
    Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass nur die Gruppe und nicht den Aufwand innerhalb einer Gruppe auf der Rechnung angezeigt werden.

    Beachten Sie, dass Projektzeilen ohne Gruppe wie gewohnt auf der Rechnung angezeigt werden.
     

Es wird ein Rechnungsentwurf erstellt. Das Verhalten ist wie folgt:

  • Gruppen werden in der Rechnung zu Untertiteln und Aufgaben/Materialien zu Rechnungspositionen
  • Wenn Ihre Gruppe die Abrechnungsmethode Festpreis hat, können Sie auswählen, welche Aufgaben und einzelnen Zeiterfassungen Sie als abgerechnet markieren möchten. Beachten Sie, dass der Aufwand, der Teil eines Festpreises sind, nicht auf der Rechnung angezeigt werden, aber Sie können den Zeiterfassungsbericht als Anhang zur entsprechenden Rechnung hinzufügen.

 

Teilabrechnung

Wenn die Abrechnungsmethode Ihrer Aufgabe/Ihres Materials/Ihrer Gruppe „Festpreis“ ist, ist es möglich, nur einen Teil des Betrags des Festpreises prozentual in Rechnung zu stellen.

Wenn Sie einen Festpreis in Rechnung stellen, werden standardmäßig 100 % ausgefüllt, Sie können diesen Prozentsatz jedoch problemlos anpassen:

 

Eine freie Rechnung erstellen

Sie können Ihrem Projekt auch eine freie Rechnung hinzufügen. Das bedeutet, dass Sie einfach eine Rechnung hinzufügen, die mit nichts im Projekt verknüpft ist (z. B. Zeit, Materialien oder ein Festpreis).

Füllen Sie einfach die Felder wie bei einer normalen Rechnung aus:


 

Anzahlungsrechnung erstellen

Die dritte Möglichkeit ist die Erstellung einer Anzahlungsrechnung. Eine Anzahlungsrechnung ist eine Zahlungsaufforderung vor Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung.

Sie können diese Anzahlungsrechnung von späteren Rechnungen dieses Projekts abziehen – beispielsweise von Rechnungen aus Projektpositionen.

  1. Klicken Sie auf Anzahlungsrechnung erstellen.
  2. Wählen Sie den Betrag oder Prozentsatz des Projektpreises aus, für den Sie eine Anzahlungsrechnung hinzufügen möchten.
  3. Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
  4. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen neben „Als Anzahlungsrechnung markieren“ aktiviert:
  5. Füllen Sie die Positionen auf Ihrer Rechnung aus.
  6. Speichern und buchen
  7. Sie finden die Rechnung in Ihrer Übersicht mit dem Hinweis „Anzahlungsrechnung“ daneben:
  8. Zu einem späteren Zeitpunkt möchten Sie die Positionen Ihres Projekts wie oben beschrieben in Rechnung stellen.
    Wählen Sie zunächst die Projektpositionen aus, die Sie in Rechnung stellen möchten. Anschließend können Sie Ihre Anzahlungsrechnung(en) von diesem Betrag abziehen, indem Sie das Kästchen neben der Anzahlungsrechnung ankreuzen:
    • Wählen Sie aus, welchen Betrag Ihrer Anzahlungsrechnungen Sie von Ihrer neuen Rechnung abziehen möchten. Sie können entweder den Betrag anpassen oder den Prozentsatz bearbeiten:
      • Stellen Sie sicher, dass die Anzahlungsrechnung bereits verbucht ist, bevor Sie sie zum Abzug verwenden.
      • Der Gesamtabzug aus Anzahlungsrechnungen darf nicht höher sein als die Summe der abrechenbaren Beträge aus ausgewählten Projektpositionen. Das bedeutet: Wenn der abrechenbare Gesamtbetrag Ihrer Projektpositionen bereits 2.000 € beträgt, können Sie keine höhere Anzahlungsrechnung (z. B. 2.500 €) abziehen.
    • Den Rechnungsbetrag der neuen Rechnung finden Sie oben rechts. Klicken Sie auf das Fragezeichen neben „Anzahlungsrechnungen abziehen“, um zu erfahren, wie dieser Betrag berechnet wird.

       
  9. Wenn Sie alles ausgewählt haben, klicken Sie auf Rechnung erstellen.
  10. Wenn Sie Ihre neue Rechnung öffnen, sehen Sie, dass der Rechnung ein Vermerk hinzugefügt wurde, der besagt, dass die Anzahlungsrechnung „xxxx“ hinzugefügt wurde.

 

Andere Möglichkeiten, eine Rechnung mit Ihrem Projekt zu verknüpfen

Es gibt noch einige andere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung mit Ihrem Projekt verknüpft ist und unter dem Tab „Rechnungen“ landet:

  • Erstellen Sie eine Rechnung direkt über das Menü „Rechnungen“ und über die Schaltfläche „Rechnung hinzufügen“ können Sie das Projekt manuell auswählen
  • Erstellen Sie ein mit Ihrem Projekt verknüpftes Abonnement

 

Auf einmal über die Projektübersichtsseite

Auf der Übersichtsseite für Projekte können Sie Rechnungen für mehrere Projekte auf einmal erstellen, indem Sie auf das Häkchen neben Ihren Projekten klicken, um die Projekte auszuwählen, die Sie in Rechnung stellen möchten > X Projekte in Rechnung stellen:

 

Notizen:

  • Nur Projekte mit einem nicht in Rechnung gestellten Betrag können in Rechnung gestellt werden.
  • Im nächsten Fenster zum Erstellen Ihrer Rechnungen wird standardmäßig der Hauptkunde des Projekts ausgewählt, was Sie jedoch ändern können.
  • Projekte ohne Kunden werden ignoriert und sind in dem Fenster "Rechnungen erstellen" nicht sichtbar.
  • Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Projektmodul und das Rechnungsmodul kann mehrere Rechnungen auf einmal für Projekte erstellen.

Gutschriften

Wenn Sie eine mit einem Projekt verknüpfte Rechnung gutschreiben, wird Ihre Gutschrift auch im Reiter "Rechnungen" des Projekts angezeigt:

  • Abgerechnete und nicht abgerechnete Beträge werden automatisch aktualisiert, wenn Sie eine mit einem Projekt verknüpfte Rechnung gutschreiben. Das bedeutet, dass das Budget bei der Gutschrift einer Projektrechnung neu berechnet wird.
  • Auch teilweise gutgeschriebene Rechnungen und deren Beträge werden hier angezeigt, und die abgerechneten/nicht abgerechneten Beträge werden entsprechend aktualisiert.

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